Регистрация, как составная часть ДОУ

В пределах одного учреждения или предприятия должна быть разработана  единообразная и стабильная система  индексирования. Не зависимо от того, где  регистрируются документы (в канцелярии или структурных подразделениях), индексы должны иметь постоянное расположение составных частей. В  качестве условных обозначений рекомендуется  использовать арабские цифры, в отдельных  случаях к ним добавляются  буквенные литеры.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7. Автоматизированная регистрация.

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется  с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается  на персональные компьютеры (или на сервер персональных компьютеров, объединенных в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведений о  документе вводится в электронную  регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной  карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может  изготавливаться один экземпляр  регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной  карточки).

Автоматизированная форма  регистрации в настоящее время  широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

• Быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;
• Автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
• Автоматический контроль за исполнением документа;
• Возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
• Возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и др.

Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации  документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения  управления (АСДОУ), позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8. Принципы построения информационно-поисковых систем (ИПС) ручного типа, их виды.

ИПС ручного обращения  служили человечеству верой и  правдой в течение сотен и  тысяч лет. Не потеряли своего значения ИПС ручного поиска и в наши дни. При определенных условиях они и доныне в состоянии успешно конкурировать с современными автоматизированными поисковыми системами. Кроме того, они все еще распространены во многих крупных фондах, где сложность введения автоматизации определяется в первую очередь громадными объемами фондов.

Однако комплекс современных требований к полноте, точности и скорости (оперативности) поиска все настоятельней обязывает разрабатывать и внедрять на смену простым по организации системам ручного поиска более совершенные, хотя и более дорогостоящие поисковые системы, работающие по принципу однократного ввода информации в базу данных. Это обеспечивает возможность ускорят поиск информации и сокращать сроки информационного обслуживания абонентов, позволяет синхронно обновлять и корректировать информационные массивы ИПС в процессе их ведения (актуализации). Последнее имеет решающее значение для фонда нормативно-технических документов, в которые вносятся изменения в течение всего времени их действия.