Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания

Карточная регистрация. При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

Применение карточек для  регистрации заметно повышает оперативность  поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации  по сравнению с журнальной формой.

Как правило, составляются следующие  самостоятельные картотеки:

• справочные, контрольно-справочные;
• картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
• тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др. ⁹

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел.¹¹

Для более полного раскрытия  содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:

• составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;
• систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Тематические картотеки  используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются. ¹¹

Карточная форма регистрации  стала активно внедряться в делопроизводство советских учреждений после издания  ЕГСД. Все входящие и создаваемые  документы регистрируются на карточках. Карточки изготавливаются из плотной  бумаги, как правило, формата А5 (148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты, необходимые  и достаточные для фиксации информации о документе.

Для достижения информационной совместимости регистрационных  данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации  ГСДОУ установлен обязательный состав реквизитов, помещаемых на карточке:

• автор документа;
• название вида документа;
• дата документа;
• индекс документа (дата и индекс поступления документа) – для документов, поступающих в организацию;
• заголовок документа или его краткое содержание;
• резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
• срок исполнения;
• отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа;
• номер дела по номенклатуре дел.

Организациям предоставлено  право при необходимости увеличить  состав реквизитов карточки, включая  в нее следующие графы:

• исполнители;
• расписка исполнителя в получении документа;
• ход исполнения;
• приложения и др.

Состав и расположение реквизитов карточки обязательно должны быть указаны в Инструкции по делопроизводству.

Количество экземпляров  карточек, заполняемых для регистрации  одного документа, определяется организацией. Обычно их число определяется количеством справочных и контрольных картотек. В некоторых организациях документ передается с одним экземпляром карточки. В этом случае количество карточек увеличивается на одну. Например, в организации ведут две картотеки: контрольную и справочную. Тогда на один документ заполняют три карточки. Справочных картотек может быть три, тогда количество карточек будет равно пяти: одна – для контрольной картотеки, три – для справочных, одна – для исполнителя.

Автоматизированная (электронная) форма регистрации  документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о  документе вводятся в электронную  регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной  карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может  изготавливаться один экземпляр  регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной  карточки).

Автоматизированная форма  регистрации в настоящее время  широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

• быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;
• автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
• автоматический контроль за исполнением документа;
• возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
• возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации  документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения  управления, позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная  с создания проекта или регистрации  документа и заканчивая завершением  исполнения или отправлением документа  в другую организацию.

3. Информационно-справочная работа по документам организации

Одна из главных целей  регистрации – создание базы данных о документах организации. Служба документационного  обеспечения управления (или секретарь  в небольшой организации) на основе этой базы данных обязаны ответить на вопросы двух типов:

• у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;
• в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу. 

Владение всей совокупностью  информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы ДОУ. И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные  формы все данные о документах. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации может вестись как в традиционной форме (в основном с помощью картотеки), так и в автоматизированном режиме.

Справочная картотека  строится из регистрационных карточек. Разделителями в справочной картотеке  являются названия структурных подразделений  или направления деятельности организации. Внутри этих разделов удобнее всего  размещать карточки по алфавиту корреспондентов  или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). В момент регистрации  документа составляется две карточки: одна помещается в сроковую контрольную  картотеку, другая в справочную. После  исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и  имеющая все отметки о решении  вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки уничтожается либо используется при создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку.

Говоря об информационно-справочной работе по документам организации, необходимо отметить, что одним из основных преимуществ использования автоматизированных систем документационного обеспечения  управления, по сравнению с традиционными  технологиями, является сокращение времени, затрачиваемого на поиск документов и составление сводок и отчетов, а также повышение эффективности  поиска и качества сводок и отчетов.

Используя автоматизированную систему документационного обеспечения  управления, можно быстро производить  поиск документа или документов как по значению и сочетанию любых  реквизитов регистрационно-контрольной  карточки, так и по текстам самих  документов (файлов).

Использование автоматизированной системы документационного обеспечения  управления переводит информационно-справочную работу на новый уровень. Доступ к  системе с рабочих мест всех сотрудников, работающих с документами, а не только службы документационного обеспечения управления, а также возможность оперативного поиска любых документов как текущего делопроизводства, так и за прошедшие годы позволяет значительно повысить качество составления документов, исключить повторное составление аналогичных документов или подготовку противоречащих друг другу документов разными сотрудниками или подразделениями и, в конечном итоге, приводит к существенному повышению эффективности работы управленческого аппарата в целом.  

Заключение

Движение документа с  момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образует документооборот организации.

Порядок движения документов в организации закрепляется в  схемах прохождения документов, которые  разрабатываются службой документационного  обеспечения и утверждается руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки  информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью  средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость  ручной и автоматизированной обработки  документов.

Организация документооборота – это правила, в соответствии, с которыми происходит движение документов в учреждении.

Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Направления движения документов и инстанции закрепляются в схемах прохождения документопотоков или  отдельных категорий документов, которые включают все пункты обработки  документов. Схемы разрабатываются  службой делопроизводства и утверждаются руководством организации. Эти схемы  могут существовать как приложение и инструкции по работе с документами  или в виде приказа руководителя.

 

Список используемой литературы

1. Вялова Л.М., Санкина Л.В., Шатина Н.В., Документы. Современные требования к оформлению. М.: РГГУ, 2011. 66 с.
2. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2009. №1. С. 36-41
3. Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2010. №2. С.16-20
4. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2009. – Пункт66.
5. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2011. – 232 с.
6. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.2.1.
7. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536. – М., 2009. [утратила силу на основании приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 11 мая 2010 г. № 260] – Пункт 4.1.8.
8. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.2.2.
9. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева.– 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2010. 592 с.