Распорядительные документы учреждений

«Распорядительные документы учреждений, организаций, предприятий»

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий - издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: администрации предприятий (объединений), учреждений, организаций - приказы, инструкции, указания; кооперативные организации - решения; общественные организации - постановления, распоряжения.

Изучение документов и делопроизводства в современных учреждениях, справочников и пособий, а также действующих стандартов на организационно-распорядительную документацию (ГОСТ Р 6.30-97; ГОСТ 6.10.4-84) показывает, что документы организационно-распорядительного характера составляют значительную часть всей документации, с которой приходится постоянно работать. Однако, к сожалению, в литературе нет четких определений распорядительной документации.

Распорядительная документация — документы, издающиеся руководителем, содержащие информацию к обязательному исполнению.

Распорядительная деятельность учреждений, организаций, предприятий регламентируется, в основном, посредством издания приказов, а также распоряжений.

Приказ — это нормативный документ, затрагивающий права и интересы работников. В Письме Минобразования РФ приказ определяется как «правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов». Все приказы фиксируются в книге приказов.

При подготовке приказа следует соблюдать следующие принципы:

• достоверность и объективность описываемой ситуации;

• полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;

• краткость и лаконичность;

• соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом ДОУ;

• следование нормам официально-делового стиля речи.

Любой приказ, независимо от его содержания, включает следующие обязательные реквизиты:

• наименование юридического лица;
• наименование вида документа (приказ);
• дата издания;
• регистрационный номер;
• заголовок;
• текст;
• основание для издания приказа;
• отметка об ознакомлении с содержанием приказа;
• подпись должностного лица.

Книга приказов по учреждениям — один из самых важных видов номенклатурной документации. Это практически единственный документ, по которому, в случае необходимости, можно восстановить стаж работы сотрудника.

В правилах и рекомендациях по ведению книги приказов указывается, что в учреждении все приказы фиксируются в книге приказов (отдельной тетради), которая должна быть прошнурована, листы пронумерованы и скреплены печатью учреждения и подписью руководителя. На последней странице, где ставится печать, делается запись: «В книге приказов пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 96 (девяносто шесть) страниц», — которая подписывается.

Все приказы о назначении, увольнении и административном взыскании должны точно соответствовать статьям и пунктам ТК РФ, на которые необходимо ссылаться. В любом приказе, в котором упоминаются фамилии сотрудников, должны стоять росписи каждого из них, свидетельствующие об ознакомлении с приказом.

Выделяются приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Каждый из указанных видов приказов заносится в отдельную книгу приказов. При издании любого приказа следует руководствоваться Правилами работы с документами, изданными в качестве методических рекомендаций.

Приказы по основной деятельности регламентируют работу учреждения, правила техники безопасности, создание различного рода комиссий и т. д.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух логически взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части указывается причина издания приказа, ссылка на нормативный акт, послуживший основанием для его издания: действующее законодательство; подзаконные нормативные акты, регулирующие деятельность учреждения; локальные акты учреждения (решения педагогического совета, собраний); акты проверок.

Приказы завершаются словами: «В связи с вышеизложенным приказываю: ...» или словом «Приказываю: ...».

Распорядительная часть текста приказа, состоящего из нескольких пунктов, нумеруется арабскими цифрами с точками. Каждый пункт начинается с глагола в неопределенной форме, указывающего конкретное действие исполнителя, или с его фамилии, имени, отчества. Затем излагается содержание поручения.

Указания руководителя, помещенные в распорядительной части приказа, должны быть контролируемыми, адресными, с указанием конкретных сроков и объемов выполняемой работы.

В последнем пункте приказа руководитель может возложить контроль за исполнением приказа на одно из должностных лиц.

Приказы по личному составу регламентируют назначение на должность сотрудников, их перевод на другую должность либо увольнение.

Эти приказы не имеют констатирующей части и глагола «Приказываю», а начинаются сразу с распорядительного действия: «Принять», «Назначить», «Перевести», «Уволить» и т. п. Содержание приказа определяется спецификой распорядительного действия.

Приказы, касающиеся перевода, увольнения, наложения дисциплинарных взысканий, должны иметь обязательную ссылку на соответствующую статью ТК РФ.

В формулировках приказов об увольнении работника необходимо обращать внимание на дату увольнения. Не допускается при указании даты увольнения применять предлог «с». Например: «Уволить с 1 декабря» — неправильно, надо писать «Уволить 1 декабря». При этом 1 декабря будет являться последним рабочим днем.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться основанием его издания с обязательным ознакомлением работника под роспись. Основанием приказа могут служить: заявление; больничные листы; согласие профкома, номер и дата протокола и др.

Приказ может быть подписан руководителем или лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего.

За подписью помещается: «С приказом ознакомлен: подпись, Ф.И.О.». Подпись и дата ознакомления ставятся работником собственноручно.

Приказ вводится в действие с даты его подписания, если в тексте приказа не указаны иные сроки.

Издание приказа влечет за собой правовые последствия как для лиц, указанных в нем, так и для подписавшего его руководителя. В случае ущемления интересов работника должностное лицо, подписавшее приказ, обязано, в отдельных ситуациях по решению суда, внести изменения в ранее изданный приказ с целью устранения нарушений действующего законодательства со всеми вытекающими моральными и, возможно, материальными последствиями.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.

Основные виды распорядительных документов подготавливаются в целом аналогично. Это достаточно сложный процесс, различия же возникают на конечной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности (в случае постановлений и решений) и единоначалия (в случае постановлений, распоряжений, приказов, указаний).

Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа. Это - изучение существа вопроса и подготовка проекта документа; обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений); согласование документа и его подписание.

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения должны иметь две подписи: председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.

Таким образом, документация предприятия включает в себя различные по назначению и порядку использования группы документов. В состав распорядительной документации входят следующие виды управленческих документов: приказы, инструкции, указания; решения; постановления, распоряжения. Эти документы должны составляться и оформляться в соответствии с ГОСТ Р.6.30-03 «Система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению» и «Унифицированная система организационно- распорядительной документации» (УСОРД), создающей взаимоувязанные комплексы документов, обеспечивающих организационно-распорядительную деятельность предприятий и организаций. Распорядительная деятельность предприятия документируется, в основном, посредствам издания приказов руководителем, а по текущем оперативным вопросам – распоряжений и указаний.

 

Список литературы

1. Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.
2. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
3. Унифицированные системы организационно-рапорядительной документации: Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по применению. - М., 1980.