Развитие формуляра XIX - начала XX вв

 Другой вид бланка  состоял из обозначения штатного  названия должности лица, от которого  документ исходит.

                                                             16

 На бланках писали  обычно письма, иногда на бланках  писали и отпуски (черновики) писем. В этом случае на левом поле документа указывалось, кто подписывал документ ("подписал", "скрепил").

 Указы, журналы, протоколы,  записки и др. писались на чистых  листах бумаги, без бланков. В  "Положении о письмоводстве  и делопроизводстве в военном  ведомстве" указывалось, что  на бумаге без бланка пишутся  "всеподданнейшие" рапорты  и прошения.

 

3. Дата документа.

 Дата составления документов  обозначалась по-разному для каждого  вида. Так, в высочайше утвержденных  мнениях Государственного Совета  она указывалась в заголовке,  в манифестах и именных указах  Сенату, кроме того, дата ставилась  в конце текста: в манифестах  перед подписью, в указах - после  подписи.

 В письмах дата составления  документа обозначалась отдельной  строкой внизу документа, с  левой стороны или в бланке  документа после наименования  структурной части учреждения. Имеются  даты получения, регистрации (в  регистрационном штампе), даты резолюций,  направление на исполнение, исполнение документа, подписания его к печати и опубликования.

4. Адресат документа.

 

  Обозначение адресата в XIX в. имелось на сношениях, прошениях, жалобах, отзывах. Правила его написания определялись соподчиненностью учреждений. В сношениях равных учреждений и низших с высшими адресат начинался с предлога "в": "В Правительствующий сенат", "В Палату гражданского суда","В Калужское губернское правление". В отношениях высших присутствующих мест с низшими адресат писался в дательном падеже, что означало: такому-то присутственному месту что-то предписывается или предлагается. Например: "Уездному суду", "Губернскому правлению","Калужскому губернскому правлению". Равные друг с другом и нижестоящие, обращаясь в вышестоящие инстанции, использовали предлог "в".

                                                               17

Если документ адресовался  конкретному лицу и нижестоящий  обращался к вышестоящему, в состав адресата включалось обращение, соответствующее  титулу: "его превосходительству", "его благородию". При общении  равных должностных лиц и вышестоящих  с нижестоящими    титул опускался.

 

При анализе "сношений" следует иметь в виду, что на одних документах наименование вида обозначалось, а в других "беззаглавных" оно отсутствовало. Его можно определить, зная соподчиненность автора и адресата.

 

В проектах рационализации делопроизводства во второй половине XIX - начале XX вв. адресованию документов уделялось особое внимание. Так, "Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве" 1911 г. предусматривалось направление документа непосредственно к исполнителю.

 Всеобщее употребление  конвертов относится к первой  четверти XIX в. На них повторяли адресат документа.

5 .Удостоверение документа.

                                                       

 Правила подписания  документа по-прежнему определялись  для каждого вида документа.  Манифесты, именные указы Сенату  имели собственноручные подписи  царя. На копиях этих документов  делалась запись: "На подлинном собственною е. и. в. рукою подписано: "Николай".²¹

 Законы повторяли установленные  в XVIII в. правила подписания  журналов заседаний, отношений,  просительской документации, актов,  допросов. Снова характер подписи  зависит от адресата.

                                                       

В законе XIX в. подчеркивалось, что справки, сведения, записки, переводы подписывались теми, "коими они были составлены".²²

                                                          18

Особое внимание обращалось на оформление выписок и копий. В  конце их указывалось, кто подписал подлинник: "Подлинный подписали…" или "На

подлинном надписано". Заверяли копии должностные лица: "Верно: вице-директор…".

 Более детально определяется порядок скрепления документов. Указы Сенату скреплялись председателем Совета Министров. Документы, составлявшие переписку министра, скреплялись директором департамента, в котором они готовились, и подписывались министром. Документы, исходившие из департаментов, скреплялись начальником отделения и подписывались директором департамента, исходившие из отделения - соответственно столоначальником и начальником отделения.

 В регистрационных  журналах, описях документов, на  отпусках скрепу ставил делопроизводитель. Документы в XIX в. обязательно имели подпись и скрепу, в которых указывали наименование должностей

 Для удостоверения  документов XIX в. употреблялись три  государственные печати: большая,  средняя и малая. Применение  их было строго регламентировано  в зависимости от вида и  назначения документа.

 Кроме подписи и  печати, некоторые виды документов  утверждались. Отметка об утверждении  на мнениях Государственного  совета, например, писалась в конце текста документа: "Воспоследовавшее мнение в общем собрании Государственного совета утвердить соизволил и повелел исполнить".²³

 На документах начала XX в. отметка об утверждении делается после заголовка над текстом документа. На его копии отмечалось: "На подлинном собственною е. и. в. рукой подписано: "Быть по сему". Эта запись скреплялась государственным секретарем.

 Отметка об утверждении  делалась на уставах ("Государь  император устав сей рассматривать  и высочайше соизволил в Петергофе  в 5 день июля 1902 г. "), положениях ("Быть по сему") .²⁴

 В начале XX в. акт утверждения документа оформляется специальным грифом. Так, на документе 1915 г. об условиях выдачи ссуд эвакуируемым

                                                           19

предприятиям в левой  верхней его части выделялась отметка об утверждении.

6. Резолюция

 Резолюции имели конкретные  указания по решению вопроса: "Разрешаю перевести в …  класс гимназии без испытаний", или "К докладу со справкою". Для документов, не требующих ответа, писалось: "К сведению". Решением Совета министров Министерства, записанном в журнале, министр писал: "исполнить".²⁵

 Отметки на документе.

 В XIX в. в правилах оформления документов большое место отводилось "особым отметкам". Они подчеркивали степень важности документа: "нужное", "весьма нужное", "секретное", "в собственные руки", "конфиденциально", "строго конфиденциально". Эти отметки делались на правой стороне страницы документа. Другого рода отметки фиксировали дату поступления документа и его регистрации. В конце документа, на последней его странице указывалось, когда и за каким номером документ был исполнен или ставилась отметка: "к делу".²⁶

 Форма документа.

 Унификации формы документа  способствовала установление правил  применения гербовой бумаги. На  ней писались просительские документы  и акты. Все канцелярское делопроизводство велось на простой бумаге. В 1883 г. был установлен единый размер листа бумаги.

В формуляре документа XIX в. ясно прослеживается стремление к  формализации, определению четких правил расположения и оформления реквизитов .

 

 На всем протяжении XIX в. активно развивались другие системы документации, в которых подробно регламентирован состав документов системы, правила их составления и оформления фиксировались в Уставах, в

                                                            20

которых помещались образцы  форм документов. Например, вопросы  бухгалтерского учета закреплены в "Общем счетном уставе" 1848 г., документирование прохождения государственной  службы - в "Уставе о службе гражданской" 1832 г.

 

Таким образом, в XIX в. формуляр документа выдерживается более  строго. В каждом документе имеются  все его реквизиты, они получают определенное место.

Изобретение в последней  трети XIX в. пишущих машин, ротапринтов, гектографов, ротаторов и их достаточно широкое распространение и применение в практике работы сопровождалось появлением новых способов документирования, ускорило изготовление документов .

 

Общегосударственные нормы  в делопроизводственной сфере, заложенные в "Общем учреждении министерств", требовали изменений и развития. Отдельные ведомства пытались самостоятельно упростить делопроизводственный процесс. Например, в канцелярии попечителя Московского учебного округа внедряются элементы механизированной обработки  документов: их печатают на пишущей  машине, пометки о получении, регистрации, направлении на исполнение, об исполнении наносят с помощью механических нумераторов или штампов . Но основной смысл рационализации делопроизводства в этом учреждении сводился к расширению полномочий рядовых чиновников, к передаче ряда функций руководства (попечителя) рядовым работникам (инспекторам). Эта мера сразу же ускорила движение документов и привела к сокращению их объема.

 

Наиболее четко направления  и способы совершенствования  рационализации делопроизводства сформулированы в Положении о письмоводстве  и делопроизводстве в военном  ведомстве, изданном в 1911 г. Положение  представляет собой типовую инструкцию по делопроизводству, разработанную  военным ведомством для сети подведомственных военных учреждений разных уровней. Оно содержит рекомендации по составлению  и оформлению документов, определяет порядок работы с ними, вводит в делопроизводство ряд прогрессивных технологий по передаче документов (телеграммы, телефонограммы), по их копированию и тиражированию.

 

На всем протяжении XIX в. издавались сборники образцов документов, называемые "письмовники", с целью помочь чиновникам и частным лицам составить  документ в соответствии с существующими  правилами.

                                                      

 

 

                                                         21

В XIX в. начинается процесс  формирования теории делопроизводства, который связан с именами Ф. Русанова, Н. Варадинова, К. Зосимского, В. Вельбрехта. В их трудах формулируются теоретические аспекты составления и оформления деловых бумаг, дается их классификация .

 

В начале XX в. Россия стояла на пороге новых преобразований в области делопроизводства. Однако смена государственного строя в результате Февральской буржуазно-демократической революции и Октябрьской социалистической революции привела к коренным изменениям в государственном устройстве   России и организации делопроизводства.

Главная особенность делопроизводства XIX - начала XX в. заключалась в том, что и организация делопроизводственной службы, порядок оформления

документов и технология работы с ними прочно опирались на законодательную базу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                       

                                                 

 

 

 

 

                                                       

                                                         22

                                                Заключение

 Государственный аппарат  требует постоянного совершенствования  механизма управления. Поэтому надо  уделять огромное внимание разработке  требований к составлению, оформлению  реквизитов служебных документов.

 В данной работе  рассматривалась тема исторического  развития отдельных элементов  формуляра документа. На протяжении  времени реквизиты документа  приобретают изменения в своем  расположении, оформлении. У каждого  отдельного документа присутствуют  свои реквизиты.

 В заключение работы  можно сделать следующие выводы:

 Во-первых, был подобран  материал, связанный с данной  темой. Прочитав и проанализировав  различные источники, были сделаны  заключения по изменению оформления  и расположения реквизитов документа. Так например, в XIX в.  каждый реквизит приобретает свое самостоятельное значение, имеет свое постоянное место в документе, а оформление и расположение уже определяется нормативными актами.

 Во-вторых, был изучен  каждый реквизит, что он представлял из себя, какова его роль в документе.

 В-третьих, было изучено  историческое развитие отдельных  элементов формуляра-образца документа.  Но самое главное были изучены  формуляры-образцы в различные  периоды исторического развития  общества, выявлены особенности  построения отдельных элементов  формуляра-образца документа. В  XIX в. формуляр документа выдерживается  более строго. В каждом документе  имеются все его реквизиты,  они получают определенное место.