Порядок оформления личного дела работника

•  
  по порядку номеров;
•  
  в прямом алфавитном порядке;
•  
  по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений согласно штатному расписанию предприятия, а внутри разделов – по порядку номеров либо в прямом алфавитном порядке.

 
В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается хранение личных дел в составе так называемых нарядов – алфавитных групп хранения. Каждому личному делу, включенному  в наряд, предшествует чистый лист с  фамилией, именем, отчеством сотрудника. Личные дела в составе наряда также  группируются в алфавитном порядке. В начало наряда помещается сводная  опись включенных в него личных дел. В целях ограничения несанкционированного доступа к персональным данным работников все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел  должны выполняться одним работником отдела кадров, который несет личную ответственность за сохранность  документов в делах и доступ к  делам других работников. Документы  для формирования и ведения личных дел сдаются ему под роспись  в передаточном журнале работником, отвечающим за процесс документирования трудовых правоотношений с работником. 
 
Ежегодно в кадровой службе должна проводиться проверка личных дел. Если выявляются недостатки в оформлении и ведении личных дел, составляется соответствующий акт. Отметки о проверке личного дела проставляются в дополнении к личному листку по учету кадров. 
 
Выдача личных дел работникам организации во временное пользование для ознакомления с внесенными в него сведениями может производиться с разрешения руководителя кадровой службы. О выдаче дела составляется акт, один из экземпляров которого передается вместе с делом (документом) представителю запрашивающей стороны, а второй экземпляр хранится в делах предприятия до возвращения дела (документа) в место хранения. Выдача во временное пользование для включения в личные дела новых документов, внесения записей и т.п. производится только на время, которое фактически необходимо для выполнения соответствующих действий, согласно списку лиц, имеющих право на получение личных дел, утвержденным руководителем организации. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале (карточке). 
 
Работа (ознакомление) с личными делами производится в специально отведенном для этих целей помещении, а время работы (ознакомления) должно ограничиваться пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня лицо, ответственное за обращение с личными делами, обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на места хранения, и, если необходимо, принять меры к их возвращению или розыску. Ознакомление работника под расписку с личным делом, как правило, производится в присутствии уполномоченного должностного лица (лица, ответственного за обращение с личными делами). Ознакомление сотрудников с личными делами производится не реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ. В процессе ознакомления с личным делом сотрудникам организации запрещается: 

•  
  производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях личного дела;
•  
  вносить в личное дело новые записи;
•  
  извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые;
•  
  задерживать у себя личное дело сверх предоставленного для ознакомления времени.

 
При выявлении неточностей в записях, обнаружении устаревших документов в составе личного дела сотрудник  вправе заявить об этом в кадровую службу организации. К заявлению  целесообразно приложить документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в ранее произведенные записи, либо копии документов (для замены устаревших). 

4. Оформление личных  дел работников при передаче  в архив

 
 
 
При увольнении работника в его  личное дело помещается заявление об увольнении (служебная записка) и  копия приказа об увольнении (другая копия передается в бухгалтерию). Личное дело после помещения в  него приказа об увольнении закрывается  и обрабатывается для передачи в  архив на долговременное хранение (в  соответствии с архивным законодательством). 
 
 Эта процедура включает: 

•  
  подшивку (переплет) дела;
•  
  уточнение нумерации листов дела;
•  
  составление листа-заверителя;
•  
  составление (уточнение) внутренней описи;
•  
  внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.

 
С целью обеспечения сохранности  личных дел рекомендуется: 

•  
  объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);
•  
  располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника;
•  
  снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).

 
Передача личных дел в архив  осуществляется не позднее трех лет  после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно представителем архива проверяется  полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются  кадровым органом предприятия. Передача и прием производятся по описи, с  простановкой отметок о наличии  личных дел. 
 
Личные дела сотрудников должны храниться 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов фирмы, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, - постоянно. 

Список использованной литературы

1.  
   Трудовой кодекс РФ. Текст с изменениями и дополнениями на 07.05.2009 года. – М.:Эксмо, 2009.
2.  
   Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы. Учебное пособие / Л. М. Вяловыа – М.: Издательский дом «Академия», 2007. – 176 с.
3.  
   Корнеева А.П. Основы делопроизводства: Учебное пособие / А. П. Корнеева, А. М. Амелина, А. П. Загребельный. - М.: Экзамен, 2006. – 160 с.
4.  
   Краснов В. В. Личные дела сотрудников: ведение, оформление, учет / В. В. Краснов // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. – 2006. - № 7.
5.  
   Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство: (традиц. и автоматизир. технологии) / Т. В. Кузнецова, С. Л. Кузнецов. – М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005. – 400 с.
6.  
   Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие / Н. С. Ларьков; Томский гос. ун-т. – М.: АСТ: Восток-Запад, 2008. – 427 с.