Порядок организации архивных документов в пределах архивного фонда

Сформированные единицы хранения систематизируются и описываются в установленном порядке.

Перед началом работы со значительным количеством документов, находящихся в состоянии россыпи, должна быть составлена рабочая инструкция по их описанию и систематизации.

 

2. Нефондовая организация аудиовизуальных, машиночитаемых (электронных) документов.

 

1. Нефондовая организация аудиовизуальных документов — организация кино, фото, фоно и видеодокументов по их видам, т.е. совокупностям документов, образовавшихся в деятельности одного или нескольких фондообразователей и объединенных по одному или нескольким внешним признакам (цветности, материалу носителя информации, его формату, системе записи звуковой информации и др.).

2. Кинодокументы систематизируются по видам — фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты различной цветности. На кинодокументы определенного вида составляется отдельная опись. Внутри описи кинодокументы могут систематизироваться по времени их изготовления, производственным номерам, материалу и формату носителя и другим признакам.

 

 Аналогичным образом систематизируются видеодокумениты:

• Фотодокументы систематизируются по видам — негативы различной цветности и размера; слайды (диапозитивы) различной цветности; позитивы, фотоотпечатки; фотоальбомы; диафильмы. На фотодокументы определенного вида составляется отдельная опись. Внутри каждой описи фотодокументы могут систематизироваться по авторам, объекту и/или месту съемки и другим признакам.
• Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации. На фонодокументы фонографической, граммофонной, шоринофонной, оптической, магнитной, лазерной записи составляется отдельная опись. Внутри описи фонодокументы могут систематизироваться по принадлежности к выпускающим их организациям, производственным номерам, содержанию, формату носителя записи и другим признакам.
• Машиночитаемые (электронные) документы систематизируются по видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты); внутри видов — по форматам представления информации, и далее — по характеру зафиксированной информации.

 

 

6

 

Заключение

 

Таким образом, рассмотрев в данной работе методику составления схем систематизации документов в пределах архивного фонда, делопроизводстве, архиве организации можно говорить о том, что именно в учреждениях должны закладываться основы системы научно – справочного аппарата и, в частности, создаваться основной ее справочник.

Работнику делопроизводственной сферы приходится ежегодно по окончании делопроизводственного года составлять множество схем по систематизации документов в архиве.

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом ее передачи во времени и пространстве. Документ может быть получен различными способами: посредством письма, рисунка, графики, звукозаписи. Зафиксировав (отобразив) информацию, он тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Именно в методике составления главного архивного справочника и остальных схем систематизации документов в пределах архивного фонда всегда уделялось довольно много внимания. Эти вопросы должны хорошо знать не только секретари, занимающиеся делопроизводством в государственных учреждениях, организациях и на предприятиях, но и секретари созданных и создаваемых в последнее время негосударственных структур. Их документы в соответствии с Положением об Архивном фонде в Республики Казахстан составляют его негосударственную часть. Она формируется из архивных фондов и документов, находящихся в собственности: негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций, предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры и социальной сферы, коммерческих банков, средств массовой информации, общественных и религиозных объединений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7

 

Список использованных источников

 

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: АО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000. -256 с.

2. Андреева В.И. Делопроизводство. – М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-синтез", 2001. - 485с.

3. Андреева В.И. Делопроизводство: актуальные задачи. // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2002. -259 с.

4. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: Издательско-книготорговый центр "Маркетинг", 2002.- 359 с.

5. Басаков М.И. Кадровое делопроизводство. – Ростов н Д: Изд-во "Феникс", 2002 – 456 с.

6.Делопроизводство в кадровой службе. / Сост. Верховцев А.В – М.: ИНФА-М, 2000. - 458 с.

7. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие. / Сост. Лихачев М.Т. – М.: Экономика, 2001. – 345 с.

8. Константинов Ю.Н. Документационное обеспечение хозяйственной деятельности. – Волгоград: ОАО "Химпром",2002. – 245 с.

9. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. – М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-синтез",2001. - 548 с.

10. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 2003.