Понятие и признаки информационно-справочных документов

Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь, когда документ поступает в архив.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.

Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией, объективно же этот документ несет, и иные функции и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется. Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено - управленческая, правовая, учета, и функции постоянно действующие - информационная, социальная, исторического источника. Например, аттестат зрелости содержит информационную, культурную, социальную, правовую и функцию исторического источника.

 

 

 

 

3. Виды справочно-информационных  документов

 

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

3.1. Докладная записка

Докладная записка – документ, адресованный руководителю вышестоящей организации, руководителю подразделения или организации и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка может быть внешней или внутренней.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации[1,с 324]. Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги [1,с 325].

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания; во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения; в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать – в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель, если она представляется руководителю подразделения, или руководитель подразделения, если она представляется руководителю организации; внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации [2, с. 47]. Датой докладной записки является дата ее составления и подписания [1, с. 399]. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации - для внутренней – наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления - для внешней докладной записки, адресат, заголовок к тексту, подпись (см. Приложение 1).

3.2. Служебная записка

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу [2, с. 56]. Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. [3, с. 401]. Служебную записку подписывают специалист или руководитель подразделения [3, с. 403]. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания [3, с. 409].

Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись (см. Приложение 2).

3.3. Объяснительная  записка

Объяснительная записка имеет несколько функций. Объяснительная записка это: документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа: плана, отчета, проекта; сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу [2, с. 61]. Объяснительные записки, сопровождающие основной документ - план, отчет, поясняющие содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке организации. Объяснительные записки, отражающие какие-либо происшествия, сложившиеся ситуации, оформляются на стандартном листе бумаге и адресуются конкретному должностному лицу.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию [3, с. 443]. Отличие объяснительной записки от докладной записки заключается в отсутствии смысловой части, в которой излагаются выводы и предложения. Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания [3, с. 447]. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, адресат, подпись (см. Приложение 3).

3.4. Предложение

Предложение – разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу [2, с. 67]. Предложения по служебной, административной деятельности отличаются от коммерческих предложений, которые, как правило, оформляются в виде письма-предложения. Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства.

Текст предложения содержит две части: обоснование и заключение – перечень предложений [3, с 478]. Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем. Предложения могут представляться в вышестоящие организации по вопросам, решение которых находится в компетенции этих организаций. Предложения, адресованные другому должностному лицу, оформляются на стандартном листе бумаге, предложения, адресованные вышестоящей организации, – на общем бланке.

Обязательными реквизитами предложения являются: наименование структурного подразделения, наименование организации – при адресовании вышестоящей организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления при адресовании вышестоящей организации, заголовок к тексту, адресат, подпись (см. Приложение 4).

3.5. Представление

Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения[2, с. 71]. Представление оформляется на стандартном листе бумаги[]. 2

Текст представления содержит следующую информацию: фамилию, имя, отчество; дату рождения; образование; занимаемую должность; наименование структурного подразделения; стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности); оценку служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценку политических, деловых и моральных качеств; информацию об участии в общественной работе; мотив назначения, перемещения или поощрения; наименование должности, на которую предлагается назначить или переместить; структурное подразделение, в которое предлагается назначить или переместить [3, с. 498].

Представление подписывается руководителем структурного подразделения и адресуется руководству организации [5]. Датой представления является дата его подписания [5]. Обязательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, подпись (см. Приложение 5).

 

3.6. Заявление

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу[2, с. 77]. 1 Заявления подразделяются на две группы: по кадровым вопросам: о принятии на работу, о предоставлении отпуска, об освобождении от должности и т.п.; сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организаций, отдельных должностных лиц и т.д. [2, с. 77] Отсутствие указания в обращении граждан на нарушения их прав и интересов является основным критерием отличия заявления от жалобы[2, с. 77].

Заявление адресуется конкретному должностному лицу-  руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения. Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения; прошу перевести..., прошу проверить состояние..., затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения свободная [2, с. 77].

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др. [2, с. 77] Заявление подписывается автором и передается для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа - по кадровым вопросам, или другого документа - письма автору о принятии решения, справки о состоянии затронутого автором вопроса, приказа о проведении экспертизы, проверки и т.п. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и подразделение, в котором он работает (для сотрудника организации), или адрес заявителя: полный домашний адрес, телефон (для автора заявления, не являющимся сотрудником организации), подпись (см. Приложение 6).

3.7. Переписка

Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов: служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др., использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями [3, с. 477]. 1 К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.)

Переписку отличает широкое видовое разнообразие – от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, подтверждение, напоминание, требование, извещение, просьба, гарантия, приглашение и др.

Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.

Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др. Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.

Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста.

В письмах используют следующие формы изложения текста:

- от первого лица множественного числа: «просим направить», «направляем на рассмотрение»;

- от первого лица единственного числа: «считаю необходимым», «прошу выделить»;

- от третьего лица единственного числа: «министерство не возражает», «Совет директоров считает возможным».

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях: письмо оформляется на должностном бланке; письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «О чем?»: «О нарушении договорных обязательств», «Об оказании научно-технической помощи». На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать.