Понятие и организация документооборота на предприятии

· является основой для  составления описей дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в  делопроизводстве;

· используется для учета  дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

· может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные  документы, т.е. классификационная схема  номенклатуры дел может лечь в  основу справочной картотеки.

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые  в процессе их деятельности.

Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:

· типовая номенклатура дел;

· примерная номенклатура дел;

· индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением  не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций  и структуры организации разрабатывается  новая номенклатура дел.

 

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

· уставом или положением об организации,

· положениями о структурных  подразделениях,

· штатным расписанием,

· номенклатурой дел организации  за прошлый год,

· описями дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения,

· регистрационными формами,

· ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием  сроков их хранения,

· типовыми и примерными номенклатурами дел.

При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо составленная номенклатура дел  может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов.

1.7 Подготовка документов  к архивному хранению

Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки  и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или  уничтожение является результатом  проведения экспертизы ценности документов. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должны проводить квалифицированные специалисты, которые в своей деятельности должны руководствоваться действующим  архивным законодательством. Отбор  документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения (до 10 лет включительно).

Оформление дел проводится лицом, ответственным за работу с  документами. Полное или частичное  оформление дел проводится в зависимости  от сроков хранения документов. Дела постоянного  и временного (свыше 10 лет) срока  хранения подлежат полному оформлению, дела временного (до 10 лет включительно) хранения - частичному оформлению.

2. Обработка входящей, исходящей  и внутренней документации

Документы, поступившие в  организацию, в том числе созданные  с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, регистрацию и направляются на рассмотрение руководству или передаются исполнителям. Первичная обработка поступающих  документов заключается в проверке целостности упаковки, вскрытия конвертов, проверке наличия вложенных в  них документов, правильности адресования, фиксации факта поступления документов. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений к ним об этом сообщается отправителю.

Ошибочно посланная корреспонденция  возвращается отправителю или пересылается надлежащему адресату. Все конверты и бандероли за исключением адресованных "лично", должны вскрываться. Обработанные документы передаются по назначению по мере их поступления в течение  всего рабочего дня. Предварительное рассмотрение документов производится с целью распределения поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям, и осуществляется исходя из оценки их содержания на основании установленного распределения обязанностей и функций. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или работающим в них должностным лицам. Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение. При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством. Регистрация документов производится с целью обеспечения учета, контроля и поиска документов. Вся поступающая корреспонденция сортируется на регистрируемые и нерегистрируемые документы. Регистрации не подлежат:

· документы, присланные в  копии для сведения;

· телеграммы и письма о  разрешении командировок и отпусков;

· месячные, квартальные, полугодовые, годовые отчеты;

· плановые документы;

· извещения об отправке ценностей, о высылке бланков;

· статистическая отчетность (почтовая и телеграфная);

· сообщения о заседаниях, совещаниях, повестка дня;

· поздравительные открытки, письма, телеграммы и пригласительные  билеты;

· печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени, справочники);

· рекламные материалы, плакаты.

Нерегистрируемые документы  передаются в структурные подразделения  по принадлежности. Входящие документы  регистрируются в день поступления. Документы регистрируются в учреждении один раз. При передаче зарегистрированного  документа из одного подразделения  в другое он повторно не регистрируется. Документы требующие обязательного  рассмотрения руководства, регистрируются в Общем отделе Департамента по управлению делами (Управлении делами, Общем отделе, Канцелярии); поступающие непосредственно  в структурные подразделения  документы регистрируются секретарем подразделения Если поступивший документ является на запрос или в нем содержится ссылка на предыдущую переписку, секретарь обязан подобрать переписку по данному вопросу. На всех входящих документах на нижнем поле первого листа справа проставляется регистрационный штамп с указанием даты и порядкового номера. После регистрации документы докладываются руководителю или исполняющему обязанности заместителю. Документы должны передаваться руководству организации или в структурные подразделения в день поступления. Рассмотрения документов руководством должно производиться в кратчайший срок, как правило, в день поступления. Запрещается задерживать документы более чем на одни сутки. Руководитель определяет в резолюции на документ порядок, характер и срок исполнения, а также ответственного исполнителя и должностных лиц, участвующих в работе с документом. Резолюция подписывается с указанием даты. Исполнитель, указанный в резолюции первым, является ответственным исполнителем с правом созыва соисполнителей. Резолюция должна проставляться непосредственно на документе, на свободном от текста месте, но не на поле, предназначенном для подшивки документа в дело. Как правило, на документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции необходимо, когда в них детализируется порядок исполнения документа. Изменить резолюцию имеет право только руководитель, наложивший её. Резолюция полностью переносится в регистрационно-контрольные формы. Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями или должностными лицами, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Копии с документа снимаются при необходимости быстрого ознакомлении с документом большого числа исполнителей. Подлинный документ остается у ответственного исполнителя. Передача документов на исполнение без регистрации и резолюции руководителя не допускается.

Заключение

обработка документация учет

Изначальную основу, документооборота отражают такие организационные  документы, как устав, положения, приказы  о распределении обязанностей, организационная  структура учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично.

Таким образом, документооборот  учреждения представляет собой главную  организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

Список используемой литературы

1. М.Ю. Рогожин «Офис-мастер».- Приложение к журналу «Справочник  секретаря и офис-менеджера»,2 2006 .-М.: МЦФЭР, 2006.-325с.

2. «Делопроизводство» (Организация  и технологии документационного  обеспечения управления): Учебник  для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина  Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред.  проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2003. - 359с

3. Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения.  Общие требования к документам  и службам документационного  обеспечения. М.,2001.

4. М.В. Ларин «Управление  документацией и новые информационные  технологии» -М., 2003.

5. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., Госстандарт России, 1998.

6. В.С. Мингалев «Общие закономерности документообразования в социально-экономических системах управления. - М.: МГИАИ, 2002.