Понятие документов. Документооборот

 

 

Шахунья 2012 год

Содержание

 

Введение……………………………………………………………….....3

1. Теоретическая часть…………………………………………………..4

1.1. Понятие документов. Документооборот…………………………..4

1.2. Требования, предъявляемые к первичным документам….……….6

1.3. Классификация документов………………………………………..8

Заключение……………………………………………………………...11

Список используемой литературы…………………………………….12

2.Практическая часть…………………………………………………...13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

     Бухгалтерский учет  представляет собой упорядоченную  систему сбора, наблюдения, измерения, регистрации, обработки и получения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях хозяйствующего субъекта и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета.

    Организационную основу системы бухгалтерского учета на предприятиях и в организациях различных форм собственности составляет документация. Документ подтверждает совершение хозяйственной операции и служит основанием для записей в учетные регистры.

     Документ – письменное свидетельство, подтверждающее совершение хозяйственной операции или дающее право на ее совершение – единственный источник информации о хозяйственных операциях, а при ручном ведении бухгалтерского учета и ее носитель.

     Документирование операций  – сбор, текущее наблюдение, измерение и запись операций в документах. Для рационального ведения бухгалтерского учета на каждом предприятии должна быть установлена схема документирования хозяйственных операций на основе изучения объектов учета, хозяйственных и производственных процессов и системы управления.      

 

 

 

     

 

 

 

 

 

 

1.Теоретическая часть

1.1. Понятие документов. Документооборот.

   

Документ в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство, поэтому любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт ее свершения и делает бухгалтерскую запись юридически законной. Благодаря документу точно известно место, время, объект учета и ответственные лица. Документом в учете подтверждается законность и обоснованность всех текущих учетных записей.

Документ – это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законом и удостоверяющее юридический факт совершения хозяйственной операции.

Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материально–ответственных лиц, движением имущества и состоянием расчетно–платежной дисциплины.

     Система документирования хозяйственных операций является важнейшей составной частью организации бухгалтерского учета в соответствии с принципом справедливой оценки на предприятии. Независимо от отрасли, все организации для оформления всех происходящих хозяйственных операций применяют, по одним правилам заполняют и обрабатывают общероссийские унифицированные типовые формы первичной учетной документации, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 30.10.97г. №71а. Кроме того, министерства (ведомства) постоянно разрабатывают, утверждают и вводят отраслевые унифицированные формы документов, обязательные для применения в учреждениях, организациях, предприятиях данного ведомства. Унифицированные формы документов разрабатываются и конкретной организацией, но они обязательны для применения только в пределах этой организации.

В составе документов бухгалтерского учета различают:

• первичные документы;
• учетные регистры;
• отчетные документы.

Под документооборотом в бухгалтерском учете понимают порядок и путь прохождения документов по всем инстанциям с момента их составления до сдачи в архив. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, который составляется бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. В графике документооборота устанавливается назначение первичных документов, порядок их оформления и сроки сдачи в архив. График документооборота может быть оформлен в виде схемы, графика или перечня работ, с указанием исполнителей и сроков движения документов. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, и сроки предоставления этих документов. Контроль за выполнением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

Все первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат передаче в архив. До передачи документов в архив они хранятся в бухгалтерии в специальных шкафах или сейфах. Установлены определенные правила и сроки хранения документов в архиве. Например, первичные и учетные документы хранятся в течение 5 лет, инвентаризационная документация, акты проведения ревизии — 3 года, бухгалтерские отчеты и балансы, квартальные балансы — 3 года, годовые — 10 лет, лицевые счета рабочих и служащих — 75 лет и т.д.

 

 

 

1.2. Требования, предъявляемые к первичным документам.

 

Первичные данные о хозяйственной деятельности предприятия являются входом в систему бухгалтерского учета, где происходит обработка полученных сведений, а выходом из нее – необходимая информация для лиц, принимающих решение.     

Система документальной регистрации первичных данных о состоянии и движении имущества всех форм собственности должна отвечать следующим требованиям:

• своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитываемых объектов в документах;
• простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки;
• рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета.

Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Первичный учетный документ должен иметь следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дата;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание операции;

- количественные и стоимостные  измерители;

- фамилия и должность лиц, ответственных  за ее свершение и правильность  оформления;

- личные подписи этих лиц  и их расшифровки;

- печати организации, штампы.

Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей длительное время (чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке, принтере). Все первичные документы, учетные регистры, отчетность должны составляться на русском языке. В организации с иностранным капиталом (по требованию иностранного партнера) – также и на иностранном языке, но обязательно с подстрочным переводом. Первичные документы должны быть составлены либо в момент совершения операции (кассовые, банковские), либо сразу же после ее окончания. Достоверность сведений, содержащихся в документах, их своевременное и качественное оформление, передачу для отражения в бухгалтерском учете, обеспечивают должностные лица, составившие и подписавшие эти документы. Те, кто составил и подписал документ, несут ответственность за своевременное и качественное его создание, за достоверность данных и передачу его в установленные сроки для записи в учетные регистры. Первичный учетный документ считается окончательно оформленным, если он составлен по установленной форме, все его реквизиты заполнены, незаполненные строки прочеркнуты, документ проверен работниками бухгалтерии организации. На основе первичных документов составляются бухгалтерские проводки и формируется исходная информация, которая используется для дальнейшей обработки в целях получения различных экономических показателей, характеризующих деятельность предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

1.3. Классификация документов.

 

Все хозяйственные операции должны производиться с оформлением первичных документов, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

1. По назначению:

• распорядительные – содержат распоряжение, разрешение, указание на проведение определённой хоз.операции (доверенность и т.д.). Распорядительные документы не удостоверяют факт совершения операции и не являются основанием для совершения учетных записей (приказы, распоряжения, чеки на получения наличных денежных средств и тому подобное);

• оправдательные – подтверждающие факт совершения хозяйственной операции, составляются в момент совершения операции, отражая её исполнение (накладные, акты и т.д.);
• комбинированные – сочетают в себе распорядительный и оправдательный характер (расходный кассовый ордер, накладная на отпуск материальных ценностей т.д.);
• документы бухгалтерского оформления - составляют в бухгалтерии на основании распорядительных или оправдательных документов для обобщения бухгалтерских записей, такими документами являются бухгалтерские справки, расчеты накладных расходов, разработочные таблицы;

2. По содержанию хозяйственных операций:

• материальные – отражают движение товарно-материальных ценностей (акты сдачи-приемки приемки основных средств, акты списания основных средств, документы на приход и списание материальных ценностей, накладные, счета-фактуры и т.д.);
• расчетные – по оформлению расчетных взаимоотношений с партнёрами по возникшим обстоятельствам (платежные поручения, платежные требования, платежные требования-поручения и т.д.);
• денежные – по оформлению операций с наличными и безналичными денежными средствами (чеки, банковские выписки, приходные и расходные кассовые ордера и т.д.);

3. По объему отраженных в них операций:

• разовые – служат для отражения одной или нескольких однородных хоз.операций совершаемых одновременно (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, требования на отпуск материалов и т.д.);
• накопительные – служат для регистрации и накапливания одновременных хоз.операций, совершаемых в течение определённого периода. В конце периода в накопительных документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям (лимитно-заборные карты, авансовые отчеты и другие);

4. По степени обобщения учетной информации:

• первичные – составляются в момент совершения хоз.операции, в свою очередь подразделяются на внутренние и внешние;
• сводные -  служат для обобщения учетной информации первичных документов;

5. По месту составления:

• внутренние – составляются и используются внутри организации (накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей, расчетно-платежные и платежные ведомости на выплату заработной платы, товарные отчеты, авансовые отчеты подотчетных лиц);
• внешние – поступают от других организаций или направляются в другие организации (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, доверенности, платежные получения и тому подобные документы);

6. По способу заполнения:

• заполняются вручную;
• автоматизированы;
• смешанная форма заполнения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

 

Рассмотрев тему документации хозяйственных операций можно сделать вывод - все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Документ - это письменное доказательство действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение. Качество бухгалтерского учета зависит, прежде всего, от правильности и своевременности составления документов.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Правила документирования следует рассматривать как упорядоченную совокупность требований и норм, устанавливающих порядок документирования.

Грамотное составление, использование и хранение документов в соответствие с действующим законодательством обеспечат защиту интересов любой компании, увеличат эффективность управленческого труда.