Понятие архивоведения

Структурно-хронологическая схема  систематизации применяется по отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны, а также при систематизации единиц хранения ликвидированных организаций. При систематизации по этой схеме единицы хранения группируются прежде всего по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы — по времени формирования единиц хранения.

При систематизации единиц хранения по хронологически-функциональной схеме  их группировка происходит вначале  по хронологическому признаку, а затем  по функциям (видам, направлениям деятельности) фондообразователя. При этом подгруппы единиц хранения располагаются с учетом значимости функций фондообразователя (руководство, финансирование, учет и отчетность и т.д.) или по классификатору документов (дел) самой организации.

При систематизации единиц хранения по функционально-хронологической  схеме они группируются вначале  по функциям деятельности фондообразователя, а затем по хронологическому признаку.

Хронологически-тематическая или  тематически-хроноло- 
гическая схемы систематизации единиц хранения применяются по отношению к небольшим по объему фондам, а также к отдельным архивным коллекциям. В первом случае единицы хранения располагаются сначала по хронологии, и внутри каждого года по отдельным темам (вопросам); во втором случае единицы хранения сначала группируются по темам (вопросам), а затем внутри каждой темы по хронологии.

Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы применяются для систематизации единиц хранения фондов бесструктурных организаций, — сначала по хронологии, и внутри каждого года по видам единиц хранения; или же сначала по видам единиц хранения (приказы, протоколы и др.), и внутри каждого вида по хронологии.

При выборе признаков группировки  единиц хранения в пределах названных  схем систематизации учитывается значение того или иного признака для отражения  делопроизводственной и смысловой  связи между единицами хранения каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации.

Как правило, выделяются в особые группы, систематизируются обособленно и вносятся в отдельные описи документы по личному составу, а также отчеты по научным темам в научно-исследовательских организациях, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в контрольных органах и т.д.

Схемы систематизации единиц хранения фондов личного происхождения определяются составом фондообразователей (отдельное  лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объемом документов фонда.

Единицы хранения, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, выбор схемы систематизации определяется характером деятельности конкретной организации, составом и объемом ее документов. Для фондов однотипных организаций используется одинаковая схема систематизации.

Систематизация документов коллекций  определяется тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилий авторов. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут быть объединены по различным признакам, исходя из их объема и состава.

Систематизация документов, находящихся  в состоянии россыпи, документов личного происхождения, или других документов, по каким-либо причинам поступивших в архив в необработанном состоянии, осуществляется в следующем порядке:

• определяются фондовая принадлежность документов и структурные части фондов, к которым они могут быть отнесены;
• при отсутствии ранее сформированных единиц хранения или невозможности их восстановления формируются новые единицы хранения (по номинальному, корреспондентскому и другим признакам);
• если в россыпи сохранились отдельные единицы хранения или есть возможность их восстановить, то документы включаются в единицы хранения, к которым они относятся.

Заключение

Каждое  учреждение, выполняя свои функции, создает  документы и получает их извне. Совокупность документов, образовавшихся в деятельности организации либо лица, называется документальным фондом.

Во  многих учреждениях нет штатной  единицы архивариуса, и за архив  отвечает кто-то из работников делопроизводственной службы. Такому работнику необходимо знать функции ведомственного архива и методику проводимых в архиве работ.

В процессе делопроизводства создаются  в основном текстовые документы. Но в массиве документов проектных  организаций, конструкторских бюро, предприятий, ряда НИИ общегосударственный  интерес представляет преимущественно  научно-техническая документация, и  все документы этих организаций, подлежащие постоянному хранению, в  том числе управленческие, должны передаваться в специальные архивы научно-технической документации. Работа же с управленческой документацией  этих организаций ведется на основании  Единой государственной системы  делопроизводства (ЕГСД), поэтому эти  организации в учебнике упоминаются. Объектом изучения являются документы, законченные делопроизводством, находящиеся  в структурных подразделениях и  в архиве учреждения, вопросы организации  этих документов, обеспечения их сохранности  и использования в интересах  общества.

Список  литературы

1. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение 
   3-е изд., доп. - М.: Академия, 2005. - 272 с.
2. Ульянина Е.А. Курс лекций. Архивоведение: Высшее образование – 147 с.
3. Санникова Н.А. Архивоведение: Самара, изд-во СГАКИ. 2006 г. – 16 с.