Подготовка дела для сдачи в архив

 

5. Передача дел на архивное хранение

 
 Документы постоянного и долговременного сроков хранения, законченные делопроизводством, подлежат передаче структурными подразделениями в архивы организаций через год, а документы по личному составу - через пять лет после завершения их в делопроизводстве. 
 Документы со сроками хранения до 10 лет включительно хранятся в структурных подразделениях и по истечении установленных сроков хранения и практической необходимости уничтожаются. При ликвидации (реорганизации) организации приему в соответствующие архивы подлежат все документы независимо от сроков их хранения.

Передача документов в архив организации производится один раз в год полностью за весь календарный год.

Если отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстве для текущей работы, архив оформляет выдачу дел во временное пользование и контролирует их состояние и хранение. Вместе с делами в архив организации передаются регистрационно-контрольные карточки на документы.

При приеме дел в архив организации сверяются данные описей (индекс, заголовок дела, даты, количество листов) с описанием на обложке дела и с фактическим содержанием документов в деле.

После приема дел заведующий архивом организации или его заместитель расписывается на всех экземплярах годового раздела описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годового раздела описи возвращается структурному подразделению.

При реорганизации или ликвидации организации порядок передачи и дальнейшего использования документов организации предусматривается в приказе о ее реорганизации и ликвидации. При реорганизации организации ее приемник принимает по акту незавершенные делопроизводством дела реорганизуемой организации и архив. Передача документов ликвидируемой организации входит в обязанности ликвидационной комиссии.

Заключение

 

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению.

Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся короткие сроки а затем выделяются к уничтожению. 

Организация может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самой организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

 

1. Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь: Закон Президента Республики Беларусь, 25 ноября 2011 года, № 323-З // Эталон – Беларусь / Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. – Минск,2013.
2. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие / М.В. Кирсанова. – Минск: ИНФРА-М, 2011.
3. Мишина Л.А. Документация. Делопроизводство / Л.А. Мишина. – Минск: Амалфея, 2010.