Отчёт по практике ПАТ «Глорія Джинс»

Номенклатура справ  кадрової служби розробляється відповідно до форми, встановленої постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» від 17 жовтня 1997 року № 1153 та наказом Держкомархіву України «Про затвердження Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій» від 16 березня 2001 року № 16, що містить п’ять граф.

Перша графа «Індекс  справи» складається з індексу кадрової служби за штатним розписом або індексу, закріпленого за напрямком управлінської діяльності, й порядкового номера справи, наприклад: 04–1, 04–10, 04–15, де 04 — індекс кадрової служби (напрям управлінської діяльності), 1, 10, 15 — порядкові номери справ.

У другій графі «Заголовок справи (тому, частини)» у стислій  узагальненій формі заголовки справ  відтворюють склад і зміст  документів, включених до них після  виконання. Основну частину заголовка  справи становить виклад питання, з  приводу якого її заведено, наприклад: Накази з кадрових питань, Протоколи засідань атестаційної комісії та документи до них.

Розміщення заголовків має відповідати ступеню важливості вирішуваних питань. Як правило, першою розміщують групу справ, що включає  документи органів вищого рівня (укази, постанови, накази, доручення) , далі йдуть такі групи:

 – організаційно-нормативна документація підприємства (положення, інструкції, рішення тощо);

– розпорядча документація з кадрових питань (накази, розпорядження);

– планово-звітна документація і листування;

– документація з персоналу (особові справи, особові картки), обліково-довідкова документація (книги, журнали, картотеки).

Остання справа обов’язково  має містити перший примірник  номенклатури справ структурного підрозділу. Особові справи, особові картки та трудові книжки працівників включають до номенклатури справ як групи документів з присвоєнням кожній з них окремого індексу.

Третя графа «Кількість справ (томів, частин)» заповнюється наприкінці календарного року, коли стає відомо, скільки справ утворилося за рік.

У четвертій графі  «Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком» напроти  заголовка кожної справи проставляються строки зберігання і відповідні номери на підставі Переліку типових документів, що створюються у діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року № 41 (далі — Перелік): 5 р./ст. 366; Постійно/ст. 679.

Для окремих справ  встановлено строк зберігання 75 років. Тривалість зберігання таких  справ після їх завершення дорівнює різниці: 75 років — «В», де «В»  — вік особи на момент закінчення справи. Наприклад, особова справа працівника, закінчена діловодством тоді, коли йому виповнилося 60 років, має зберігатися в архіві підприємства 15 років (75 – 60 = 15). Строк зберігання справи обчислюється з 1 січня року, наступного за роком закінчення справи.

У п’ятій графі «Примітка» роблять позначки про перехідні  справи, про заведення і включення  нових справ тощо.

Наприкінці року номенклатура справ має бути закрита підсумковим  записом, в якому зазначають кількість  фактично заведених за рік справ  за відповідними категоріями. Підсумковий запис підписує посадова особа, відповідальна за кадрове діловодство (діловодство з персоналу)[7, с. 21].

Під формуванням  справ мається на увазі віднесення документів до визначеної справи і  систематизація документів у справі. Розподіл документів у справі виконується відповідно до номенклатури справ. Правильне та своєчасне занесення документів до справи забезпечує швидкість пошуку документа та його збереження. Основними нормативними документами, в яких досить повно викладені вимоги щодо формування, оформлення та зберігання справ, є "Основні правила роботи відомчих архівів" та ДСДЗУ.

Формують та зберігають справи в структурних  підрозділах за місцем складання  документів. Розпорядчі документи, листування та найважливіші внутрішні документи формують і зберігають в секретаріаті керівництва або в канцелярії. В невеликих суб'єктах всі справи можуть зберігатися централізовано у секретаря. У великих суб'єктах в структурних підрозділах виділяються особи, відповідальні за зберігання документів і формування їх у справи.

На кожну названу  в номенклатурі справу до початку  року заводиться папка, на яку переноситься заголовок. На обкладинці справи крім заголовка вказується назва суб'єкта, структурного підрозділу, індекс справи за номенклатурою і термін зберігання (на справах постійного збереження вказується "Зберігати постійно"). Під час виконання документи розкладаються секретарем або особою, відповідальною за цю роботу в структурному підрозділі, тільки в ті справи, що були раніше визначені для них номенклатурою справ. Підшивання документів у справу потрібно робити в той же день до кінця робочого дня. Опрацьовані документи повинні мати відмітку про виконання. Якщо з'явились документи, справа для яких не передбачена номенклатурою, на них заводиться самостійна справа, назва якої дописується в номенклатуру під резервним номером. Для поточного зберігання документів використовують папки-швидкозшивачі або більш зручні папки-реєстратори [8, с. 139].

Документи заносяться в справу в одному екземплярі. Чернетки і численні копії, за винятком чернеткових і дублетних екземплярів особливо важливих документів, до справи не підшиваються. Копії підшиваються в тому випадку, якщо на них є візи, резолюції та інші нотатки, що доповнюють дані першого екземпляра.

В справу документи підшиваються в хронологічній послідовності. Це означає, що документи розміщують в послідовності вирішення питання, причому в листуванні документ-відповідь повинен бути підшитим за документом-запитом. Хронологія, таким чином, зберігається за ініціативними документами. Розпорядчі документи-накази, розпорядження, ухвали підшиваються чітко за хронологією.

Допустима алфавітна  систематизація однорідних документів усередині справ, коли використовуються прізвища авторів, назви суб'єктів, кореспондентів, назви адміністративно-територіальних одиниць та ін. Документи, що мають порядкову нумерацію (квитанції, накладні тощо), групуються в нумераційному порядку.

Підготовка документів до зберігання та використання включає: експертизу цінності документів; оформлення справ; складання описів справ; передачу справ до загального відділу апарату облдержадміністрації та забезпечення схоронності документів.

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання. Для організації та проведення експертизи цінності документів в ПАТ «Глорія Джинс» створюється постійно діюча експертна комісія, яка діє на підставі положення, затвердженого заступником голови – керівником ПАТ «Глорія Джинс». Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатур справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.

Вилучення документів для  знищення і складання про це акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого  строків зберігання за цей же період; акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, розглядаються на засіданнях експертної комісії одночасно з описами справ. Акти та описи справ постійного зберігання та з особового складу затверджуються заступником голови – керівником ПАТ «Глорія Джинс» після їх затвердження експертно-перевірною комісією Державного архіву Луганської області.

Після затвердження акта про вилучення документів для  знищення, документи, включені до акта, здаються до відділу господарського забезпечення ПАТ «Глорія Джинс» для утилізації. Документи ПАТ «Глорія Джинс» групуються у справи після закінчення діловодного року. В залежності від строків збереження проводиться повне або часткове оформлення справ.

Повному оформленню підлягають справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Повне оформлення справи передбачає: підшивку та оправлення справ у тверду палітурку; нумерацію аркушів у справі; складання засвідчувального напису; оформлення обкладинки справи (або внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи); складання внутрішнього опису документів. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому (спрощеному) оформленню; справи допускається зберігати без підшивки, аркуші не нумерувати, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводити, засвідчувального напису не складати, а облік в цьому випадку ведеться за номенклатурою справ [3, с. 124].

Обкладинка справ постійного і тривалого строків зберігання оформляється за встановленою формою. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери розпоряджень, наказів, протоколів, види і форми звітності тощо). Дата на обкладинці справи відповідає року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: «є документи за ... роки».

На обкладинках справ, що складаються з кількох томів, проставляються дати першого і останнього документів кожного тому. У разі зазначення точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число  і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом. На обкладинці справи проставляється номер справи за описом. У разі зміни назви структурного підрозділу ПАТ «Глорія Джинс» протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншого структурного підрозділу на обкладинці зазначається нова назва підрозділу. Написи на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або обкладинки справ оформлюються за допомогою комп’ютеру.

На всі завершені  діловодством справи постійного і тривалого  зберігання та справи з особового  складу повинні складатися описи  окремо з кожного виду справ. Описи  справ ПАТ «Глорія Джинс», кожного структурного підрозділу ПАТ «Глорія Джинс» складаються за встановленою формою. Описи справ структурного підрозділу ПАТ «Глорія Джинс» складаються посадовою особою, відповідальною за стан діловодства у цьому підрозділі, за методичною допомогою посадової особи, відповідальної за ведення архівної справи ПАТ «Глорія Джинс».

Опис справ структурного підрозділу ПАТ «Глорія Джинс» складається з дотриманням таких правил: номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери найменування категорії документів, що входять до опису, та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до опису справи. Графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис на справи тривалого строку зберігання повинен мати додаткову графу «Строк зберігання, стаття за переліком». Графа опису «Примітка» використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам ПАТ «Глорія Джинс», про наявність копій тощо. Систематизація справ структурного підрозділу, що включаються до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і ПАТ «Глорія Джинс» в цілому. Кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів, то кожний том вноситься до опису під окремим номером. У разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю). Справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.

Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством року [3, с. 130].

Опис справ структурного підрозділу ПАТ «Глорія Джинс» підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з начальником загального відділу ПАТ «Глорія Джинс» і затверджується керівником цього структурного підрозділу. Опис справ структурного підрозділу ПАТ «Глорія Джинс» складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до загального відділу ПАТ «Глорія Джинс», а другий залишається як контрольний примірник у підрозділі. З описів справ структурних підрозділів ПАТ «Глорія Джинс» складаються зведені описи справ ПАТ «Глорія Джинс». Зведений опис справ постійного строку зберігання ПАТ «Глорія Джинс» складається посадовою особою, відповідальною за ведення архівної справи ПАТ «Глорія Джинс», у чотирьох примірниках і підлягає обов’язковому схваленню експертної комісії ПАТ «Глорія Джинс» та експертної комісії Держархіву Луганської області. Для схвалення до Держархіву Луганської області надсилаються всі чотири примірники описів, один з яких після схвалення залишається у Держархіві, а решта повертається ПАТ «Глорія Джинс». Відповідно до схвалених описів ПАТ «Глорія Джинс» передає справи до Держархіву області в установлені строки. Зведені описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так, як і описи справ постійного зберігання. Описи справ тривалого строку зберігання Держархівом Луганської області не схвалюються.