Отчет по производственной практике Администрация муниципального образования «Город Ижевск»

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ 

«УДМУРТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

 

Институт права, социального  управления и безопасности

 

Кафедра информационной  безопасности в управлении.

 

 

 

 

 

 

Отчет

 по производственной практике

Администрация муниципального образования «Город Ижевск»

 

 

 

 

Выполнила:

Студентка группы 0-350800-31(к)

Специальности: «Документоведение

и ДОУ»

Гулина Мария Ивановна

Руководитель практики:

Начальник сектора 

документационного обеспечения

Байкузина В.П.

Руководитель практики от УдГУ:

старший преподаватель кафедры  ИБУ

Волкова И.А.

 

 

Ижевск 2013

 

Оглавление

Введение 3

1. Характеристика организации 4

1.2. Управление  документационного обеспечения  и обращений граждан…………………………………………………………………………….5

2. Система документации 8

3. Организация документооборота, исполнение и хранение документов 10

3.1 Организация доставки документов 10

3.2. Регистрация документов 10

3.3. Прием,  обработка документов…………………………………………………………..…………10

3.4. Работа исполнителей с документами 10

3.5. Составление номенклатуры дел 12

3.6.  Формирование и оформление дел 13

3.7. Организация хранения документов 13

3.8. Экспертиза ценностей документов 14

Заключение 16

Приложение………………………………………………………………………………………………………17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

С 17 июня 2013 г. по 26 июля 2013 г. я проходил производственную практику в Администрации города Ижевска в Управлении документационного обеспечения и обращений граждан (Сектор документационного обеспечения).

Целью производственной практики является:

• Изучение организации работы с документами с момента создания или получения до архивного хранения;
• Формирование практических навыков работы с документами;
• Анализ организации и работы службы документационного обеспечения управления.

Задачи практики:

• Обеспечение и проверка профессиональной готовности к самостоятельной трудовой деятельности и выполнению основных профессиональных функции в соответствии с квалификационными требованиями;
• Закрепление, углубление и расширение знаний в области организации и технологии документационного обеспечения управления;
• Изучение всех этапов движения документов;
• Изучение организации деятельности и структуры службы документационного обеспечения управления;
• Развитие профессионального мышления;
• Приобретение и закрепление практических умений и навыков выполнения основных видов работ в области документационного обеспечения деятельности аппарата управления;
• Приобретение опыта работы в делопроизводстве.

 

 

1.Характеристика организации

 

Администрация города (исполнительно-распорядительный орган муниципального образования  “Город Ижевск”) наделяется Уставом города Ижевска полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Удмуртской Республики.

Администрация города Ижевска  осуществляет свою деятельность в целях  обеспечения конституционного права  граждан на местное самоуправление. Администрация решает вопросы местного значения, осуществляет властные полномочия и оказывает государственные  услуги в соответствии с Федеральным  законом от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».

В ведомстве Администрации  находятся следующие вопросы:

-Управление муниципальным имуществом;

-Управление водными, земельными  ресурсами и полезными ископаемыми;

-Управление градостроительством  и архитектурой;

-Благоустройство;

-Жилищно-коммунальное хозяйство;

-Поддержание общественного  порядка;

-Финансы и экономическое  развитие города;

-Социальная поддержка  населения;

-Работа с обращениями  граждан и организаций;

-Проведение культурных, спортивных мероприятий;

-Транспорт, в том числе  общественный;

-Установление, изменение  и отмена местных налогов;

-Связь;

-Предупреждение и ликвидация  чрезвычайных ситуаций;

-и т.д.

Структура Администрации  города утверждается Городской думой  по представлению Главы Администрации  города. (Приложение 1)

Администрация города состоит  из:

1) территориальных органов  – администраций районов города, являющихся структурными подразделениями  Администрации города, наделяемых  в установленном порядке статусом  юридического лица (далее - администрации  районов города);

2) отраслевых (функциональных) органов – структурных подразделений  Администрации города, наделяемых  в установленном порядке статусом  юридического лица;

3) отраслевых (функциональных) органов – структурных подразделений  Администрации города, не наделенных  статусом юридического лица.

Администрации районов города, отраслевые (функциональные) органы, наделяемые статусом юридического лица, учреждаются  Городской думой по представлению  Главы Администрации города и  действуют на основании Положений  о них, утверждаемых Городской думой.

Отраслевые (функциональные) органы, не наделенные статусом юридического лица, осуществляют свою деятельность на основании Положений о них, утверждаемых Главой Администрации  города.

Администрация руководствуется в своей деятельности в первую очередь Решением, принятым Городской думой города Ижевска 16 июня 2005 года №333 «О принятии Устава муниципального образования «Город Ижевск» (Устав города Ижевска). В этом документе отражены основные принципы, права, полномочия Администрации города, а также полномочия и порядок избрания Главы муниципального образования.

1.2 Управление документационного обеспечения и обращений граждан (Сектор документационного обеспечения)

 

Управление занимается регистрацией и обработкой документов, поступающих  от юридических лиц и государственных органов любого уровня. Прием обращений граждан осуществляет Отдел обращений граждан.

Управление выполняет  следующие функции:

- осуществление решений общих вопросов по документационному обеспечению;

- обеспечение методического руководства и помощи по организации делопроизводства в отделах;

- осуществление контроля соблюдения правил делопроизводства в Администрации;

- контроль сроков рассмотрения работниками Администрации поступившей корреспонденции;

- организация работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (прием, регистрация, учет, контроль сроков исполнения поступившей корреспонденции работниками Администрации);

- подготовка организационно-распорядительных документов по вопросам документационного обеспечения управления;

- подготовка приказов по вопросам основной деятельности Администрации совместно со специалистами отделов;

- осуществление проверки правильности формирования и оформления дел в отделах Администрации;

- разработка номенклатуры дел Администрации, инструкции по делопроизводству;

- организация и проведение заседания постоянно действующей Экспертной Комиссии;

- проведение работы по обеспечению сохранности документов, правильному ведению делопроизводства, разработка положения об архиве и экспертной комиссии, участие в разработке номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству;

- организация информационного обслуживания сотрудников Администрации;

- проведение экспертизы ценности и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

- организация документационного обеспечения Администрации;

- обеспечение своевременного приема, регистрации и учета поступившей служебной корреспонденции;

- систематизация и обработка регистрационно-контрольных карточек;

- внесение информации о движении поступившей корреспонденции в электронную базу данных;

- прием телефонных обращений граждан и юридических лиц, государственных органов;

- внесение информации об исходящей корреспонденции в электронную базу данных.

Сектор документационного  обеспечения представляют 4 сотрудника. Ведущий специалист, который является начальником Сектора документационного  обеспечения управления, и 3 специалиста. Общим руководством Управления ведает начальник Управления.

Сектор документационного  обеспечения расположен на первом этаже  здания, пропуск получать не нужно. Это сделано для удобства граждан  и представителей юридических лиц  – можно принести документ собственноручно  и его зарегистрируют в тот  же момент, тем самым документ максимально  быстро будет рассмотрен у соответствующего руководителя.

Каждое рабочее место  оборудовано всем необходимым для  работы. Телефоном, персональным компьютером  с установленным программным  обеспечением (система электронного документооборота «Олимп», Абби Ридер, почтовый месседжер), сканером с функцией двухстороннего копирования, канцелярскими принадлежностями. В помещении имеется производительный принтер-копир, который управляется посредством локальной сети.

Доставка документов в  структурные подразделения осуществляется самими работниками или водителями. Для этого в Секторе оборудована  специальная система ячеек с  указанием названий структурных  подразделений. Специалисты сектора  кладут обработанные документы в  ячейки, после чего их забирают.

2. Система документации в Администрации города Ижевска

 

В Администрации имеются следующие системы документации:

1. Организационная документация (положение, инструкции, уставы, штатное расписание).
2. Распорядительная документация (приказ, указ, постановление, решение).
3. Информационно-справочная документация (протокол, письма, справки, докладная записка, заявления, представление, положение).
4. Документация по личному составу (приказы, личные карточки, трудовые книжки).
5. Система стандартов (административные регламенты, перечни).

 

Устав

Одним из основных организационных  документов Администрации является устав.

Устав включает следующие разделы:

1. Общие положения;
2. Состав и границы территории муниципального образования;
3. Вопросы местного значения и полномочия органов местного самоуправления;
4. Формы непосредственного осуществления населением местного самоуправления и участия населения муниципального образования «город Ижевск» в осуществлении местного самоуправления;
5. Органы местного самоуправления и должностные лица местного самоуправления;
6. Муниципальные правовые акты;
7. Экономическая основа местного самоуправления;
8. Ответственность органов местного самоуправления и должностных лиц;
9. Заключительные и переходные положения.

 

Штатное расписание

Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный  состав организации, с указанием  заработной платы.

Штатное расписание оформлено  по форме общего бланка , на формате А4. Входит наименование организации, код по ОКУД, ОКПО, вид документа (Штатное расписание), дата, номер, место составления, заголовок к тексту (На 2012-2013 год).

Штатное расписание утверждено руководителем организации. В случае изменения штатного расписания, составляется на отдельном листе. Составляется уведомление с изменением штатного расписания и определенной должности и сообщается работнику.

 

Приказ

Приказ по основной деятельности Администрации города Ижевска оформляется на бланке приказа и имеет следующие реквизиты:

1. Наименование организации;
2. Наименование вида документа;
3. Дата документа;
4. Регистрационный номер документа;
5. Место составления;
6. Заголовок к тексту;
7. Текст;
8. Подпись.

На бланке указано полное наименование организации в соответствии с Уставом (Администрация муниципального образования «Город Ижевск»). Наименование организации указано на русском языке и на национальном языке республики. На национальном языке (удмуртском) наименование организации расположено на левой стороне листа, на русском языке – правая сторона.

Наименование вида документа  указано снизу, между наименованием организации, в именительном падеже, прописными буквами, в конце точка отсутствует.