Отчет по практике в войсковой части

Основные данные о работе

Версия шаблона	2.1
Филиал	НАЧОУ ВПО Современная гуманитарная академия Южно - Сахалинский филиал
Вид работы	Отчет по практике
Название дисциплины	2241 – Учебная практика
Тема	Документ в аппарате управления, основные инстанции прохождения документа в министерстве РФ.
Фамилия студента	Гарбар
Имя студента	Светлана
Отчество студента	Викторовна
№ контракта	05400090201107
Ф.И.О. научного руководителя, степень, звание
Направление на практику

 

.

Содержание

Введение…………………………………………………………………..……….3

Основная часть……………………………………………………………………4

1 Общие положения………………………………………………………………4

2 Организация документооборота  в воинской части …………………………6

3 Подготовка и оформление отдельных  видов документов…………………..8

Заключение………………………………………………………………………..11

Список использованных источников   ……..……………………………………12

Приложения……………………………………………………………………….13

Введение

Я,  студентка IV курса факультета экономика Южно – Сахалинского филиала Современной Гуманитарной Академии, проходила учебную практику в войсковой части.

Целью учебной практики явилось изучение порядка приема, регистрации, учета, подготовки, оформления, отправки и хранения служебных документов  в воинских частях.

Все возможные работы со служебными документами в воинских частях регулируются законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации,  правовыми актами Министерства обороны, а также Временной инструкцией

Я  привлекалась к оформлению разнообразных документов: это и приказы об увольнении и приеме на работу, справки военнослужащим и гражданскому персоналу, личные дела и многое другое.

Наличие документов в войсковой части многообразно и многие из них имеют свои особенности оформления, и поэтому работа с ними занимает немало времени и сил. Мало того это требует специальных знаний и навыков.

Основная часть

1 Общие положения

1. Временная инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации определяет порядок приема, регистрации, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, использования, отправки и хранения служебных документов в Вооруженных Сил Российской Федерации.

4. Работа со служебными документами в воинских частях регулируется законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации, правовыми актами Министерства обороны и настоящей Временной инструкцией.

5. Служебная переписка по различным  вопросам служебной деятельности  ведется между воинскими частями  в порядке подчиненности, воинскими  частями, не подчиненными друг  другу, а также с органами и  организациями, не входящими в Вооруженные Силы, гражданами.

Ведение служебной (внутренней) переписки между подразделениями воинской части, между отделами и службами и им равными в объединении и ниже, а также внутри департаментов, главных управлений, управлений, комитетов, инспекций, направлений, отделов и служб запрещается.

6. Служебная переписка в Вооруженных  Силах ведется на русском языке.

11. Командиры воинских частей несут ответственность за организацию делопроизводства

13. Военнослужащие и лица гражданского  персонала, работающие со служебными документами и изданиями, обязаны:

а) знать и выполнять требования, установленные настоящей Временной инструкцией;

б) быть бдительными, не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате служебных документов и изданий;

в) Знакомить других исполнителей и передавать им служебные документы только с разрешения своего непосредственного командира;

г) передавать служебные документы из одного подразделения воинской части в другое только через делопроизводство. Допускается передача служебных документов военнослужащим и лицам гражданского персонала для временного пользования (для работы) под расписку в реестре. В этом случае исполнитель обязан получить служебные документы обратно под расписку в этом же реестре. Подписи за получение служебных документов необходимо расшифровывать;

д.) давать справки по служебным документам и сообщать сведения, содержащиеся в них, лицам, не имеющим отношения к этим документам, только с разрешения командира воинской части или начальника штаба воинской части;

е) немедленно сообщать своему непосредственному командиру об утрате или недостаче служебных документов, удостоверений, пропусков, ключей от помещений, хранилищ, сейфов, в которых хранятся служебные документы, личных печатей, штампов, а также об обнаружении излишних и неучтенных служебных документов и изданий;

ж) при убытии из воинской части в установленном порядке своевременно передать все числящиеся за ними служебные документы другим лицам или сдать в делопроизводство;

з) своевременно сдавать в делопроизводство служебные документы и издания, надобность в которых миновала;

и. предъявлять все числящиеся за ними служебные документы и издания сотрудникам делопроизводства по их требованию.

14. Лицам, работающим со служебными документами и изданиями, запрещается:

а) сообщать устно или письменно служебные сведения о характере выполняемой работы, проводимых воинской частью мероприятиях;

б) излагать личные просьбы на бланках с наименованием воинской части;

в) самовольно провозить и пересылать за границу служебные документы и издания, не подлежащие опубликованию в открытой печати;

г. изготавливать не предусмотренные настоящей Временной инструкцией блокноты, записные книжки, тетради, бланки, визитные карточки и т.п. с наименованием воинской части или должности командира;

д. вести разговоры, связанные с содержанием служебных документов, в присутствии посторонних лиц.

2 Документ и документооборот в воинской части

Документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Важный вид документов - различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;

Служебный документ должен отвечать следующим требованиям:

а) соответствовать законодательным актам Российской Федерации и другим служебным документам вышестоящих командиров;

б) основываться на фактах и содержать достоверную и аргументированную информацию, конкретные и реальные для исполнения указания или предложения;

в) не дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, быть увязан с ними, а при необходимости иметь ссылки на них;

г) обеспечивать возможность его обработки, размножения и копирования при помощи оргтехники;

д.) соответствовать утвержденной (установленному) форме (образцу), если таковая предусмотрена.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.

В воинской части несекретное делопроизводство возлагается на строевую часть. Ответственным за делопроизводством является старший помощник начальника штаба по кадрам и строевой части. У него в подчинении находятся несколько делопроизводителей, между которыми распределяются их функциональные обязанности.

Основные задачи делопроизводства:

а) прием, регистрация, учет, отправка и хранение служебных документов и изданий;

б) доклад командованию поступивших служебных документов и передача их на исполнение в соответствии с указаниями командования;

в) формирование и оформление дел;

г) выдача исполнителям служебных документов, изданий и дел для работы;

д.) контроль над соблюдением исполнителями правил хранения служебных документов и изданий, обращения с ними, а также за своевременным возвращением их в службу делопроизводства;

е)  учет печатей и штампов, электронно-вычислительных машин и контроль над их использованием;

ж) подготовка и передача служебных документов в архивы, а также отбор и уничтожение служебных документов и архивных материалов;

з) учет, хранение и выдача бланков строгой отчетности; учет, хранение и выдача исполнителям рабочих тетрадей и других носителей информации.

Доставка и отправка документов осуществляется в основном средствами почтовой связи.

В воинской части разделяют документы на входящие (те, что поступили из других организаций), исходящие (те, что отправили в другие организации) и внутренние (те, что создаются в войсковой части и не выходящие за ее пределы).

Все поступившие документы делопроизводитель проверяет и регистрирует в журнале учета служебных документов. (Приложение № А) Регистрация документов осуществляется в день их поступления. При регистрации на все документы ставятся установленные штампы с указанием входящего номера и даты регистрации. Затем документы отдаются командиру части на рассмотрение, и после того как он поставил резолюцию на исполнение другим должностным лицам. Все отработанные  документы формируются и подшиваются в дела. Как правило, дела заводятся на год. В каждой воинской части в конце года составляется номенклатура дел, в которую вносятся все вновь заводимые дела, а так же дела, не законченные  ведение в прошлом году. Те документы, которые нужно отправить регистрируются в журнале учета служебных  документов и отправки. Отправка документа включает в себя следующие этапы: сортировка, адресование, составление сопроводительных писем, вложение в конверты, заклеивание, проверка всех адресных данных и сдаче в почтовое отделение. Все записи в книгах и журналах учета производятся чернилами или пастой фиолетового, синего или черного цветов. Служебные документы, дела, книги и журналы учета, не имеющие какой, либо ценности, а также у которых истек срок хранения, уничтожаются. Отбор и уничтожение производится комиссией с составлением соответствующего акта путем сожжения.

3 Подготовка и оформление отдельных видов документов

Как уже упоминалось в войсковой части большое количество разнообразных документов. Это  приказы, директивы,  приказания, указания, рапорта, справки и т.д.

Один из главных считается приказ.

Приказ - основной распорядительный служебный документ военного управления, издаваемый на правах единоначалия командиром  воинской части. 
      Командир  воинской части в соответствии со ст. 92 Устава внутренней службы ВС РФ отдает письменные приказы по строевой части, по боевой подготовке и другим вопросам, право, регламентировать которые ему предоставлено.

        Приказами  командира воинской части по  строевой части могут регламентироваться следующие вопросы:

      а) зачисление в списки личного состава воинской части, на обеспечение; 
     б) исключение из списков личного состава воинской части, с обеспечения; 
     в) изменения в персональных учетных данных личного состава; 
       г) нахождение на лечении и возвращение на службу из лечебного учреждения, а также убытие в командировку, отпуска, на учебу и обратно; 
     д.) назначение на воинские должности, присвоение воинских званий; 
     е) прием на работу, перевод на другую работу и увольнение с работы  гражданского  персонала;

       з) применение поощрений и наложение взысканий; 
       и) другие вопросы, право решения, которых предоставлено командиру воинской части.

 В приказе текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным, а сокращения, применяемые в тексте должны быть официально принятыми.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит строевая часть на основании соответствующих представлений.

Приказы подписывает командир войсковой части.

На сегодняшний день в войсковой части преобладающим способом издания приказов является компьютерная печать, но отдельные документы, например, такие как рапорт, разрешается писать от руки.

В приложении № 1 я привела пример оформления приказа на убытие в отпуск гражданского персонала. Приказ печатался на стандартном листе А4 (210x297 мм)

используя шрифт Times New Roman размером N 12-16 через 1-2 межстрочной интервал. Все оформляемые документы, в том числе и приказы, имеют поля не менее 2 см - левое, 1 см – правое, 2 см – верхнее, 2 см – нижнее. (Приложение № 2)

При подготовке служебных документов в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти могут оформляться следующие реквизиты документов:

1) Государственный герб Российской  Федерации.