Отчет по практике в ЗАГСе (архив)

Введение

В период с 21 марта 2014 по 2 апреля 2014 я проходила производственную практику в отделе записи актов гражданского состояния Пролетарского района города Ростова-на-Дону. Основной задачей, которую была поставлена передо мной, было изучение нормативных актов по архивному делу, описание документов и дел, экспертиза ценности документов, составление описей документов архивного фонда, изучение организационно-правовых основ создания и работы архива организации, обеспечение сохранности документов, а также изучение технических средств управления в ЗАГС, средств обработки текстовой информации, копировальной техники и средств размножения документов, и наконец, средства хранения, поиска и передачи документированной информации. Первые дни практики были направлены на ознакомление с руководством отдела, его должностным составом, рабочими помещениями, направлениями деятельности и объемом работы отдела и ведению инструктажа. В дальнейшем была предоставлена возможность непосредственного, детального ознакомления с полномочиями отдела а именно: регистрацией рождения, смерти, брака; расторжении брака, перемены имени, фамилии, отчества, прием и рассмотрение заявлений граждан о внесении изменений, дополнений, возобновления, а также аннулирование записей актов гражданского состояния и в установленном порядке хранения книг регистрации актов гражданского состояния. За время прохождения практики была ознакомлена с большим количеством документов, касающихся деятельности отдела. Также непосредственно сама принимал участие в делопроизводстве отдела. По окончании практики получил характеристику для предъявления в образовательное учреждение, которое направило меня на производственную практику. Подробно о деятельности отдела регистрации актов гражданского состояния рассказывается в следующих разделах отчета.

История ЗАГС в России

В дореволюционной России не существовало специальных органов. В то время большую роль в общественной жизни государства играла церковь, которая имела свое делопроизводство. В ведении Русской православной церкви находилась регистрация рождения, бракосочетания и смерти. Регистрация данных актов гражданского состояния осуществлялась в рамках совершения религиозных обрядов. Записи вносились в церковно-приходские книги. В 1721 г. по Указу Петра I церковные учреждения были включены в систему государственных органов России и все православное население Российской империи приписано к церковным приходам по месту проживания. Церковное делопроизводство осуществлялось духовными притчами храмов, канцеляриями консисторий и духовных правлений. Церковная реформа, проводимая в тот период в Российской империи, во многом способствовала исполнению законов, регулирующих вопросы семейного права и регистрации записи актов гражданского состояния, поскольку до указанного момента соблюдение законности зависело от знания и добросовестности священнослужителей. Начиная с 1722 г., рождение, бракосочетание и смерть стали регистрироваться в метрических книгах приходскими священниками. Метрическая книга состояла из трех частей: записи о рождении, браке и смерти.

     Правовой основой  создания в Советской России  органов ЗАГС явились декреты  Совета Народных Комиссаров Российской  Республики от 18 декабря 1917 г. «О  гражданском браке, о детях и  о ведении книг актов гражданского  состояния» и от 19 декабря 1917 г. «О  расторжении брака».

     Фактическое  создание органов ЗАГС состоялось  немного позже, а именно 4 января 1918 г., когда во исполнение вышеуказанных  декретов Народным комиссаром  юстиции и Народным комиссариатом  по местному самоуправлению утверждается  Инструкция «Об организации отделов  записей браков и рождений». В  соответствии с данным документом  при волостных (земских) и городских  управах, в городах Петрограде  и Москве – при районных  управах – начинают действовать  отделы записей браков и рождений. Заведующими в отделах являлись  председатели соответствующих управ. Кроме того, в отделе работали  секретарь и необходимое число  помощников. Однако при регистрации  заключения брака требовалось  обязательное присутствие председателя  управы либо его заместителя. В их обязанности входило уточнение  личности лиц, вступающих в брак, и соблюдение всех условий, установленных законодательством.

     Принятие данных  документов коренным образом  изменило старый порядок регулирования   брачно-семейных отношений и церковь  была отстранена от регистрации  актов гражданского состояния. Данная  норма нашла отражение в Декрете  от 23 января 1918 г. «Об отделении церкви  от государства и школы от  церкви», согласно пункту 8 которого  акты гражданского состояния  стали вестись исключительно  гражданской властью. В соответствии с Декретом от 18 декабря 1917 г. на территории Российской Республики стали признаваться лишь гражданские браки. Однако, в примечании к документу было указано, что «церковный брак наряду с обязательным гражданским является частным делом брачующихся». Декреты четко установили условия и порядок регистрации рождения и смерти, заключения и расторжения брака.

      Несмотря  на то, что после принятия вышеуказанных  документов церковь полностью  была отстранена от обязанностей  по регистрации актов гражданского  состояния, в некоторых регионах  страны из-за отсутствия тщательно  разработанных инструкций органы  ЗАГС и приходские храмы работали  параллельно вплоть до начала 20-х гг. В этот период между  причтами и органами ЗАГС шла  оживленная переписка по вопросам  передачи документов о регистрации  актов гражданского состояния  и выдачи повторных документов. И только в конце 20-х гг. архивы  метрических книг были почти  полностью переданы на хранение  отделам ЗАГС. Остальные документы  поступили на хранение в центральные  и местные государственные архивы.

      Нормативные  акты по вопросам деятельности  органов ЗАГС в начале 20-х гг. принимались различными государственными  органами: Наркоматом юстиции, Наркоматом  внутренних дел (далее – НКВД), Наркоматом по местному самоуправлению, Главархивом. Следует отметить, что именно с этого периода регистрации актов гражданского состояния стало отводиться не только демографическое, но и, в первую очередь, политическое значение.

      Общее руководство  органами ЗАГС РСФСР стал осуществлять  Центральный отдел ЗАГС при  НКВД РСФСР. Данным органом была  разработана структура ведомственной  и территориальной подчиненности  и соподчиненности органов ЗАГС.

      22 октября 1918 г. на заседании ВЦИК был  принят первый советский кодекс  – «Кодекс законов об актах  гражданского состояния, брачном, семейном  и опекунском праве». С принятием  данного документа семейное право  было выделено в отдельную  самостоятельную отрасль и регулирование  семейных отношений стало производиться  отдельно от гражданских. Семейные  отношения напротив, нуждались в  четком регулировании, в связи  с этим при отсутствии гражданского  законодательства и был принят  отдельный кодекс. В соответствии  с Кодексом 1918 г. регистрация актов  гражданского состояния окончательно  была передана гражданской власти.

    Органы ЗАГС  в то время вели: книги записей  рождений, книги записей смертей, книги записей отсутствующих, книги  записей браков, книги записей  разводов, книги заявлений о происхождении  зачатых детей, книги записей  лиц, изменивших фамилии и прозвища, и алфавит к ним.

     С 1918 г. начала  формироваться система консульских  учреждений РСФСР, уже в 1921 г. был  принят первый документ, регламентирующий их работу.

      В 1918-1919 гг. были намечены меры к изъятию  из церквей метрических книг  и размещению их в архивах при отделах ЗАГС.

     В связи  с образованием СССР в 1923 г. была  развернута подготовка к созданию  нового семейного кодекса и 19 ноября 1926 г. был принят Кодекс  РСФСР о браке, семье и опеке (далее – КоБСО). С введением в действие КоБСО (1 января 1927г.) отделы записей браков и рождений переименовываются в бюро записей актов гражданского состояния, которые создаются в городах и районных центрах. В развитие норм КоБСО 20 марта 1933 г. принимается Инструкция о порядке регистрации актов гражданского состояния, которая подробно регламентировала вопросы регистрации актов гражданского состояния. Учитывая политическую обстановку, сложившуюся в стране, начиная с 30-х гг. органы ЗАГС приобретают определенный статус.

      В июле 1934 г. органы ЗАГС как ведомство, хранящее первостепенную информацию  по текущему учету населения, были включены в структуру  Народного комиссариата внутренних  дел. Все сотрудники отделов ЗАГС  приобретают милицейские чины, начальники  отделов становятся лейтенантами. В соответствии с приказом  НКВД СССР от 27 августа 1937 г. руководство  работой органов по Союзу ССР  стал осуществлять Отдел актов  гражданского состояния НКВД СССР.

      После Великой  Отечественной войны требовалось  коренным образом перестроить  работу органов ЗАГС. В 1946 г. НКВД было переименовано в МВД.

      25 октября 1956 г. органы ЗАГС были выведены  из подчинения Министерства внутренних  дел и переданы в ведение  местных Советов народных депутатов.

      7 июня 1957 г. Совет Министров РСФСР принимает  постановление № 524 «Об организации  руководства ЗАГС». В соответствии  с данным документом в штатах  Совета Министров автономных  республик, крайисполкомов, облисполкомов  и горисполкомов городов республиканского  подчинения были утверждены должности  инспекторов по ЗАГС для руководства  и контроля за работой органов  ЗАГС. Методическое руководство  за работой органов ЗАГС согласно  указанному постановлению, было  возложено на Министерство юстиции  РСФСР (в составе центрального  аппарата Минюста был организован  отдел по ЗАГС). На основании  постановления Совета Министров  РСФСР от 07 июня 1957 г. № 524 Минюстом  РСФСР 20 января 1958 г. по согласованию  с МВД РСФСР и Минфином РСФСР  была разработана и утверждена  Инструкция о порядке регистрации актов гражданского состояния.

      В 1969 г. был  принят Кодекс о браке и  семье РСФСР, в соответствии с  которым регистрация актов гражданского  состояния в городах и районных  центрах стала производиться отделами (бюро) ЗАГС исполнительных комитетов районных, городских, Советов народных депутатов, а в поселках и сельских населенных пунктах – исполнительными комитетами поселковых и сельских Советов народных депутатов. Кодекс регулировал вопросы актов гражданского состояния вплоть до принятия Федерального закона от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния».

    Примерно в  таком виде семейное законодательство  и законодательство, регулирующее  вопросы регистрации актов гражданского  состояния, просуществовало вплоть  до 1968 г., когда были разработаны  «Основы законодательства о браке  и семье Союза ССР и союзных  республик». Данный документ стал  основой для разработки третьего  по счету Кодекса о браке  и семье, принятого 30 июля 1969 г.

       На смену  данному документу пришли Семейный  кодекс, принятый Государственной  Думой 8 декабря 1995 г., и Федеральный  закон от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ «Об  актах гражданского состояния», регулирующие в настоящее время  семейные отношения и вопросы  регистрации актов гражданского состояния.

1.2. Структура, функции, задачи служб ЗАГС

В целях улучшения деятельности записей актов гражданского состояния, единства определения их функций Пролетарским отделом ЗАГС было разработано Примерное Положение об отделе ЗАГС:

Основными задачами отдела ЗАГС являются:

1) осуществление государственной  политики Российской Федерации  в сфере государственной регистрации  актов гражданского состояния;

2) обеспечение соблюдения законности при государственной регистрации актов гражданского состояния на территории Читинской области в целях охраны имущественных и личных неимущественных прав граждан, а также в интересах государства;

3) дальнейшее совершенствование деятельности Управления ЗАГС улучшение качества правового, обрядового обслуживания граждан, повышение культуры ведения делопроизводства;

4) организация системы учета и отчетности методического обеспечения и проверки деятельности специалистов Управления ЗАГС, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния в муниципальных образованиях, принятие необходимых мер по предупреждению и устранению выявленных нарушений;

5) организация работы по улучшению материально-технического обеспечения Управления ЗАГС, формированию функционирования единой автоматизированной информационно-поисковой системы по регистрации актов гражданского состояния;

6) осуществление комплектования, учета, хранения архива книг по государственной регистрации актов гражданского состояния, создание надлежащих условий хранения архива записей актов гражданского состояния.

Управление ЗАГС в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

1) организует работу по регистрации актов гражданского состояния о рождении, смерти, заключении брака, расторжении брака, установлении отцовства, установлении усыновления, перемене имени; а также по изменению, исправлению записей актов гражданского состояния, аннулированию и восстановлению утраченных записей актов гражданского состояния на территории Читинской области;

2) руководит и осуществляет контроль на территории Читинской области за деятельностью специалистов Управления ЗАГС по регистрации актов гражданского состояния в муниципальных образованиях, обрядовому обслуживанию населения, разъяснению семейного законодательства и пропаганде укрепления семьи;