Отчет по архивной практике

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ВЛАДИВОСТОКСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ

ЭКОНОМИКИ И СЕРВИСА

 

ФИЛИАЛ В Г.НАХОДКЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОТЧЁТ

по ознакомительной  практике

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Студент

Гр.ДУ-06_____________________________________________________Разживина И.В.

 

Научный руководитель_________________________________________________Шелохвостова М.А.

 

Непосредственный 

руководитель_________________________________________________Евграфова С.Е.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Находка 2008

Опись документов

 

1 Путёвка........................................................................................................................................3

2 Программа практики..................................................................................................................5

3 Аналитическая докладная записка............................................................................................6

4 Характеристика...........................................................................................................................9

5 Список использованной литературы......................................................................................10

6 Приложения...............................................................................................................................11

 

Программа практики

 

Цели и задачи практики

 

В период прохождения архивной практики студенты должны закрепить теоретические  знания, полученные при изучении курсов по истории России, документоведению и другим специальным дисциплинам, уметь их применять. Студенты должны получить конкретное представление о структуре, функциях, задачах архивных учреждений и формах их работы. Отсюда выявляются основные задачи архивной практики:

1. Усвоение знаний и приобретение  первичных навыков работы в архивных учреждениях.

2. Получение знаний об архивных  документах и освоение методов  работы с ними.

3. Углубление представлений студентов о системе и принципах хранения документов, способах их систематизации, описания и т.д., позволяющих в дальнейшем более целенаправленно проводить изучение архивных материалов при написании дипломных работ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Аналитическая докладная  записка об итогах прохождения практики

 

Я, Разживина Ирина Владимировна, проходила ознакомительную практику в архивном отделе Администрации находкинского городского округа, г. Находка с 30.06.2008 г. по 28.07.2008 г. В ходе прохождения практики я выполнила следующие работы:

1. Ознакомилась с содержанием  и работой архива, историей архивного  отдела (см. Приложения – Историческая справка), изучила нормативно-правовые документы, определяющие организацию (уставы, положения, правила, инструкции).

• Архивное учреждение в широком смысле этого слова представляет собой учреждение, основное назначение которого состоит в организации хранения и использования документальных материалов, имеющих научное, политическое и практическое значение.

Документы прежде, чем попасть в  архив, подвергаются экспертизе ценности. Необходимость экспертизы объясняется  различным значением документальных материалов, их неравноценностью как источников информации.

2. Проводила экспертизу  научной и практической ценности  с полистным просмотром и отбором  документов из дел.

• Под экспертизой научной и практической ценности документов понимается определение научного, историко-культурного, народнохозяйственного значения документальных материалов, осуществляемое в целях установления сроков их хранения и отбора для включения в состав Государственного архивного фонда (ГАФ) страны.
• Основными критериями, определяющими ценность документальных материалов, являются прежде всего их содержание, т.е. значимость фактов, событий, лиц, вопросов, о которых говорится в документах, их авторская принадлежность, время и место образования. Одним из результатов работы по экспертизе является выделение документальных материалов, не подлежащих хранению.

В целях правильной организации  хранения и всестороннего использования  архивных материалов выполняется их научно-техническая обработка.

3. Осуществляла научно-техническую  обработку дел по личному составу, включающую формирование состава единиц хранения, их описание и систематизацию в пределах фонда.

• Хранение архивных материалов (а еще в большей степени их использование) затруднено, если они не описаны. Описание документальных материалов составляет одну из важнейших функций архивов. Основным объектом описания является единица хранения, которая поступает в архив в виде сформированных дел. Документы, входящие в каждую единицу хранения, нумеруются по листам.
• Описание единиц хранения первоначально производится на карточках, которые используются при каталогизации документальных материалов. Основными элементами описания единиц хранения являются: заголовок, крайние даты входящих в её состав документов, количество листов. Систематизация единиц хранения внутри фонда проводится по структурному строению самого фондообразователя (учреждения) в хронологической последовательности.

Большое место в деятельности архивных учреждений занимает работа по обеспечению  сохранности документальных материалов. Большая часть материалов размещается на стеллажах в коробках, предохраняющих их от повреждений, по фондам и единицам хранения.

4. Занималась картонированием в коробки и стеллажированием документов в архивохранилище.

• После проведения экспертизы ценности, научно-технической обработки и оформительских работ, документы систематизируют внутри фонда по годам и структурным частям, формируют связки дел и размещают их на стеллажах в архивохранилище.
• Картонирование документов, защищая дела от пыли и воздействия света, способствует обеспечению долговременной сохранности документов, удобству их размещения в архивохранилище, поиску и использованию документов.

В целях правильной организации, облегчения выполнения всех видов работ, особенно использования документальных материалов, в архиве создается инвентарная опись, которая является основным справочным пособием к материалам фонда и представляет собой основной учетный документ и справочное пособие архива.

5. Составляла опись  дел, а также устанавливала соответствия количества дел, зафиксированных в описях, с их фактическим наличием.

• Инвентарная опись – перечень единиц хранения одного фонда или его части, составленной в той же последовательности, в какой они расположены внутри фонда и в хранилищах. Если фонд имеет ряд описей, то они получают порядковые номера. Каждая опись снабжается итоговой записью, содержащей сведения о числе включенных в нее единиц хранения.
• На заглавном листе описи помещаются следующие данные: название архива, номер и название фонда, номер и название описи, крайние даты материалов, внесенных в опись. В оглавлениях перечисляются составные части описи и  разделы, в которые сгруппированы вошедшие в нее материалы, и указываются соответствующие им номера единиц хранения.

В использовании архивных материалов значительный удельный вес имеет справочная работа, призванная удовлетворить поступающие в архив запросы от учреждений и граждан о выявлении документов и выдаче на их основании справок, копий и выписок по конкретным вопросам.

6. Вела подготовку  архивных справок, выписок, копий, подтверждающих стаж, зарплату, владение граждан (см. Приложения – Архивные справки).

• Архивной справкой называется составленное и официальное заверенное архивом письменное сообщение о том, какие сведения и в каких документах данного архива имеются по определенному вопросу.
• В соответствии с характером запроса справки, выдаваемые архивом, принято разделять на две группы: биографические и тематические. Архив проводит работу по наведению справок только на основании письменных заявлений от учреждений или граждан. Архивная справка является официальным документом, поэтому она пишется на бланке архива и заверяется его гербовой печатью.
• В тексте справки вначале необходимо указывать названия и даты документов, из которых получены затребованные сведения, а затем излагать их содержание. Если справка составляется на основании нескольких документов, то изложение их содержания дается в хронологической последовательности событий, но не документов, в которых они освещаются. Архивные справки оформляются в соответствии с единой для всех архивов формой: в верхней части указывается адресат, которому направляется справка, и заголовок документа – "Архивная справка", далее излагается содержание справки. После текста справки приводятся исковые данные документов, послуживших основанием для ее выдачи.

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

Нормативные и правовые акты

 

1. Положение об архивном отделе  администрации города Находки  (Утверждено постановлением мэра города Находки от 10.01.2002 № 31).

2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в  государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (Утверждены Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19).

3. Положение о формировании и содержании муниципального архива Находкинского    городского округа (Приложение к решению Думы Находкинского городского округа от 29.06.2005 № 434).

4. ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ  «Об архивном деле в РФ»  (принят ГД ФС РФ 01.10.2004).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЯ