Отчет обучебно– производственнойпрактике

Одновременно с заведением дела заполняется карточка его выдачи, которая хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки дела, и вместе с ним сдается в архив или уничтожается. Если карточка заполнена полностью, заполняется новая карточка, которая приобщается к заполненной. Заполненная карточка во внутреннюю опись дела не вносится, не нумеруется и листом дела не считается.

При изъятии служебного документа на его место подшивается справка-заместитель. Справка-заместитель подписывается начальником (уполномоченным сотрудником) службы делопроизводства. Временное изъятие служебных документов из текущих дел производится документоведом. По возвращении служебного документа в дело справка-заместитель уничтожается.

О сданных на хранение в архив и уничтоженных делах делаются отметки в номенклатуре дел и перечне книг и журналов с проставлением даты и номеров сдаточных описей или актов.

Формирование дел в школе соответствует требованиям представленным в Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, от 18 августа 1992 г. N 176.

На рис.1 представлены этапы подготовки документов на постоянное архивное хранение.

 

 

 

 

 

                                                        Рис.1

 

 

 

 

 

3. Экспертиза ценности документов.

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов в школе проводится при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

• действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;
• типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно экспертной комиссией школы под методическим руководством архива школы. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

• отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;
• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. При этом не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. Дела с отметкой “ЭПК” подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой “ЭПК”, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

По результатам экспертизы ценности документов в школе составляются документоведом сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Одобренные экспертной комиссией акты и описи утверждаются директором организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Оформление дел и подготовка их к сдаче в архив.

В процессе группировки документов в деле проверяется правильность их оформления (наличие подписей, даты, индекса, заверительной надписи и т.д.)

Оформление дела – это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Неоформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Обложки дел в школе оформляются в соответствии с ГОСТ 17914 – 72. На обложке дел постоянного хранения быть проставляются следующие реквизиты: полное название вышестоящей организации, название общеобразовательного учреждения, номер (индекс) дела по номенклатуре, заголовок дела, количество листов, срок хранения или отметка «хранить постоянно», номер фонда, описи, дела.

По окончании делопроизводственного года в оформленные обложки дел постоянного хранения вносятся необходимые уточнения: в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся номера; если дело с перепиской состоит из нескольких томов, в каждом томе указывается корреспондент, автор, территория и др., и в каждом томе указывается дата (число, месяц, год) начала и окончания каждого тома. Точные даты проставляются на обложках для быстрого писка документов в последующем. Из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле.

Передача документов на хранение в архив осуществляется согласно утвержденного графика. График составляется архивом и утверждается руководителем школы.

Дела принимаются документоведом. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрой и прописью фактического количества дел, переданных в архив. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее. Один экземпляр описей возвращается сдатчику.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Постоянное хранение документов осуществляется в архиве школы.

 

5. Обеспечение сохранности документов архива. Использование документов архива.

В архиве школы, в связи с отсутствием возможности естественного осветления используется искусственное, которое исходит от устройств закрытого исполнения (лампы в закрытых плафонах). В целях противопожарной безопасности помещение архива оборудовано скрытой проводкой.

Для поддержания порядка в архивном помещении один раз в три месяца проводится влажная уборка полов, плинтусов. Уборка стеллажей, шкафов, коробок с документами в архиве осуществляется один раз в год.

Все вышеперечисленные условия соблюдаются в архиве для обеспечения сохранности документов. Для удобного формирования документов в дела, быстрого поиска и последующего использования в архиве используются учетные документы, необходимые для учета, контроля наличия и сохранности документов. Учет документов в архиве так же является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля над наличием. Учет документов. Которому подлежат все хранящиеся документы в архиве, осуществляется на учетных документов архива.

Использование документов архива.

Деятельность архива невозможно представить без последующего использования документов, хранящихся в нем и содержащих ценную информацию для школы. Использование архивных документов – применение информации, хранящихся в архивных документах, в культурных, в научных, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

В архиве школы применяются две формы использования архивных документов:

- информирование директора и  структурных подразделений школы  по интересующим вопросам;

- исполнение запросов граждан  социально – правового характера.

Кроме этого документы архива могут выдаваться работникам школы. Так же из архива могут выдаваться дела для проведения с ними архивных работ, которые включают в себя переплет документов, необходимые для продления срока их существования. В таком случае, после выдачи дел, на их места подкладывается карта – заместитель с указанием номера, заголовка дела, номера описи, указывается причина выдачи и данные лица, которое его получило. Потом указывается дата возврата документа и подпись документоведа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В процессе прохождения практики в МБОУ «Васильдольская ООШ» я изучила:

• структуру и функции архива МБОУ «Васильдольская ООШ»   ;
• оформление дел и подготовку их к сдаче в архив;
• проведение экспертизы ценности документов.

В ходе практики я:

• подкрепила свои теоретические знания практическими умениями и навыками;
• закрепила знания полученные в ходе изучения теоретических курсов;
• изучила профессионально-значимые требования к специалисту и базовые ценности документной работы;
• приобрела опыт профессионального общения и взаимодействия с работниками учреждений и организаций;
• выработала и закрепила навыков самостоятельных исследований в области актуальных проблем делопроизводственных работ.

Во время прохождения практики в МБОУ «Васильдольская ООШ» я совершенствовала навыки практической профессиональной деятельности.

После прохождения практики в МБОУ «Васильдольская ООШ» я сделала вывод, что делопроизводство школы и архива находится на низком уровне. Это можно пояснить тем, что специалист – документовед работает без положенного образования, тем самым многих правил и обязанностей он не знает.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание