Отношение информативности к информационной ёмкости называется информационной плотностью документа. Информационная плотность, как правило, меньше единицы, так как в каждом документе содержится определённое количество бесполезной информации для данного конкретного потребителя²⁴.

      Информационная  ёмкость и информативность документа  зависят от многих факторов: от языка, стиля (в текстовых документах), от структуры, степени формализации и т.п.

      Одним из важнейших внутренних свойств информации является её организация, структура. По способу внутренней организации информацию можно разделить на две группы:

1. Логически неупорядоченный набор сведений (данные);
2. Логически упорядоченный набор данных²⁵.

      К примеру, попыткой логически упорядочить имеющуюся основную информацию в области документоведения является данное учебное пособие, которое делится на главы, разделы, абзацы. Повышение уровня внутренней организации любой документированной информации улучшает её восприятие, экономит время потребителя, влияет на эффективность принимаемых решений.

      Таким образом, изучение информационных свойств  документированной информации, хотя на первый взгляд и может показаться чем-то достаточно далёким от практики документационного обеспечения управления, в действительности тесно связано с этой практикой. Рассмотренные теоретические проблемы необходимо принимать во внимание на многих этапах работы с документами: при использовании унифицированных текстов; в процессе свёртывания информации либо, напротив, преднамеренного создания в необходимых случаях её избыточности; в ходе анализа, критической оценки информации и т.п. Иначе говоря, свойства документированной информации реализуются как раз в процессе непосредственной работы с документами, начиная от их создания и заканчивая архивным хранением и использованием в качестве исторических источников.²⁶ 
 
 
 

     Заключение

     Подводя итог работы можно сделать следующие  выводы:

      1. Термин «информация» происходит от латинского «informatio», для которого латинско-русский словарь дает ряд семантически близких значений – «осведомление», «представление», «разъяснение». Эти понятия свойственны только мыслящему субъекту, тем самым под «информацией» подразумевается не только передача, но и последующая интерпретация информационных сигналов, т.е. фактически информационное взаимодействие. Информационное взаимодействие предполагает, что объектом наблюдения и изучения являются особенности самого процесса осведомления и передаваемых сведений, а не содержание конкретного акта взаимодействия.

      2. Информационные свойства документа  - это качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями.

      3. Важнейшими показателями качества  и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность. Помимо внешних, существуют внутренние информационные свойства документа. Они находят своё выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованных источников и литературы

1. Конституция  Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г.  
2. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ.
3. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
4. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998.
5. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М., 1999.
6. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. М., 1997.
7. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. М., 2007.
8. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. Учебное пособие. Ростов-на-Дону, 2001.
9. Вигера А.М., Дорофеева О.П., Губская Е.К. Секретарское дело. Учебное пособие. Ростов-на-Дону, 2009.
10. Воробьёв Г.Г. Информационные свойства документа // Документальные системы в управлении. М., 1993.
11. Воробьёв Г.Г. Твоя информационная культура. М., 1988.
12. Илизаров Б.С. Источникометрические проблемы архивоведения (Методы измерения объёмов письменной информации): Учебное пособие. М., 1981.
13. Колесник Е.Н., Кузнецова Е.В. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления (в 3-х книгах).  Екатеринбург, 2009.
14. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. Учебно-справочное пособие.  М., 2007.
15. Кушнаренко П.М. документоведение: Учебник для вузов. М., 2000.
16. Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. М., 2003.
17. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. Санкт – Петербург, 2002.
18. Организация работы с документами: Учебник / В.А.Кудрявцев и др. М., 1998.
19. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп.  М., 2003.
20. Печникова Т.В., Печникова А.В. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие.  М., 1998.
21. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. М., 2005.
22. Рогожин А.Р. Документационное обеспечение управления. М. "Книга сервис", 2004.
23. Соколов В. С. Документационное обеспечение управления, учебник. М., 2005.
24. Стяжкина Т.А. Делопроизводство предприятия. М., 2002.
25. Труханович Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству, - 2-е изд., перераб. и доп. М., 2009.
26. Новосёлов В.И. Юридическая сила документа // Советские архивы. 1971. № 1.
27. Энциклопедия делопроизводства: URL http://www.edou.ru/enc/vvedenie.php

(дата  обращения: 03.03.2011).

30.  Документоведение: URL ttp://www.twirpx.com/files/humanitarian/documents (дата обращения: 09.03.2011).

31.  Википедия: URL http://ru.wikipedia.org/wiki/Категория:Документоведение (дата обращения: 12.03.2011)