Особенности документирования деятельности акционерных обществ

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Глава 1. История документирования акционерных обществ 

Глава 2. Характеристика отдельных видов и разновидностей документов   акционерного общества

         2.1.Организационно-распорядительные документы акционерного общества

          2.2. Особенности составления учредительных документов

           2.3. Особенности оформления деятельности коллегиальных органов.  Протоколы   

Глава 3. Особенности документирования деятельности акционерных обществ.

3.1.Документирование процесса государственной регистрации         акционерных обществ

            3.2. Правила документирования общего собрания акционеров

            3.3. Особенности утверждения внутренних документов

                   акционерного общества

            3.4. Особенности хранения документов в акционерном обществе.

Заключение

Литература

Приложения

Введение 

Тема данной курсовой работы - документирование деятельности одной  из самых распространенных организационно-правовых форм в российской экономике, акционерного общества.

Эта тема актуальна, прежде всего, потому, что документы, являясь  основой для организационного оформления деятельности общества, требуют постоянного  совершенствования и соответствия действующему законодательству.

Это обуславливает непрерывную  работу законодательных органов  над проработкой и корректировкой нормативной базы по вопросам создания, реорганизации и ликвидации акционерных  обществ.

С переходом к рыночной экономике они вновь получили распространение. Это объясняется  не только приспособленностью этой организационно-правовой формы к условиям рыночной экономики, но и тем, что приватизация государственных  и муниципальных предприятий  проводилась, как правило, путём  преобразования в акционерные общества.

Предмет исследования –  документирование деятельности акционерных  обществ.

Объект исследования –  документы акционерных обществ.

Целью курсовой работы является характеристика способов и особенностей документирования деятельности акционерных  обществ.

Задачи, требующие подробного рассмотрения, следующие:

1. Изучение истории документирования  акционерных обществ;

2. Характеристика отдельных  видов и разновидностей документов акционерного общества (организационно-распорядительные, учредительные документы, протоколы как документы по оформлению деятельности коллегиальных органов);

3. Определение особенностей  документирования деятельности  акционерных обществ (документирование  процесса государственной регистрации  акционерных обществ, правила  документирования общего собрания  акционеров, особенности утверждения  внутренних документов акционерного  общества, особенности хранения  документов в акционерном обществе).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ИСТОРИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ АКЦИОНЕРНЫХ ОБЩЕСТВ

Реформирование российской экономики в 90-х гг. XX века привело  к появлению и быстрому развитию такой формы организации капитала, как акционерное общество. Необходимо отметить, что первые акционерные  компании возникли в начале XIX века. На 1 января 1807 года в России было зарегистрировано 5 компаний. В СССР первые акционерные  общества были созданы ещё в период нэпа, но уже в 30-е годы были в основном ликвидированы или стали полностью  государственными. Специфика акционерных  компаний проявлялась и в создававшихся  в них документах.

Анализ фондов позволил определить основные виды документов акционерных  обществ XIX-ХХ веков, правила их составления, оформления и хранения.

Основным документом, определяющим статус организации, размер акционерного капитала, органы управления компанией, права акционеров и т.п. был устав. Количество разделов устава варьировалось  в зависимости от целей, функций, размеров предприятия.

Наряду с уставом для  учета акционеров составлялась ведомость, которая содержала сведения об имени, фамилии и звании подписчика, месте  его жительства, числе акций, сумме  подписки и внесенных суммах.

Для нормативно-правовой регламентации  деятельности ведущих сотрудников  разрабатывались должностные инструкции, которые состояли из следующих разделов: права, ответственность, кому подчиняется  и кем руководит. Подписывали  документ председатель и секретарь  коллегиального органа.

В XIX веке широкое распространение  получил такой вид документа, как заявление. Для акционерных  обществ были характерны следующие  виды заявлений: о выдаче аванса, оказании денежной помощи; о трудоустройстве, увольнении и переводе; с указаниями специалистов на недостатки производства или нехватку рабочей силы. Верность содержащихся в заявлении сведений удостоверялась Волостным правлением. Часто на обороте заявления свое мнение высказывало должностное  лицо, курирующее данный вопрос.

Документ, информировавший  об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, которые  требовали решения, получил название «служебная записка». Текст служебной записки состоял из двух или трех смысловых частей. В первой излагались факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части анализировалась сложившаяся ситуация, приводились возможные варианты выхода из ситуации. В третьей части указывались выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять руководству общества.

Широкое распространение  в акционерных компаниях получил  документ, в котором излагалась просьба - прошение. Прошение составлялось на имя  руководителя, после чего указывался проситель, вид документа и излагалось существо вопроса. После основного  текста Волостное правление «подписью  и приложением печати» удостоверяло верность сведений, содержащихся в  документе. Прошение составлялось на гербовой бумаге стоимостью в 10 копеек.

Появление телеграфа привело  к распространению такого вида документа, как телеграмма. В телеграмме указывали, из какого и в какой пункт она  отправлялась, номер, дату, время, должность  и подпись лица, принявшего телеграмму, количество слов, разряд и служебные  отметки.

Одновременно с телеграммой  оформлялась расписка, которая содержала  фамилию адресата и номер телеграмм. Входящие и исходящие телеграммы регистрировались. В регистрационную форму заносились сведения о дате, адресате, регистрационном и исходящем номерах, примечаниях; давалось краткое содержание.

Особую роль в функционировании акционерных обществ составляла переписка. Исходящая корреспонденция  часто составлялась на специальном  бланке организации с угловым  расположением реквизитов. В левом  верхнем углу обозначалось наименование организации, адрес, номер. В верхнем  правом углу ставилась дата, указывался адресат. Далее следовал текст, указание должности и подпись автора.

Начало коммерческого  письма могло содержать ссылку на последнее письмо: «Скрестившись  с письмом нашим», «Согласно приказу  Вашему от...», «Удостоверяя получение Вашего почтового письма...», а в сопроводительных письмах использовалась формула: «При сем препровождаем...».

Развитие производственных сил и деловых связей требовало  хозяйственного учета, который был  призван обеспечить Правление общества информацией о наличии и использовании  материальных ресурсов. Анализ сложившейся системы бухгалтерской документации, представленной в фонде, позволил выделить 3 основные группы документов: исполнительные документы, подтверждавшие совершение каких-либо действий (приходные и расходные накладные, акты о списании, инвентарные описи и т.д.); документы, являвшиеся основанием для составления исполнительных документов (ордер или приказ, наряд, требование); документы, служившие основанием для принятия управленческих решений (счет, фактура, постановление и т.д.)

Важной функцией акционерных  компаний было документирование трудовых правоотношений. Информация о дате рождения, месте проживания, уровне образования, семейном положении, времени  поступления и увольнения фиксировалась  в личном листке по учету кадров. Там же в графе «отметки» содержались  сведения о возрасте детей, номере расчетной  книжки, истории трудовой деятельности рабочего на предприятии и номере выданной справки.

В паспортной книге указывалась  информация о месте проживания, звании, уровне образования, возрасте, времени  поступления и увольнения. В графе  «виды на жительство» отмечали данные паспорта, удостоверения или метрического свидетельства. Кроме того, указывалась  причина увольнения, а в примечании - семейное положение. Текст трудовых соглашений начинался с даты, указания сведений о работнике, после чего следовали условия поставки и подпись работника. Дюпина Л.Е. Из истории документирования деятельности акционерных обществ. - М, 2001.[18]

Основываясь на исследованиях  автора можно сделать следующие  выводы:

1. Представленные документы  можно подразделить на три  основные группы: информационно-справочные, бухгалтерские и кадровые документы,  которые свидетельствуют о высокой  деловой активности.

2. В конце XIX-начале  ХХ веков в акционерных обществах  сложились определенные правила  составления, оформления, обработки  и хранения документов, сформировались  специальные системы документации.

ГЛАВА 2.  ХАРАКТЕРИСТИКА ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ И РАЗНОВИДНОСТЕЙ ДОКУМЕНТОВ АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА

2.1 Организационно-распорядительные документы   акционерного общества

Организационно-распорядительные документы - вид документа, в котором  фиксируется решение административных и организационных вопросов, а  также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования  деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений  и должностных лиц. Все организационно-распорядительные документы входят в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

В акционерных обществах, как и в других коммерческих организациях, существуют следующие виды организационных  документов:

· Уставы;

· Положение;

· Правила;

· Инструкции;

· Должностные инструкции;

· Штатное расписание;

· Структура и штатная  численность.

 

Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия  или свод законов, договоров, положений  по определенному вопросу. Краткий  словарь видов и разновидностей документов, - М.:ВНИИДАД, 1974, [21]

В уставе акционерного общества должно определяться «наименование  общества, место его нахождения, порядок управления деятельностью  общества, а также другие сведения, предусмотренные законом для  юридических лиц соответствующего вида».

Устав общества должен и  может содержать сведения, предусмотренные  и не противоречащие не только закону «Об акционерных обществах», но и  иным федеральным законам. Надершина М.Д. Вопросы документирования деятельности акционерных обществ в законе «О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон «Об акционерных обществах(№ 120-ФЗ от 07.08.2001)//Секретарское дело, 2002, № 4, [24]

Именно в уставе прописаны  все основные организационные моменты  работы акционерного общества, в нем  заложены принципы работы организации.

Положение определяется, во-первых, как правовой акт, устанавливающий  основные правила деятельности общества. Во-вторых, как свод правил, регулирующих определенное направление деятельности в данном случае коммерческое). Акционерные  общества на основании устава разрабатывают  положения для своих филиалов и представительств, в которых  определены задачи, функции, права, порядок  организации работы и др.

Положения бывают не только индивидуальными, но и типовыми и  примерными, которые разрабатываются  вышестоящей организацией для однотипных подведомственных структур.

Положение входит в альбом унифицированных форм организационно-распорядительных документов Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные  и методические материалы по их применению. - М., 1980, [13]

Структура текста положения  следующая:

· Общие положения;

· Основные задачи;

· Функции;

· Права и обязанности;

· Руководство;

· Взаимоотношения (связи);

· Контроль;

· Проверка и ревизия деятельности;

· Реорганизация и ликвидация.

Наиболее часто встречаемая  разновидность положения - положение  о структурном подразделении. Оно  разрабатывается на каждый отдел  во всех организациях.

В акционерном обществе, руководимом Советом директоров, разрабатывается Положение о  Совете директоров, в котором закрепляются статус Совета, его компетенция, порядок  избрания Совета, полномочия его членов и срок их полномочий, порядок созыва заседаний и формирования повестки дня, порядок проведения заседаний  и принятия решений, ведения протокола, ответственность членов Совета директоров и другие организационные вопросы. Кузнецова Т.В. Организационные документы//Секретарское дело,2003, № 11, [19]

Правила - постановления, предписания, устанавливающие порядок в исполнении чего-нибудь. Ожегов С.И. Словарь русского языка. - М.: Русский язык,1990, [26]