Основные стандарты и правила составления управленческих документов

4. По периодичности выделяют следующие виды документов:

- непериодические издания  (к ним относят: научное, производственно-практическое, нормативное производственно-практическое, учебное и справочное издания);

- периодические и продолжающиеся  издания (к ним относят: газеты, журналы и другие издания).

5. По характеру текста документы бывают:

- индивидуальные, отражающие авторский взгляд на проблему;

- типовые, стремящиеся  к стандартной форме текста;

- трафаретные, представляющие  собой типографические бланки  с пустыми графами, заполняемыми  от руки.

6. По целевому назначению документы делятся на:

- научные: документы, которые  содержат результаты теоретических  или экспериментальных исследований, описывают методику этих исследований, прослеживают историю важнейших  открытий и т.д.;

- научно-популярные: документы,  представляющие собой совокупность  произведений печати, в которых  популяризуются научные знания, теории, законы;

- учебные: данные документы обслуживают такие области общественной практики, как образование и воспитание;

- справочные: они предназначены  для получения кратких фактических  данных по определенному вопросу;

- производственные: документы,  отличающиеся сугубо прикладным  характером содержания, для которого  характерно сочетание инструктивно-нормативных  и справочных данных;

- официальные документы  – издания, публикуемые от  имени государственных или общественных  организаций, ведомств, учреждений, предприятий. [4]

 

 

 

 

 

 

3. Формуляр-образец документа.

Каждый документ состоит  из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку  появился профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание.

Реквизит – это обязательный элемент оформления официального документа. [6] Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция и т.д. – это реквизиты документов. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Для многих документов число  реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе  делает документ недействительным. Для  ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и  нормативных актах. Например, для  паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства  о рождении и т.п. [7]

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный  для конкретного вида документов называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.

Когда в 1920-е годы у нас  в стране начались работы по унификации и стандартизации документов, были разработаны первые государственные  стандарты на документы, касавшиеся их формы и размещения реквизитов. Эти стандарты действовали до начала 1940-х годов. Вновь работа по стандартизации документов возобновилась  у нас в стране в 1960-е годы.

В1965-1975 гг. разработаны стандарты, устанавливающие требования к отдельным  системам документации, применяемым в сфере управления. [7]

В основу унификации и стандартизации был положен принцип общей  модели построения документов. Такие  графические модели или схемы  построения образцов документов получили название "формуляров-образцов".

Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. Проектируется формуляр-образец на конструкционной сетке, соответствующей параметрам пишущих машин и расположенной на стандартном формате бумаги А4 (210х297мм). На основе формуляра-образца строятся бланки документов. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом.

Правила составления и  оформления служебных документов изложены в Государственном стандарте РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст). Он распространяется на любые, как государственные, так и негосударственные организации.

В стандарте перечисляются  в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, изложены правила грамотного написания и оформления каждого  реквизита, и каждому реквизиту  отведено определенное место на листе бумаги, при этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.

ГОСТ указывает следующие  реквизиты, которые могут быть использованы при создании документа:

01 – Государственный герб Российской федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

06 – идентификационный  номер налогоплательщика / код  причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные  об организации;

10 – наименование вида  документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной  копии документа.

Таким образом, в стандарте перечислено 30 реквизитов. Но все реквизиты на одном документе быть не могут, так как некоторые из них взаимоисключающие, например, гриф утверждения и адресат. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.

Применение государственных  стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым  условием для механизации и автоматизации  работы с ними, повышает культуру управленческого  труда. [7]

Так как документы складываются из одних и тех же составных  частей (реквизитов), изучив порядок  составления и оформления этих реквизитов (написание адресата, дат, грифов согласования, утверждения, порядка подписания и  т.д.), заглядывая в случае необходимости  в ГОСТ, можно грамотно оформить любой документ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Бланк документа и его виды.

Бланк документа – это стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации. [1]

Есть два основных формата  бланков документа – А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм – левое, верхнее и нижнее и     10 мм правое.

Для изготовления бланков  документов используются следующие  реквизиты, указанные в ГОСТ Р 6.30-2003:

01 – Государственный герб Российской федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

06 – идентификационный  номер налогоплательщика / код  причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные  об организации;

10 – наименование вида  документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле.

Бланки документов изготавливают  на белой бумаге или бумаге светлых  тонов.

Существует два варианта бланков – угловой и продольный (в зависимости от расположения реквизитов).

Реквизиты 01 Государственный  герб РФ, 02 герб субъекта РФ, 03 эмблема  организации или товарный знак / знак обслуживания располагают над серединой реквизита 08 наименование организации. Реквизит 08 допускается располагать и на уровне эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания).

Реквизиты 08 наименование организации, 09 справочные данные об организации, 10 наименование вида документа, 14 место  составления и издания документа, ограничительные отметки для  реквизитов, 11 дата документа, 12 регистрационный номер документа, 13 ссылка на регистрационный номер и дату документа в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Существуют следующие  виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида  документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты:

- 01 Государственный герб Российской федерации или 02 герб субъекта Российской Федерации или 03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

- 08 наименование организации;

- 11 дата документа;

- 14 место составления или издания документа.

На практике в бланк  включают еще и сведения об организации.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты:

- 01 Государственный герб Российской федерации или 02 герб субъекта Российской Федерации или 03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

- 04 код организации;

- 05 основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

- 06 идентификационный номер  налогоплательщика / код причины  постановки на учет (ИНН/КПП);

- 08 наименование организации;

- 09 справочные данные  об организации;

- при необходимости –  ограничительные отметки для  верхних границ зон расположения  реквизитов;

- 11 дата документа;

- 12 регистрационный номер документа;

- 13 ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- 18 заголовок к тексту;

- 19 отметка о контроле.

Бланк конкретного  вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты:

- 01 Государственный герб Российской федерации или 02 герб субъекта Российской Федерации или 03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

- 08 наименование организации;

- 10 наименование вида  документа;

- 14 место составления или издания документа;

- при необходимости –  ограничительные отметки для  границ зон расположения реквизитов;

- 11 дата документа;

- 12 регистрационный номер документа;

- 13 ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- 18 заголовок к тексту;