Организация упавления

Письмо -обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, электронной почтой и т. д.

 

 

 

• Деловому человеку в процессе его деятельности приходится поддерживать связь с деловыми партнерами, клиентами и подчиненными. В век научно-технического прогресса для этого существует множество возможностей: телефон, электронная почта, факс, телеграф и другие. Но, несмотря на широкое распространение средств голосовой связи, деловая переписка не утратила своей актуальности. 
  С помощью писем ведутся предварительные переговоры перед заключением сделки, выясняются отношения между предприятиями и организациями, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения принять участие в тех или иных мероприятиях. 
  
• Преимущества писем не сводятся только к тому, что в них можно более четко зафиксировать необходимую информацию. Важен и психологический фактор: хорошо оформленное письмо на фирменном бланке производит более яркое впечатление, чем устное сообщение, и подчеркивает уважение автора к адресату.

По текстообразующим признакам деловую переписку можно разделить: 

 

Регламентированная

(стандартная) 

 

Нерегламентированная (нестандартная)

 

 

Рассматривает и решает вопросы типичных ситуаций. Отличает высокий уровень стандартизации.

 

Становится больше, потому что увеличивается количество нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке.

Подготовка письма включает следующие стадии:

 

Изучение существа вопроса

 

Сбор необходимых сведений, в т. ч. из предыдущей переписки

 

Подготовка проекта письма

 

Согласование проекта (при необходимости)

 

Подписание руководителем

Для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

 

• государственный герб РФ;
• наименование организации;
• справочные данные об организации;
• дата; регистрационный номер;
• ссылка на регистрационный номер и дату;
• адресат;
• текст;
• подпись;
• отметку о наличии приложений;
• фамилия и телефон исполнителя;
• печать в гарантийных письмах

Общие правила ведения деловой переписки

 

Современные формы деловой переписки, принятые теперь в международном общении, сложились около 150 лет тому назад. Родина их - Англия. Именно оттуда ведут свое начало основные правила этикета составления корреспонденции. За рубежом формальным сторонам деловой и личной корреспонденции уделяется больше внимания, чем в России. И поэтому, чтобы не испортить по неведению хороших взаимоотношений с партнерами за рубежом, этикет переписки должен строго соблюдаться.

• Организации, занимающиеся бизнесом, как правило, используют для деловой переписки фирменные бланки, напечатанные типографским способом. Личные деловые письма печатаются на обычной бумаге.
• Бумага для письма должна быть чистой, аккуратно обрезанной.
• Служебные письма пишутся только по одному вопросу, при этом информация должна быть исчерпывающей, а письмо по возможности кратким.

 

 

 

• Объем служебного письма не должен превышать полутора страниц машинописного текста. В тех случаях, когда необходимо изложить более пространные сведения, справки, заключения и т. п., фактически деловым письмом будет письмо, сопровождающее эти документы (они будут приложением к письму). Объем приложений к письму и их количество не ограничены.
• Следует отвечать на полученные письма незамедлительно, в течение 10 дней. Если невозможно дать подробный ответ в такой срок, необходимо по крайней мере сообщить о получении письма и объяснить, почему произошла задержка с ответом.
• Письма благодарности за подарки, оказанные услуги и за все, что имеет отношение к вашему бизнесу, могут быть напечатаны на бланке фирмы. Следует писать на обычной бумаге лишь тогда, когда не выступают от имени фирмы или от себя как члена этой фирмы.
• Если это не первое письмо к партнеру, его следует начинать с вежливой ссылки на последнее полученное от него письмо. Это не столько дань уважения, сколько уведомление о том, что письмо получено и дальнейший диалог строится на его основе.
• Подпись ставится на правой стороне листа, под заключительной формулой вежливости. Фамилия подписывающегося печатается на машинке под его рукописной подписью.

• Конверт должен соответствовать бланку по качеству и плотности бумаги.
• Канцелярские принадлежности должны отличаться хорошим качеством и благородным вкусом. Никогда нельзя пользоваться нестандартными конвертами и бумагой, используемой для ежедневной деловой переписки.

 

 

 

• Все деловые письма следует печатать на машинке по крайней мере в двух экземплярах. Копия должна храниться в папке для корреспонденции.
• В правом верхнем углу под адресом организации, отправляющей письмо, ставится дата отправления письма. Следующая форма, зародившаяся в США, сейчас часто используется в международной практике: февраль 6, 1995. Могут также использоваться и сокращения: 8 окт. 1995, дек. 15, 1995.
• Широкие поля делают письмо более легким для чтения и более привлекательным. Никогда не допечатывайте деловое письмо на обратной стороне листа. Постарайтесь, чтобы предложения и абзацы в письме были как можно короче. Каждую новую мысль или идею необходимо начинать с красной строки и выражать эту мысль как можно проще и лаконичнее.
• Заканчивается письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение. И непременно: "Искренне Ваш", "С уважением" и т. п. 
  

Факсограмма  
(телефакс, факс)

 

В последнее время все больше в деловых контактах используется факс как средство связи, позволяющее существенно сэкономить время.

— получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. Исторически включалась в состав телеграфной связи и является разновидностью электросвязи. Скорость передачи меньше минуты.

Электронное сообщение

 

• Электронное сообщение документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ПК, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный «почтовый ящик», через который осуществляется обмен сообщениями. Электронное сообщение состоит из:

1. адреса (или нескольких адресов  получателей)

2. заголовка, содержащего служебную  информацию

3. текста.

Спасибо за внимание!