Организация службы документационного обеспечения управления

2.3 Вести делопроизводство, выполнять различные операции  с применением компьютерной техники,  предназначенной для сбора, обработки  и представления информации при  подготовке и принятии решений.

2.4  Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия

2.5  Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

2.6  Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.

2.7 Организовывать проведение  телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие  полученную информацию и доводить  до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию  по приемо- переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

2.8  По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы.

2.9  Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения).

2.10  Осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.

2.11 Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия,  способствующие его эффективной работе.

2.12  Печатать по  указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы.

2.13 Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.14 Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные  сроки сдавать  в архив.

2.15 Осуществлять работу отдела кадров:

   -прием заявлений  на работу, на увольнение, на отпуск;

   -составление табеля  учета рабочего времени работников  АУП ежемесячно.

2.16 Обеспечивать результативное функционирование СМК и выполнение требований документированных процедур на своем рабочем месте.

Третий раздел - «Права»  содержит список прав, которые имеет  специалист при исполнении своих  должностных обязанностей.

Секретарь имеет право:

3.1 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнений и поручений руководства.

3.2 Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

3.3 Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.

3.4 Требовать от руководства создания нормальных условий труда для выполнения служебных обязанностей.

3.5 Работать с документами, имеющими гриф «Конфиденциально».

3.6 Принимать решения в пределах своей компетенции.

3.7 Взаимодействовать со  всеми службами( сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и предоставления необходимой информации руководству.

Четвертый раздел - «Ответственность»  содержит информацию об ответственности  специалиста за неисполнение своих  должностных обязанностей.

Секретарь несет ответственность:

4.1 За качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.

4.2 За небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

4.3 За сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально»

4.4. За нечеткое и несвоевременное  выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

Данная Должностная инструкция не соответствует нормативным требованиям  Государственной системе документационного  обеспечения управления ( ГСДОУ), так как Должностная инструкция работника службы ДОУ должна  состоять из следующих разделов: общие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения (связи по должности), ответственность работника, оценка работы. В общих положениях устанавливаются следующие основные задачи работника, например, основная задача делопроизводителя - прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов;

порядок замещения должности, т.е. кем назначается и освобождается  от должности данный работник;

профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.);

основные документы и  материалы, которыми обязан руководствоваться  работник в своей деятельности.

В разделе "Функции работника" определяется предмет ведения или  участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых  складывается выполнение возложенных  функций, например, регистрация документов может слагаться из таких работ - заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т.д.

В разделе "Обязанности  работника" указываются особенности:

связанные с подготовкой  документов, получением, обработкой и  выдачей информации;

предполагающие обязательное использование определенных форм и  методов работы (например, периодический  контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.д.);

требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;

порядок исполнения поручений;

этические нормы, которые  необходимо соблюдать в коллективе.

В разделе "Права работника" определяются права работника для  реализации порученных ему функций  и выполнения обязанностей.

В разделе "Взаимоотношения" указываются подразделения и  работники, от которых исполнитель  получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех  или иных документов, с кем они  согласовываются и т.д.

В разделе "Оценка работы" перечисляются критерии, позволяющие  оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей использования прав и т.д. Основными  критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется в первую очередь выполнением обязанностей, возложенных в должностной инструкции.¹⁹

Проанализируем, как выполняются  функции секретаря.

На предприятии существует смешанная  форма организации работы с документами. В разных отделах регистрируются внутренние документы - по месту их создания. Делопроизводственные операции на предприятии не автоматизированы.

Рассмотрим технологические функции:

Осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих        документов. 
Доставка документов в организацию происходит почтой, курьерами и с помощью факсимильной связи и компьютерной сети. Прием и первичную обработку входящей документации с почтой и факсимильной связью выполняет секретарь. После того как документы были получены, секретарь проверяет правильность доставки корреспонденции и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается по назначению или отправителю.  Секретарь производит сортировку  корреспонденции на вскрываемую и не вскрываемую. Не подлежат вскрытию конверты и бандероли с пометкой ≪лично≫. Остальная корреспонденция подлежит вскрытию и сортируется секретарем. Так же секретарь отбирает наиболее важные и срочные документы и передает их руководителю. К таким документам можно отнести документы из органов законодательной и исполнительной власти, из вышестоящей организации и др.; Остальные документы секретарь передает структурным подразделениям (отделам). И доставляет документы адресатам. Рассмотрение документа руководителем подтверждается резолюцией. Резолюция документа – это реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом, и содержащей принятое им решение²⁰. Далее документы, не требующие ответа, доводятся до специалистов, но без расписки. На документах, требующих ответа, руководитель ставит отметку «кому осуществить». Переданный документ находится у исполнителя до исполнения поручения.

Регистрация входящих, исходящих и  внутренних документов.

Регистрация входящих и исходящих  документов выполняется секретарем. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате.²¹  Документы регистрируются в журнале регистрации входящей и исходящей корреспонденции. Но не все документы предприятия регистрируются секретарем. Документы специальных (функциональных) систем документации (бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. На регистрируемом документе проставляется дата и регистрационный номер.

Документы, решение которых  не входит в компетенцию организации, после составления сопроводительного  письма с разъяснениями возвращаются секретарем на отправку отправителю  или по назначению.

Ведение информационно-справочной работы по документам организации выполняется  секретарем. Она нужна  для того чтобы обеспечить быстрый поиск информации, выдачу справки по документам. Информационно-справочная работа организуется с помощью справочных картотек.

Применяются по номинальному признаку, где рубриками являются наименования видов документов.

Машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере) выполняется секретарем.                                                                             

Копирование, тиражирование  и оперативное размножение документов  выполняется секретарем.

Разработкой и проектированием  бланков документов по поручениям руководства  занимается секретарь.

 Подготовка документов  к отправке состоит из нескольких  этапов: 

Составление проекта документа  и его изготовление;

Согласование проекта  документа,  визирование;

Подписание, а в отдельных  случаях и утверждение;

Регистрация;

Отправление.

Секретарь составляет проект документа, при этом он обращает внимание на содержание текста, проверяет наличие  необходимых дополнений и правильность их оформления, наличие виз на копии  документа, замечаний и предложений (если такие были) и других материалов, на основе которых готовился проект документа и после утверждения  руководителем отправляет документ на печать, используя чистый лист бумаги или  фирменный бланк учреждения.  Готовый документ утверждается руководителем, регистрируется  в журнале учета  исходящей корреспонденции, на нем  проставляется дата и регистрационный  номер. После чего запечатывается в  конверт и отправляется через  почтовое отделение.

Проанализируем организационные  функции службы ДОУ:

Подготовка к докладу руководству  поступающих документов выполняется  секретарем. Организацией своевременного рассмотрения документов руководством предприятия, а также регулированием хода исполнения документов, прохождения  и исполнения документов в установленный  срок занимается секретарь.

 В данной организации не  предъявляют требования к высокой  квалификации работников и, как  следствие никто не отправляется  на курсы (семинары) повышения  квалификации.

За организацию хранения документов в структурных подразделениях отвечают руководители структурных подразделений. Они устанавливают ответственных  лиц, которые занимаются формированием  дел и подготовкой документов для архива. Архива как службы на предприятии не существует, отделы и подразделения архивируют свои документы в специально отведенное для этого место, прослеживают сроки  хранения.

Проанализируем выполнение контрольных  функций:

В организации нет специального контрольного подразделения. Контрольными функциями занимается в основном руководитель совместно с секретарем.  Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству осуществляет секретарь. Контроль за сроками исполнения содействует своевременному и качественному исполнению документов, получению информации, которая поможет оценить качество работы структурных подразделений, их руководителей и конкретных исполнителей. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

-        внутренних – с даты подписания (утверждения) документа;

-        поступивших из других организаций – с даты их поступления;

Сроки исполнения документов устанавливаются руководителем  при вынесении резолюции исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Типовой срок исполнения документов  изменяется руководителем организации  только в сторону его сокращения. В поступившем документе может  быть указан предполагаемый срок получения  ответа. В этом случае руководитель при вынесении резолюции устанавливает  срок, совпадающий со сроком, указанным  в тексте, или на 1–2 дня ранее  этого срока. Приостанавливать исполнение документов, а также отменить его  имеют право  вышестоящая организация  и отправитель документа.

Проанализируем методические функции, осуществляемые службой ДОУ:

Разработкой номенклатуры дел  организации занимается секретарь,  бухгалтерия и отдел кадров. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформленный в установленном порядке.²² При составлении номенклатуры дел  секретарь  руководствуется основными правилами работы архивов организаций, ГСДОУ, Основами законодательства РФ об Архивном фонде и архивах. В этих документах устанавливаются виды номенклатур дел, порядок их составления, оформления, согласования и утверждения. Номенклатура дел организации составляется в конце текущего года на следующий год. На данном предприятии отсутствуют инструкция по делопроизводству, табеля форм документов, положение о структурном подразделении и другие нормативные документы.