Организация рационального движения документов внутри организации, предприятия, учреждения

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 21 Ноября 2011 в 22:35, курсовая работа

Краткое описание

Целю, данной курсовой работы является исследование документопотока организации.
Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:
Проанализировать литературу и другие источники, раскрывающие данную тему.
Дать определения понятиям – документ и документооборот.
Охарактеризовать основные виды рационального документооборота организации.
Сформулировать выводы и написать рекомендации по оптимизации рационального движения документов внутри организации.

Содержание

Введение 3
Понятия документа, документооборота и его основные формы 7
Определение понятия документа, его классификация и функции 7
Определение понятия документооборота, его организация и автоматизация 12
2. Потоки документов внутри организации 16
2.1. Организация движения входящей документации 16
2.2. Организация движения исходящей документации 21
2.3. Организация движения внутренней документации 23
Заключение
Список использованных источников

Вложенные файлы: 1 файл

КУРСОВАЯ РАБОТА.doc

— 200.50 Кб (Скачать файл)

      Для выбора оптимальных маршрутов движения документов на предприятии разрабатываются  рациональные маршрутно-технологические  схемы движения и обработки основных видов документов. Схемы позволяют  определить места операций по их обработке.

      В документообороте выделяют три документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы. Хотя они тесно связаны между собой, каждый из этих потоков имеет свои правила обработки и направления движения. 

    1. Организация движения входящей документации

Обработка входящих документов представляет первый этап работы с полученными документами.

    Входящий  документопоток составляют:

    — документы  вышестоящих организаций, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т. п., содержащие директивные указания, разъяснения и другие сведения;

    — документы  подведомственных организаций (фирм), присылающих первичную отчетно-учетную  документацию и различного рода запросы;

    — документы  прочих организаций, обменивающихся информацией  для решения вопросов, требующих  совместных действий;

    — жалобы и заявления граждан.

    Во  многих организациях операции по приему и первичной обработке документов проводятся централизованно экспедицией (в крупных учреждениях), либо секретарем. Последовательность прохождения входящей документации показана на схеме (рис. 8).

    Задача  первичной обработки поступившей  корреспонденции — проверить  правильность доставки и целостность  вложений, учесть поступившие документы  и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность  конвертов — все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяются приложения. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, об этом и сообщается отправителю.

      Рис. 8. Схема прохождения входящей документации

      После вскрытия корреспонденции конверт  сохраняется только в следующих  случаях:

    ¾      если на документе отсутствует дата;

    ¾      если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки и получения документа (письма и заявления граждан, исковые заявления, судебные повестки и т. п.);

    ¾      если адрес отправителя есть только на конверте.

      В остальных случаях конверты уничтожаются.

      Вынув корреспонденцию из конверта и убедившись в ее сохранности, приложения располагают в порядке номеров и скрепляют вместе с сопроводительным письмом, скрепляют также документы, состоящие из нескольких листов.

      С проставления регистрационного штампа начинается учет входящих документов. Регистрационный штамп, фиксирующий время и факт поступления документа в учреждение (реквизит 28), проставляется на месте, указанном ГОСТ Р 6.30-97. Централизованный прием корреспонденции позволяет учесть все поступившие документы, т. е. иметь точные данные объема этой части документооборота.

      Обработка документов в экспедиции заканчивается  их сортировкой на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с перечнем, утвержденным руководителем организации. Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.

      Распределение поступивших документов во многом определяет прямоточность их движения.

      Уже в процессе первоначальной обработки  проводится предварительное рассмотрение документов без детального ознакомления с их содержанием. Часть документов отделяется и направляется для исполнения непосредственно в структурные подразделения; письма, жалобы и заявления граждан после регистрации поступают на рассмотрение руководству или в структурное подразделение. Документы с надписью «Лично» или в адрес профсоюзной организации сразу направляются по назначению.

      Таким образом, главная цель предварительного рассмотрения — отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности учреждения, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.

      При распределении документов пользуются положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями, схемами  движения документов. Проводят предварительное рассмотрение документов лица, имеющие полномочия для направления документов по назначению. Это могут быть секретари, секретари-референты или помощники руководителя.

      При предварительном рассмотрении документов проставляется условное обозначение структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя. Для этого в учреждении имеется список структурных подразделений с присвоенными им кодами. При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученными документами.

      Передача  документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

      Руководитель  учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению. 

      Эти указания оформляются в виде резолюции, которая содержит решение руководителей по существу поставленного в документе вопроса. Если документ проходит несколько инстанций, на нем появляется ряд резолюций. Не допускается противоречие их друг другу. В том случае, когда исполнение документа поручается нескольким лицам, ответственным считается лицо или подразделение, названное в резолюции первым.

      С резолюцией документ передается ответственным  исполнителям. Если указано несколько  исполнителей, документ передается каждому  из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

      Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках для информации контрольной службе. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль, в ней указываются необходимые для контроля сведения: фамилия исполнителя, принятое решение, срок исполнения. Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но должны обязательно отмечаться в регистрационной карте.

      Поступив  к исполнителю, документ находится  у него до полного решения вопроса. Когда работа над документом полностью завершена, на инициативном документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. Затем документ со всеми другими относящимися к нему материалами передается делопроизводственному работнику для подшивки в дело.

      После анализа различных источников, было выявлено, что движение входящей документации имеет свои специфические свойства и чётко структурированную систему  или, так называемый, путь следования между исполнителями, подразделениями  и остальными его участниками. Также, движение входящей документации имеет свои правила работы с ними, например, проставление регистрационного штампа, фиксирующий время и факт поступления документа в учреждение (реквизит 28), производится проставляется на месте, указанном ГОСТ Р 6.30-97. 

 

    1. Организация движения исходящей документации

      Исходящие документы в процессе обработки также проходят ряд инстанций. Работа над ними складывается из составления проекта документа, перепечатки, согласования, визирования, подписания, регистрации и обработки для отправки (рис. 9).

      

Рис. 9. Схема прохождения исходящей  документации

       На стадии проекта исполнитель должен знать требования, предъявляемые к тексту документа, и требования государственных стандартов к оформлению документов. Значительно сокращает время составления документов использование типовых текстов и трафаретных бланков. Проект документа оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97. Перепечатанный и сверенный проект передается исполнителю для дальнейшего оформления — согласования, визирования, подписания.

      На  этом этапе движения документов следует  стремиться к сокращению лишних инстанций  и повторных операций, например, излишнего согласования документов или визирования. Подготовленные и  согласованные проекты исходящих  документов передаются на подпись руководителю организации или руководителям структурных подразделений.

      Руководители  учреждений должны быть освобождены  от решения множества второстепенных вопросов, в том числе подписания ряда документов. Право подписания части документов передается руководителям структурных подразделений и ответственным исполнителям, что оговаривается в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях. Такой порядок способствует повышению ответственности исполнителей и значительно упрощает документооборот. Перед подписанием исполнитель обязан проверить правильность оформления документа, наличие всех приложений, необходимых виз. Ответные документы передаются руководителям на подписание вместе с материалами, на основании которых они составлены.

      После подписания документы передаются на регистрацию и отправку. Перед  отправкой еще раз проверяется  правильность их оформления. Обработка  отправляемой корреспонденции включает сортировку, адресование, фальцевание (складывание), вложение в конверты, заклеивание, определение стоимости отправлений, составление реестра на заказную почту и передачу корреспонденции на почтамт,

      Все поступающие на отправку документы  сортируются по адресатам. Для постоянных адресатов используются заранее  приготовленные конверты, адрес на которых напечатан средствами оперативного размножения. Если документы направляются в два или три адреса, то на каждом из них подчеркивается тот адрес, в который данный документ направляется. При направлении документа одновременно более чем четырем адресатам составляется список на рассылку, который передается на отправку вместе с экземплярами документа.

      Документы должны быть отосланы в день их подписания, телеграммы и вся срочная корреспонденция  отправляется немедленно.

      После анализа разных  источников, было выявлено, что движение исходящей документации имеет чёткую структуру и порядок прохождения документа до того, как он будет окончательно готов к отправке. Также, было отмечено, что на всех стадиях оформления и подготовки документа, его в обязательном порядке оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97. 

 

    1. Организация движения внутренней документации

         Внутренние  документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, передача адресату. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

         Однако  некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т. п. поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны. Некоторые внутренние документы регистрируются в канцелярии, имеют свою индексацию (акты, протоколы, приказы), часто требуют размножения в копировально-множительной службе и рассылки в структурные подразделения.

         Исходя  из вышесказанного, следует, что движение внутренней документации имеет те же стадии, маршруты прохождения, что и у исходящих документов, а этапом исполнения совпадает с маршрутами входящих документов. Благодаря этому, можно сделать вывод о том, что при движении внутренней документации, следует обращать внимание на данный факт, помогающий при работе с данным видом документов, но и не забывать о существенных различиях, изложенных в данной части работы. 

Информация о работе Организация рационального движения документов внутри организации, предприятия, учреждения