Организация и проведение приемов и презентаций

Подготовку  к приему можно проводить в следующем порядке:

1. Выбор вида приема.
2. Составление списка приглашенных лиц.
3. Заблаговременная рассылку приглашений.
4. Составление плана рассадки за столом (на завтраке, обеде и ужине).
5. Составление меню.
6. Сервировка стола.
7. Подготовка тостов и речей (на приемах с рассадкой).
8. Составление схемы и порядка проведения приема.
9. Подготовка помещения.

Каждый вид приема имеет свои  правила проведения. Одни приемы являются более торжественными и поэтому на них следует строго соблюдать эти правила. К таким приемам относятся «Завтрак», «Обед» и др.

Приемы, которые являются неформальными («Шашлык», «Пикник» и  др.) проводятся в дружеской обстановке, на них допускается отступление от правил.  

Таким образом,  в настоящее время презентации и приемы получили широкое распространение в деловом мире.

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Бондарева Т. Н. Секретарское дело: практич. пособие. – М.: Высшая школа, 1989.
2. Секретарское дело: Учебно-справочное пособие/ Авт.-сост. И. Н. Кузнецов. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К^о», 2006.
3. Стенюков М. В. Секретарское дело. – М.: «Издательство ПРИОР», 2000.
4. Шейнов В. П. Секретарь: Секреты профессии. – М.: Ось-89, 2005.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение  № 1. Классификация презентаций.

Презентации

 по отношению аудитории к презентатору

                            внешняя                                внутренняя

            ↓                       ↓

             рассчитана на лиц, не                        относится к тем ситуациям,

         принадлежащих к организации,            при которых презентатор и

      которую представляет презентатор        аудитория находятся в рамках

                                                                  одной и той же организации.

                                                      нисходящие                   восходящие

                                           

                          коммуникация идет вниз            коммуникация идет

                     по иерархической лестнице         верх по иерархической

лестнице

 

 

                           Презентации

                      с точки зрения размера аудитории

 

приватная                  камерная                               публичная

  ↓              ↓              

один-два человека              до 15 человек             массовая          групповая

                                                                            от 50 до 200          от 15

                                                                                и более           до 50 чел.

 

 

Презентации

                                      в зависимости от цели

                            продвигающая                      информационная

              $                      $                    

цель - рекламировать, продвигать,                  основной упор

внедрять новые идеи, услуги,                         делается на сообщение

товары, программы, поддерживать               и передачу информации

определенного кандидата и т. п. 

 

 

 

 

Приложение  № 2. Основные типы наглядных пособий.

1. Тексты. Даже во время презентации полезно предоставить публике план вашего выступления, чтобы она следила за ходом разворачивания презентации. Тексты особенно хороши при небольшой аудитории активно участвующей в процессе. Но они могут принести и негативный эффект, т. к. вовлекают слушателей в чтение материалов, отвлекая их от вашей речи и они теряют основную идею выступления со всеми вытекающими отсюда для вас последствиями.
2. Доски. Когда вы адресуете выступление небольшой группе людей и хотите нарисовать главную мысль, то доски (для мела или маркера) являются здесь наилучшим средством. Но это в некоторых ситуациях не достаточно формально и отнимает время от вашего выступления.
3. Диаграммы. Большие листы, прикрепленные к верху доски, очень иллюстративны. Вы можете повесить несколько таких диаграмм: по одной на каждый пункт вашего выступления. Диаграммы наиболее эффективны, когда они яркие и простые. Как общее правило: не помещайте более 4-х графиков на одну диаграмму.
4. Проекторы. Наиболее удобное средство, поскольку позволяет богато иллюстрировать речь. Кроме того, вам не надо гасить свет, таким образом, вы не теряете связь с аудиторией. Еще одно существенное удобство этого метода - простота в подготовке материалов: достаточно только напечатать их на обычном листе бумаги, именно поэтому проекторы получили широкое распространение.
5. Слайды. Содержанием слайдов может быть текст, диаграммы, графики, схемы, картинки, фотографии. Если вы хотите создать формальную, профессиональную атмосферу, слайды - лучший путь для этого. Кроме того, они предлагают самые широкие возможности. Из недостатков следует отметить, что на время показа слайдов вы теряете контакт с аудиторией, т. к. свет придется выключить. Перед презентацией потренируйтесь с оператором слайд-проектора и удостоверьтесь в исправности аппаратуры.
6. Другие средства иллюстрирования речи. Аудиозаписи, короткие тематические видеофильмы, компьютерные презентации и другие результаты технического прогресса тоже могут использоваться в презентации, но следует отметить, что они требуют специального оборудования и профессиональной подготовке материалов.

Таблица «Характеристика средств иллюстрации речи» поможет выбрать нужное средство иллюстрирования речи:

	Тексты		Доска		Проектор		Слайды
Оптимальный размер аудитории	меньше 100		меньше 20		около 100		несколько сотен
Уровень формальности	Неформальная обстановка		Неформальная обстановка		Формальная или неформальная		Формальная
Требования  к дизайну.	Низкие		Низкие		Сравнительно низкие		Высокие
Оборудование  и требования к залу.	Напечатанный текст		Доска, мел или маркеры		Текст, ксерокс, проектор, экран.		слайды, слайд-проектор, экран
Время производства	Время на набор текста	Только время на рисование		Время на рисование		Дизайн, фотографирование
Стоимость	Небольшая		Небольшая		Сравнительно небольшая.		Довольно большая.