Организация документооборота

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 10 Ноября 2011 в 16:08, курсовая работа

Краткое описание

Цель данной работы – анализ и разработка рекомендаций по совершенствованию организации документооборота в ООО «Примера». Задачи курсовой работы:
1. анализ принципов организации современного документооборота
2. анализ документопотоков в ООО «Примера»
3. расчёт количественных характеристик документооборота и разработка рекомендаций по совершенствованию документооборота в ООО «Примера»

Содержание

ВВЕДЕНИЕ 4
ГЛАВА 1. СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ) 6
1. Документооборот и принципы его организации 6
2. Документопоток : исходящие, входящие, внутренние 8
3. Систематизация документов 12
4. Формирование дел 16
5. Подготовка документов к архивному хранению 19
6. СЭД 22
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ООО»ПРИМЕРА» (ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ) 24
1. Учет документооборота на примере ООО «Примера» 24
2. Структура организации ООО «Примера» 25
3. Расчет численности службы ДОУ 29
4. Схема потока документов 30
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 32
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 33
ПРИЛОЖЕНИЯ 35

Вложенные файлы: 1 файл

курсовая 4 курс-Леонова.doc

— 402.00 Кб (Скачать файл)

     Каждый  документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работа с документами.

     Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

     Входящие  документы образуют три направления  движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение  этих потоков неравномерно: наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой - получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

     Маршрут движения входящих документов зависит  и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполне-ния, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, то есть на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

     Исходящий документопоток, как правило, пронизывает  всю управленческую структуру. Как  инициативные, так и информационные документы готовят специалисты  в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

     Наиболее  нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

     Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать  наиболее целесообразные, оптимальные  маршруты движения документопотоков.  

     
  1. Систематизация  документов
 

     Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии должна составляться номенклатура дел.

        Номенклатура дел - это систематизированный  перечень заголовков дел с  указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке. В номенклатуру дел  включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления. Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами.

     Номенклатура  дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем предприятия, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

     Если  учредителем данного предприятия  является государственное предприятие, сдающее документальные материалы в Центральный государственный архив народного хозяйства РФ (ЦГАНХ), то номенклатура дел согласовывается с его ведомственным архивом и после одобрения экспертной комиссией направляется на согласование с Центральной экспертно-проверочной комиссией ЦГАНХ. Пересогласование номенклатуры дел с ЦГАНХ РФ осуществляется раз в 5 лет. Ведомственный архив госпредприятия осуществляет контроль за составлением и использованием номенклатуры дел, за формированием и оформлением дел, в учрежденном им предприятии. Номенклатура дел дочернего предприятия визируется лицом, ответственным за организацию делопроизводства, подписывается заместителем директора, утверждается руководителем предприятия. Заголовками разделов номенклатуры дел являются наименования подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием предприятия. При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

  • заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;
  • заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
  • заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и т.д. не допускаются.

     Заголовки дел в процессе формирования дел  могут уточняться. Состав заголовка  дела образует следующие элементы:

  • название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);
  • название предприятия или его структурного подразделения;
  • -адресат или корреспондент документа;
  • краткое содержание документов дела;
  • название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;
  • даты (период), к которым относятся документы дела;
  • указание на копийность документов дела.

     Название  вида заводимого дела или разновидности  документов указывается в начале заголовка, а слово «Копии» - в конце заголовка. Например: «Приказы директора предприятия по основной деятельности за 1993 год. Копии».

     В заголовках дел, предназначенных для  группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается  во множественном числе. Например: «Протоколы совещаний Совета трудового коллектива предприятия за 1998 год».

     В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: «Переписка с Бизнес-Банком по вопросам бухгалтерского учета, отчетности и финансовой деятельности».

     В заголовках дел, содержащих переписку  с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается  их общее видовое название. Например: «Переписка с заказчиками об отказе от оплаты счетов предприятия».

     В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год) на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например: «Годовой план предприятия «Контакт» по капитальным вложениям на 1997 год».

     В наименованиях дел, содержащих организационно- распорядительные документы, указывается вид документа и автор, например: «Приказы директора предприятия по личному составу за 1998 год».

     В заголовках дел, содержащих документы  разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости)».

     Дела  по вопросам, не разрешенным в течение  одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел  следующего года с тем же индексом.

     В номенклатуру дел предприятия также  включаются справочные картотеки, журналы учета документов.

     Номенклатура  дел предприятия должна составляться в последнем квартале предшествующего  года на новый календарный год  по установленной форме. (см. приложение 1)

     В графе 1. таблицы номенклатуры дел  указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать:

     номер структурного подразделения предприятия  по классификатору подразделений или  номер направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);

     порядковый  номер дела внутри данного подразделения или направления деятельности.

     В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в  дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

     Графа 3 «Количество томов» заполняется  по окончании календарного года. В графе 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню» указывается срок хранения дела, номер статьи со ссылкой на перечни или примерные номенклатуры дел. В графе «Примечание» проставляются отметки: о незаведении дел («Дело не заведено»), о переходящих делах, об уничтожении дел, месте хранения подлинников. По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения.  

     
  1. Формирование  дел
 

     При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д. При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание. Например: «Документы по управлению» (акты, справки)». Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора. Например: «Протоколы производственных совещаний предприятия «Контакт» за 1997 год». Для группировки переписки используется корреспонденский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка, раскрывается содержание вопроса. Например: «Переписка с предприятиями о взаимных расчетах за 1997 год». Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например: «Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции». Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку. Например: «Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях». Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному. авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

     Дела  формируются в соответствии с  номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

     При формировании дел необходимо соблюдать  следующие требования: документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно; подлинники отделять от копий; годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных, утвержденные штатные расписания предприятия - от проектов; включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

     Каждый  документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

     В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих  дел (например, личные дела, не закрывающиеся при окончании календарного года).

     Дело  должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4-х сантиметров.

     Приложения  к документам, независимо от даты их утверждения или составления  присоединяются к документам, к которым они относятся.

     Документы, помещенные в дело, должны иметь  подписи, дату, индекс, заверительную  надпись, отметку «В дело». Документы  в деле должны располагаться в  определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся  к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

     Сложились определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дала сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

Информация о работе Организация документооборота