Организация архива

СОЗДАНИЕ АРХИВА

В зависимости от объема документооборота архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы делопроизводства (секретариата).

Чтобы создать архив организации, необходимо выполнить комплекс мероприятий:

выбор и оборудование помещения, техническое оснащение архива, создание нормативных условий хранения, организация архивных документов в архивохранилище, разработка и утверждение нормативных документов архива.

Все эти мероприятия позволят обеспечить поддержание архивных документов в нормальном физическом состоянии.

Архив размещают в специально приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях.

В нашей организации давно обсуждается возможность создания своего архива, уже выделено помещение и начаты работы по его под - готовке к хранению документов. А вот какие требования предъявля - ются к работникам архива? Всегда ли эти функции должен выполнять отдельный сотрудник, или должность архивариуса может совмещать, например, секретарь?

Архивариус организует работу архива и отвечает за выполнение задач, возложенных на архив. Он проходит инструктаж, а в необходимых случаях – стажировку в государственном архиве, куда в дальнейшем будут передаваться документы организации на хранение.

Функции архивариуса может исполнять и сотрудник другого структурного подразделения. В данном случае эта работа для него будет являться совместительством.

Ответ на вопрос о том, должен ли архивом заниматься сотрудник, чьей единственной обязанностью будет именно ведение архива, зависит от количества документации, оформляемой на хранение, и объема работы. В случае если организация крупная и архив в ней достаточно велик, рекомендуем внести в штатное расписание должность работника архива. Целесообразно также составить должностную инструкцию, указав виды работ, возлагаемых на работника архива, его права и обязанности.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, который составляется архивом, согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих документы, и утверждается сотрудником архива.

Прием каждого дела производится руководителем архива в присутствии работника структурного подразделения.

Поскольку архив организации предназначен не только для хранения документов, но и для их использования, необходимо установить регламент выдачи документов из архива по заявкам сотрудников, а также сторонних организаций.

В пункте 4.5.4 Основных правил установлено, что выдача документов должна регистрироваться в книгах выдачи дел работникам организации, а также в книгах выдачи дел во временное пользование другим организациям (приложение 1). Процесс оформляется заказами (требованиями) на выдачу дел сотрудникам организации (приложение 2), актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям, в т. ч. органам суда и прокуратуры (приложение 3).

Срок выдачи документов во временное пользование не может превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев – для временного пользования другими организациями (п. 4.5.2 Основных правил).

ТРЕБОВАНИЯ К АРХИВНЫМ ПОМЕЩЕНИЯМ

Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил. В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением. Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы.

В настоящее время в нашей организации создается архив. Что нужно учесть при выборе и подготовке помещения архива, в котором в будущем будут храниться наши документы?

Выбирая здание (помещение), подходящее для хранения архивных документов, учитывайте, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения:

1) архивохранилище;

2) помещение для приема, временного хранения документов, акклиматизации документов;

3) помещение для использования документов;

4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.

Если у вас нет возможности отвести под архив несколько комнат, а весь архив должен располагаться в одном помещении, необходимо разделить его перегородками, отделив, как минимум, хранилище документов от рабочей зоны.

Архив организации следует расположить в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении. Это помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи. Вблизи здания (помещения) архива не должно быть и объектов, загрязняющих воздух.

Идеальным случаем является размещение архива в специально построенном здании, но чаще всего для хранения архивных документов организации приспосабливают уже имеющееся у них здание или помещение.

Какие основные требования предъявляются к помещению архива?

Основными требованиями к помещениям архива являются:

расположение хранилища в административном здании (нельзя размещать хранилище документов в зданиях, занятых службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии); помещение не должно быть старым (ветхим), сырым, неотапливаемым, не отвечающим санитарно-гигиеническим требованиям; помещение должно быть безопасным в пожарном отношении в соответствии со Специальными правилами пожарной безопасности государственных муниципальных архивов Российской Федерации (утв. приказом Минкультуры России от 12.01.2009 № 3), гарантированным от затопления, должно иметь запасной выход, в помещении не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Обратите внимание!

Не рекомендуется размещать хранилище документов в подвальных помещениях и на верхних этажах здания или переоборудовать под архив чердачные помещения

Конечно, исключения из правил могут быть: например, если подвал сухой и отапливаемый и имеется искусственная вентиляция, обеспечивающая двух - или трехкратный воздухообмен в час, а на верхних этажах может быть создан нормальный температурно-влажностный режим.

Особые требования предъявляются к электропроводке: она должна быть скрытой, штепсельные розетки - герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники должны располагаться вне помещений хранилищ.

Отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества. В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

РЕЖИМЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Одна из важнейших задач архива - обеспечение сохранности документов. С этой целью следует создать оптимальные условия их содержания. Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих их утрату. Соответственно в архиве должны соблюдаться определенный световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы.

Световой режим

Архивные документы на бумажном носителе следует хранить в темноте, поэтому естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов от действия света их размещают в шкафах или на стеллажах в картонных коробках, папках или других контейнерах, изготовленных из безвредных для документов материалов.

Все виды работ с архивными документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп.

ОБОРУДОВАНИЕ АРХИВОХРАНИЛИЩА СРЕДСТВАМИ ХРАНЕНИЯ

Для размещения документов в архиве организации используют металлические стеллажи или металлические шкафы.

Стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон - с учетом особенностей помещения и оборудования. Нельзя размещать стеллажи (шкафы) вплотную к наружным стенам здания из-за возможности их промерзания или вплотную к источникам тепла из-за возможности перегрева.

ОтветСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ПРАВИЛ ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Ответственность за нарушение правил хранения архивных документов организации установлена ст. 13.20 КоАП РФ. Она возлагается на руководителя архива организации или сотрудника, отвечающего за ведение архива. В случае отсутствия лица, ответственного за хранение документов, отвечать за их сохранность будет руководитель организации.