Организационные формы служб документационного обеспечения управления

Содержание

        С.

 

Введение

 

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой  принятия решений, и построен на оперативной  работе с документами, в которых  она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От её рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.

Поскольку делопроизводственное обслуживание имеет свои специфические  задачи, оно должно выполняться самостоятельным структурным подразделением, организационно-обособленной службой. Сегодня эта служба имеет различные названия: управление делами, управление информационно-документационного обеспечения, управление делопроизводства, управление документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия, секретариат и т. д. Далее обобщенно будем называть ее службой ДОУ или службой делопроизводства. В небольших учреждениях, фирмах, где объем обрабатываемых документов невелик и создание специального структурного подразделения нецелесообразно, всю работу, выполняемую службой делопроизводства, возлагают на секретаря-референта (секретаря)¹.

Служба делопроизводства как самостоятельное структурное  подразделение возглавляется руководителем, который в свою очередь подчиняется непосредственно руководителю организации.

Система документационного  обеспечения управления включает три  взаимосвязанных составных части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России².

Государственное регулирование  делопроизводства обеспечивается Федеральным  архивным агентством, которое осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации³.

 

1. Структура службы  ДОУ

1.1 Организационное построение службы ДОУ

При создании службы ДОУ  необходимо решить следующие вопросы:

• выбор оптимальной организационной формы делопроизводства;
• разработка организационно-функциональной структуры службы делопроизводства и выбор её конкретного наименования;
• разграничение функций, обязанностей, прав и ответственности между отдельными структурными подразделениями службы делопроизводства и работниками и их закрепление в соответствующих организационно-правовых документах;
• нормирование труда работников службы делопроизводства;
• определение численного и должностного состава службы делопроизводства;
• выбор оптимальной технологии работы с документами и закрепление её в инструкции по делопроизводству;
• рациональная организация рабочих мест и создание благоприятных условий труда;
• повышение квалификации работников и культуры работы с документами.

Организационная форма  делопроизводства обычно зависит от масштабов учреждения, территориального размещения его структур и может  быть централизованной, децентрализованной и смешанной.

Централизованная форма — это выполнение всех технологических операций по работе с документами одним специализированным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел) или секретарем фирмы. В этом случае полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания и до сдачи в архив выполняется в одном месте: приём и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, составление и ведение номенклатуры дел, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для передачи в архив организации⁴.

К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим  в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру⁵.

Полную централизованную обработку документов, возможно, осуществить лишь в небольших организациях, объём документооборота, в которых не превышает примерно 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания предполагает создание в каждом структурном подразделении организации собственной службы ДОУ. Такая служба независимо от центральной службы делопроизводства выполняет всю работу с документами: регистрирует, систематизирует и хранит документы данного структурного подразделения. Эта форма используется в организациях, аппарат которых территориально разобщён. Её рекомендуется применять в организациях, документирование деятельности которых требует особенно тщательной защиты информации. При децентрализованной форме структурные подразделения получают корреспонденцию в запечатанных конвертах, распечатывают их, регистрируют и выполняют все действия по обработке поступающей, отправляемой и внутренней документации, заканчивая все действия подготовкой и передачей документов в архив организации.

Самая распространенная форма организации работы с документами  — смешанная. При этом часть операций (например, приём и обработка поступающих  и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняется центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.

Вариантом смешанной  формы является такая организация  работы с документами, при которой  одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в службе ДОУ), а для других — децентрализовано (в структурных подразделениях). Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы — по месту их создания. Например, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по личному составу и т. д⁶.

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных  подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

- снизить стоимость  делопроизводственных операций;

- улучшить организацию  труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;

- обеспечить специализацию  и взаимозаменяемость работников;

- использовать прогрессивные  и производительные технические  средства;

- обеспечить единство  организационного и методического  руководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов  делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя⁷.

В каждой конкретной организации  выбор той или иной организационной  формы работы с документами осуществляется ее руководством и самой службой  ДОУ. Выбранная форма работы с  документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

2.1 Наименование службы ДОУ

Говоря о наименовании службы ДОУ, необходимо отметить, что  сегодня данная служба может иметь  разные названия, например, управление делами, отдел делопроизводства, отдел  документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия и т.д. Конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:

– структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);

– требования, предъявляемые  к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);

– существующие в организации  делопроизводственные традиции.

Например, в Государственной  системе документационного обеспечения управления рекомендуется использовать следующие наименования:

• в министерствах и ведомствах – управление делами, в состав которого, как правило, включаются:

– секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), – инспекция при министре (руководителе ведомства),

– канцелярия (бюро правительственной  переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.),

– отдел писем (жалоб),

– отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств,

– центральный архив;

• на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются:

– подразделения по учету  и регистрации, контролю, совершенствованию  работы с документами и внедрению  технических средств, рассмотрению писем (жалоб),

– секретариат,

– экспедиция,

– копировально-множительное бюро, архив⁸.

3.1 Цель, задачи, функции службы ДОУ

Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

– совершенствование  форм и методов работы с документами;

– обеспечение единого  порядка документирования;

– обеспечение единого  порядка работы с документами;

– контроль за исполнением  документов;

– хранение документов;

– унификация форм документов;

– сокращение по возможности  документооборота;

– методическая работа по совершенствованию документационного  обеспечения в организации;

– внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники⁹.

В состав типовых функций  службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, контрольные и  методические.

К технологическим функциям относятся:

– осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки поступающих  документов;

– регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов;

– ведение информационно-справочной работы по документам организации;

– машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

– копирование, тиражирование  и оперативное размножение документов;

– разработка и проектирование бланков документов;

– подготовка документов к отправке.

Среди организационных  функций службы ДОУ выделяются: