Министерство
культуры Российской Федерации
ТАМБОВСКИЙ ФИЛИАЛ
федерального государственного
бюджетного образовательного учреждения
высшего профессионального
образования
«Московский государственный
университет культуры и искусств»
Кафедра «Документоведения
и архивоведения»
Надежда Геннадьевна Дорошенко
«Организационные документы:
понятие, виды,
особенности оформления»
Курсовая работа
|
Студентки группы 3 Д
заочного отделения.
Научный руководитель:
канд. пед. наук, доцент
Е.В.Карикова |
| |
Тамбов 2013
СОДЕРЖАНИЕ
Введение…………………………………………………………………………..4
1 Понятие, значение и виды
организационных документов в управлении…………………..…………………………………………………..6
1.1 Сущность и функции организационных
документов……………….….6
1.2 Виды организационных
документов……….……………………………9
2 Характеристика структуры,
содержания и правил оформления отдельных
видов организационных документов………………….…………………………………………………17
2.1 Учредительные документы. Положение…...…………….…………….17
2.2 Структура и штатная численность.
Штатное расписание. Инструкция…………………………………………………………………..26
Заключение………………………..……………………………………………35
Список использованных
источников………………………………37
Приложение А Состав информации и структура
текста положения о документационном
обеспечении управления……………..39
ПРИЛОЖЕНИЕ Б Типовая (унифицированная)
форма положения о структурном подразделении……………..…………………41
ПРИЛОЖЕНИЕ В Типовая (унифицированная)
форма штатного расписания..42
ПРИЛОЖЕНИЕ Г Типовая (унифицированная)
форма должностной инструкции…………..……………………………………….43
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность исследования
Деятельность учреждений фиксируется
в разных видах документов. Согласно действующему
законодательству организации, учреждения
и частные предприятия издают уставы,
положения, инструкции. Штатное расписание.
Все эти виды составляют группу организационных
документов.
Организационные документы
– комплекс взаимосвязанных документов,
регламентирующих структуру, задачи, функции
предприятия , организацию его работы,
права, обязанности и ответственность
руководства и специалистов предприятия.
Особую роль среди управленческих
документов играет организационная документация(ОРД),
применяемая при оформлении распорядительной
и исполнительной деятельности аппарата
учреждения, организации, предприятия.
Организационные документы
значительно облегчают и разъясняют
работу в любом виде деятельности, где
их используют. С их помощью можно узнать
значительную часть информации о той или
иной организации, фирме, предприятия.
Объктом курсовой работы являются организационные
документы.
Предмет исследования
– понятие, виды и особенности
оформления организационной документации
Целью выполнения курсовой работы
является изучение и освещение основных
вопросов, связанных с понятием, видами
и особенностями оформления организационной
документации.
Для достижения поставленной
цели необходимо решить следующие задачи:
- определить сущность и функции организационных
документов;
- изучить виды организационных документов;
- рассмотреть структуру, содержание
и правила оформления учредительных документов, положения, структуры и штатной численности,
штатного расписания, инструкции.
- Теоритическую базу
исследования составили работы по документационному
исследованию управления таких авторов
как В.И. Андреева, Т.В. Кузнецова, Л.А. Румынина, Ш.А. Янкович.
Объект исследования – организационная документация.
Предмет исследования – понятие, виды и особенности
оформления организационной документации.
Практическая значимость работы заключается в том, что
полученные результаты могут быть использованы
в процессе изучения студентами-документоведами
дисциплин «Документоведение», «Основы
документирования», «Организация и технология
ДОУ».
Источниковедческая
база: материалы Научной библиотеки
Тамбовского филиала МГУКИ.
1 Понятие, значение
и виды организационных документов
в управлении
1.1 Сущность и функции
организационных документов
Лат. documentum - образец, свидетельство,
доказательство, любой материальный объект
- облеченный в письменную форму акт, удостоверяющий
наличие фактов определенного значения
[12, с.6].
Официальная формулировка в
законодательстве Российской Федерации:
документ - материальный носитель с зафиксированной
на нем в любой форме информацией в виде
текста, звукозаписи, изображения и (или)
их сочетания, который имеет реквизиты,
позволяющие его идентифицировать, и предназначен
для передачи во времени и в пространстве
в целях общественного использования
и хранения [11, с.17].
Организационные документы
(организационно-правовые) - комплекс взаимоувязанных
документов, регламентирующих структуру,
задачи, функции предприятия, организацию
его работы, права, обязанности и ответственность
руководства и специалистов предприятия,
являются правовой основой деятельности
организации и содержат положения, основанные
на нормах административного права и обязательные
для исполнения [13, с.42].
Организационные документы
(иногда их называют организационно-правовыми
документами) необходимы для того, чтобы
создать организацию, установить ее структуру,
определить штатную численность и состав
работников по должностям, определить
функции структурных подразделений, совещательных,
коллегиальных органов, установить режим
работы, осуществить организацию труда
и распределение обязанностей между работниками,
определить порядок реорганизации и ликвидации
организации.
Организационная документация
охватывает вопросы организационно-правового
обеспечения деятельности кадровой службы
и ее сотрудников, документирования движения
кадров, аттестации персонала, соблюдения
трудовой дисциплины и многие другие.
Любой организационный документ содержит
положения, которые обязательны для исполнения.
Фактически организационные документы
реализуют нормы административного права
и являются правовой основой деятельности
организации.
Организационный документ оформляется
на общем бланке с указанием конкретного
вида.
Заголовок к тексту в организационных
документах должен согласовываться с
наименованием вида документа [11, с.262]:
- устав (чей?) Московского политехникума;
- инструкция (о чем?) о документационном
обеспечении управления;
- положение (о чем?) о Совете директоров;
- положение (о чем?) о Министерстве труда
и социального развития РФ;
- правила (чего?) внутреннего трудового
распорядка;
- должностная инструкция (кого?) бухгалтера;
- штатное расписание (чье?) аппарата Комитета;
- структура и штатная численность (чего?)
центрального аппарата Министерства на........год.
Датой подписания организационных документов
является дата, проставляемая в бланке
на месте реквизита 08. Подписывает организационный
документ, как правило, руководитель организации
(например, устав) или структурного подразделения
(например, должностную инструкцию). Особенностью
организационных документов является
то, что они вступают в силу только после
их утверждения.
Организационные документы могут утверждаться
руководителем организации или структурного
подразделения путем проставления грифа
утверждения на самом документе или распорядительным
документом (или иным документом, например
протоколом собрания).
Утверждение организационных документов
другим документом может проводиться
и вышестоящей организацией.
Организационные документы имеют, как
правило, сложную структуру текста, состоящую
из разделов (иногда и подразделов), имеющих
собственные заголовки и разделенных
на пункты (подпункты), нумеруемые арабскими
цифрами. Наименования разделов у каждого
вида организационных документов разные.
Например, в инструкции наименования разделов
зависят от того, какое направление деятельности
освещается в данной инструкции. Содержание
текста организационных документов должно
соответствовать действующему законодательству,
поэтому в этой группе организационно-распорядительных
документов наиболее часто применяются
типовые и примерные организационные
документы (например, Типовое положение
о среднем специальном учебном заведении),
которые служат основой для разработки
конкретных документов.
Для разработки конкретных документов
в организации привлекаются наиболее
квалифицированные специалисты и руководители
структурных подразделений. Организационные
документы проходят установленный в организации
порядок согласования и проверку на соответствие
действующему законодательству.
Согласование осуществляется со всеми
заинтересованными подразделениями и
лицами, с юридической службой (юрисконсультом),
заместителями руководителя организации
или одним из заместителей, курирующим
определенное направление деятельности
организации.
Организационные документы действуют
до их отмены или замены новыми. Особенностью
организационных документов является
то, что в них можно вносить изменения
и дополнения в том случае, когда нет необходимости
перерабатывать весь документ. Частота
внесения изменений и дополнений обусловлена
как изменением условий деятельности
организации, так и изменением действующего
законодательства. В случае реорганизации
организации разрабатываются новые организационные
документы, которые проходят установленный
порядок согласования и утверждения.
Порядок внесения изменений и дополнений
и их пересмотра обусловлен видом организационного
документа. Например, изменения и дополнения
в организационный документ, который утвержден
руководителем организации, - положение
о структурном подразделении - вносятся
приказом этого руководителя. Если организационный
документ, например устав, был утвержден
вышестоящей организацией или решением
высшего органа управления организацией
(общего собрания акционеров или участников
и др.), то изменения в него вносятся путем
их утверждения этими органами и с обязательным
информированием органа, осуществляющего
государственную регистрацию.
Итак, организационные документы
– это комплекс документов, содержащих
правила создания организации, в том числе:
выбор ее организационно-правовой формы;
компетенцию, структуру, штатную численность,
состав должностей (руководителей, специалистов,
технических исполнителей); формирование
совещательных органов управления; установление
режима работы и системы охраны; организацию
и оценку труда; порядок реорганизации
и ликвидации.
1.2 Виды организационных
документов
К организационным документам относятся
[9, с.65]:
- учредительный договор;
- устав организации;
- положение об организации;
- положения о структурных подразделениях
организации, коллегиальных и совещательных
органах;
- инструкции по определенным направлениям
деятельности;
- должностные инструкции работников;
- регламенты работы, правила внутреннего
трудового распорядка, положение о персонале;
- структура и штатная численность;
- штатное расписание;
- памятки.
Договор – юридическое понятие,
с которым связано возникновение различных
обязательств и отношения, регулирующие
их.
В учредительном договоре учредители
берут обязательство создать юридическое
лицо (дается наименование юридического
лица), определяется порядок совместной
деятельности по его созданию, условия
образования имущества и уставного капитала.
Договором определяется предмет
и цели деятельности юридического лица,
а также условия и порядок управления
деятельностью юридического лица и условия
распределения между учредителями прибыли.
Местонахождение юридического
лица определяется местом его государственной
регистрации, если в соответствии с законом
в договоре не установлено иное. В заключительной
части договора указывается количество
экземпляров договора, юридические адреса
и банковские реквизиты сторон.
На договоре подписи заверяются
печатями. Если одна из сторон (или обе
договаривающиеся стороны) являются гражданами,
то указываются их фамилии, имена и отчества,
паспортные данные и место жительства.
Учредительный договор подлежит
государственной регистрации в установленном
порядке. Учредительный договор юридического
лица заключается, а устав утверждается
его учредителями (участниками).