Описание дел постоянного и временного хранения. Виды описей, создаваемых при передаче дел в архив

В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителем структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения.

По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течении года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления. Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.

Список литературы

1. Алексеева Е.В. Архивоведение. Учебник. Издательство «Академия», 2004 г.
2. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/ Издание 9-е, исправленное и дополненное. - М.: ЗАО «Бизнес - школа «Интел - Синтез» совместно с ООО «Журнал «Управление персоналом», 2006 г.
3. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство. Издательство «Феникс», 2005 г.
4. Басовская Е.Н., Быкова Т.А., Вялова Л.М. Делопроизводство. Издательство «Академия», 2003 г.
5. Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. Издательство «ЭКСМО», 2006 г.
6. 2 Быкова, Т.А. Делопроизводство. Учебник /Т.А. Быкова .- М.: МЦФЭР, 2006 г.
7. Галахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство. Издательство «Проспект Велби», 2006 г.
8. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
9. Делопроизводство: Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А.; под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2005 г.
10. Демин Ю.М. Делопроизводство: Подготовка служебных документов. Издательство «Питер», 2004 г.
11. Кирсанова М.В., Современное делопроизводство: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005 г.
12. Кузнецов И.Н. Делопроизводство. Издательство «Дашков и К», 2006 г.
13. 5 Микушина, М.Н. Делопроизводство в кадровой службе/ М.Н.Микушина, - Новосибирск, ИЦ «Мысль», 2004 г.
14. 6 Павлюк, Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/ Л.В.Павлюк, Т.И. Киселева., М.Ф.Воронина., Н.И.Воробьев. - СПб .: «Издательский дом Герда»,2004 г.
15. Основные правила работы архивов организаций. - М.: Росархив, ВНИИДАД, 2004 г.
16. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. - М.: ВНИИДАД, 2005 г.
17. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, М., 2007 г.