Оперативное хранение документов

При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо составленная номенклатура дел  может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов.

 

 

2 ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

 

Формирование дела – это  группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой  дел и систематизация документов внутри дела [3].

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении документа  и направлении его в дело (реквизит 28) и помещаться в дела в день окончания  исполнения. Строгое выполнение этого  несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность [22].

При формировании дела в  него помещаются документы, которые  по своему содержанию соответствуют  заголовку дела, при этом запрещается  группировать в дела черновые и дублетные  экземпляры документов (за исключением  особо ценных), а также документы, подлежащие возврату [23].

Дела формируются в  организациях при централизованном ведении делопроизводства – службой  документационного обеспечения  управления (ДОУ) организации, при децентрализованном – как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так  и службой ДОУ организации. При этом формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости – и соответствующего государственного архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и  временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы  одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются  в течение всего периода работы данного лица в организации; документы  выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые  группируются за период их созыва; документы  учебных заведений, которые формируются  за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

дело должно содержать  не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его  разделяют на два и более тома).

Толщина дел со сроками  хранения до 10 лет не должна превышать 10 см.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок  дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т.1", "Т.2" и  т.д.

Внутри дела документы  должны быть расположены так, чтобы  они по своему содержанию последовательно  освещали определенные вопросы. При  этом документы располагаются в  хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие  – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения  или составления, присоединяются к  документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем  в документе делается отметка.

Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями с учетом следующих  правил:

уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и  группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

приказы по личному составу  группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах  документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;

поручения вышестоящих организаций  и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;

утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и  другие документы группируются отдельно от их проектов;

документы в личных делах  располагаются в хронологическом  порядке по мере их поступления;

лицевые счета рабочих  и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются  в них по алфавиту фамилий;

предложения, заявления и  жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы  по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

переписка группируется, как  правило, за календарный год и  систематизируется в хронологической  последовательности, документ-ответ  помещается за документом-запросом. При  возобновлении переписки по определенному  вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.

Документы, послужившие основанием для издания приказов (заявления, справки, акты, записки), могут группироваться отдельно от приказов.

Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты) помещается в дело того года, к которому она  относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или  даты поступления. Например, отчет за 2008 год будет составлен в 2009 году, но помещается в дело 2008 года. И наоборот, план на 2009 год составляется в 2008 году, а помещается в дело 2009 года. Перспективные  планы должны быть отнесены к начальному году их действия.

 

 

3 ОРГАНИЗАЦИИ И СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

В понятие делопроизводство кроме документирования информации и организации документооборота также входит хранение и использование  документов в текущей деятельности предприятия.

Данный вид хранения называют оперативным (или текущим), при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:

хранение документов в  процессе их исполнения;

хранение исполненных  документов [20].

Другими словами, под оперативным  хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования  документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение [16].

Документы во время их исполнения обычно хранятся у исполнителя, для  чего заводятся специальные папки  с надписями типа: "На исполнении", "Срочно",  "Для коллегии", "На отправку", "На согласование", "На подпись" и т.п. На каждой папке указывают фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф или стол. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело [20].

Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования.

Говоря о хранении документов, необходимо отметить, что организация  их хранения должна обеспечивать сохранность  документов и дел и удобство их использования.

Также затрагивая вопросы  оперативного хранения, можно обратить внимание на следующую тенденцию: в  последние время наряду с хранением  документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали  применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет  упростить использование документов в текущей деятельности, так как  работу с документом могут производить  несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в  соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных  хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий  и должностных обязанностей.

Определение сроков хранения документов осуществляется на основании  специальных типовых или ведомственных  перечней документов.

Перечень документов со сроками  хранения представляет собой систематизированный  список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о  сроках их хранения [2].

Установленные данными перечнями  сроки хранения документов являются обязательными, при этом сроки хранения не разрешается сокращать, а можно  лишь, в случаях, вызванных спецификой деятельности организации, – увеличивать.

При установлении сроков типовым  перечнем следует пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в ведомственном перечне  состав и содержание документов организации  отражены с большой полнотой и  конкретизацией [22].

К основным типовым перечням относятся следующие:

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем  Росархива 06 октября 2000 г.;

Примерный перечень типовых  видов управленческих документов негосударственных  организаций (новых экономических  хозяйственных структур), которые  могут подлежать отбору на постоянное хранение в государственные архивы [17];

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической  и производственной деятельности организаций  с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31 июля 2007 г. № 1182.

В случае если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, то данный срок устанавливается экспертно-проверочной  комиссией соответствующего архивного  учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

4 ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

 

Архивные документы, содержащие сведения конфиденциального характера  могут быть выданы во временное пользование:

- сотрудникам органов  государственной власти, местного  самоуправления, судов, прокуратуры,  органов предварительного следствия  (по делам, находящимся в их  производстве), в пределах исполнения  ими своих служебных полномочий;

- сотрудникам отделений  Пенсионного фонда Российской  Федерации по Удмуртской Республике  с целью подтверждения социальных  прав, льгот и гарантий граждан. 

- конкурсным управляющим,  ликвидаторам организаций для  завершения конкурсного производства  ликвидируемой организации. 

- сотрудникам музеев, выставочных  центров и других учреждений  культуры для экспонирования  документов, при условии обезличивания  персональных данных.

 Решение о выдаче документов организации во временное пользование принимается директором Архива в зависимости от целей использования документов и при наличии следующих документов:

- письма, в котором должны  быть указаны виды документов  и гарантии обеспечения их  сохранности; 

- договора о предоставлении  документов для экспонирования. В договоре должны быть указаны  условия экспонирования, в т.ч. соблюдение режима конфиденциальности путем обезличивания персональных данных.

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Документы нуждаются в  оперативном или долговременном хранении информации. Средства для  долговременного хранения документов имеют определенное сходство со средствами архивного хранения документов (если речь идет о техническом оснащении  архива организации как самостоятельного структурного подразделения).

Для средств оперативного хранения документов характерны такие  особенности, как обеспечение максимального  удобства пользования ими, оптимальных  режимов хранения размещенных в  них документов относительно небольшого габарита и массы.

Большая часть документов, находящихся на оперативном хранении, выполнена на бумажной основе. В  основном они хранятся на рабочем  месте работников управленческого  труда или в непосредственной близости от них. Для обеспечения  сохранности таких документов и  содержания их в определенном порядке  применяется несколько видов  технических средств: лотки, кассеты, картотеки настольные и другие.

Лотки и кассеты позволяют  хранить на поверхности рабочих  столов отдельные документы и  их комплексы (дела). Наиболее эффектны поворотные лотки, которые монтируются  по 2-4 на общей стойке, прикрепляемой  к краю рабочего стола, причем лотки  можно поворачивать в горизонтальной плоскости, вместимость лотков от 600 до 1200 листов бумаги формата А4. Наиболее эффективна для делопроизводственных операций механизированные (автоматизированные) картотеки. Они представляют собой хранилища карточек (документов) с механической (автоматической) подаче документов к рабочей зоне или н а стол оператора по его запросу. Целесообразность применения таких картотек определяется объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним.