Общие нормы и правила оформления документов

Реквизит «Отметка о контроле» обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции или типовых сроков исполнения.

Реквизит «Отметка о наличии приложений» располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет Приложение: на З л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №): Приложение:

1. Протокол заседания кафедры «Менеджмент» МГУ на 5 л. в 1 экз.

2. Проект плана поэтапного ввода системы информационного обеспечения учебного процесса на 2 л. в 1 экз.

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом: Приложение: Договор от 31 марта 2003 г. №17 и приложения к нему, всего на л. Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:

Приложение: в 3 экз. или Приложение: Техническое задание на разработку системы «Электронная канцелярия «в 2 экз. Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о приложении имеет вид: Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут Приложение с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 2 к приказу директора Института от 15.06.2001 №323.

Приложения должны быть подписаны исполнителем или его руководителем.

«Гриф согласования документа» - реквизит документа, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа. Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Директор ВНИИ документоведения и архивного дела

Личная подпись М.В. Ларин

23.04.2000

Реквизит «Печать». В соответствии с положением «О Государственном гербе Российской Федерации» воспроизведение Государственного герба Российской Федерации является обязательным на печатях: Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания, Правительства Российской Федерации, Конституционного суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; центральных органов федеральной исполнительной власти, а также дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей; на печатях иных органов государственной власти.

Реквизит «Отметка о заверении копии». Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. При заверении соответствия копии письма (остающейся в организации) отправляемому подлиннику следует «Отметку о заверении копии» оформлять следующим образом: ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор Общего отдела личная подпись М.В. Завалов

07.06.2000

Реквизит «Отметка об исполнителе» проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Например:

А.Ю. Петров

924 45 67

При изготовлении документа машинописным способом отметка об исполнителе может дополняться кодом машинистки, количеством отпечатанных экземпляров и датой печатания. Например:

О.Л. Кузнецов

923 24 56

ОМ 2 01.04.2001

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Например:

Отправлен факс от 01.04.2000 №131. В дело №0115

Личная подпись 01.04.2000

или

Издан приказ от 01.04.2001 №12 «О создании экспертной комиссии»

В дело №0101

Личная подпись 12.09.2001

Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Элементами данного реквизита являются: порядковый номер, дата поступления документа в организацию. При необходимости - часы и минуты.

Реквизит «Идентификатор электронной копии документа» проставляется в момент подготовки документа и включает в себя данные, необходимые для поиска документа. Реквизит может включать в себя имя файла, код оператора, дату, место изготовления, количество экземпляров, количество страниц документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

 

В заключении хотелось бы сказать что документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Из всего вышеизложенного можно сделать следующие выводы.

Различные функции документа тесно взаимосвязаны и переплетены между собой, поэтому изучение их возможно только с помощью общенаучного метода абстрагирования, т.е. мысленного разграничения и временного выделения каких-либо отдельных функций. Функции документа можно разделить на общие и специальные.

Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов. Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание.

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе «Об информации, информатизации и защите информации»: «документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу документов, организацию быстрого поиска документов, оперативное и качественное составление и исполнение документов, более активное использование ПЭВМ при составлении документов. Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (дата, текст, подпись и т.д.), которые называются реквизитами.

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Список использованной литературы

 

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003.

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М.: Издательство стандартов, 2003.

Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. - М.: Экономика, 2001 - 271 с.

М.В. Кирсанова. Современное делопроизводство, Инфра - М: 2000.

Н.Н. Кушнаренко. Документоведение., Киев: Знание 2000.

Т.В. Кузнецова. Делопроизводство. М: 2003 г.

В.А. Кудрявцев. и др. «Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 2004.

Н.С. Ларьков. Документоведение. Учебное пособие. Изд-во.: АСТ, 2006. -427с

М.В. Ларин. Развитие понятия «документ» // Делопроизводство. 2000. №1. С. 5-9

В.Н. Марков. Справочник по делопроизводству. - Санкт - Петербург, «Альфа», 2002.

А.В. Пшенко. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса: Учеб. пособие / под. ред. А.В. Пшенко. - 2-е изд., стер. - М.: Издательский центр «Академия», 2003 -176 с.

Т.В. Печникова., А.В. Печникова. «Документационное обеспечение деятельности организации», М., 1998.

Е.А. Плешкевич. Основы общей теории документа. - Саратов, 2005.

Л.Р. Фионова. Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций: Конспект лекций. - Пенза: Пенз. гос. ун-т, 2005. - 95 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

¹ Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. Изд-во.: АСТ, 2006-С17

² Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций: Конспект лекций. - Пенза: Пенз. гос. ун-т, 2005. - С2-3

³ Там же

⁴ Там же

⁵ Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. Изд-во.: АСТ, 2006-С18

⁶ Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. Изд-во.: АСТ, 2006-С19

⁷ Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. Изд-во.: АСТ, 2006-С19

⁸ Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. Изд-во.: АСТ, 2006-С20

⁹ Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)

¹⁰ Ларин М.В. Развитие понятия “документ” // Делопроизводство. 2000. № 1. С.5-9

¹¹ Там же

¹² Плешкевич Е.А. Основы общей теории документа. - Саратов, 2005. С10

¹³ Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. Изд-во.: АСТ, 2006-С23

¹⁴

¹⁵