Научно-справочный аппарат к документам архива

Краевое государственное автономное образовательное учреждение

среднего профессионального образования

«Добрянский гуманитарно-технологический  техникум им. П.И. Сюзева»

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

по дисциплине «Архивоведение»

 

тема: «Научно-справочный аппарат к документам архива.»

 

 

 

 

Выполнил:

Студент 3 курса, группа 361

Специальность: ДОУ и А

Лисник Надежда Михайловна

Проверил:

Жужгова Татьяна Сергеевна

Оценка: «____________»

_________________

(личная  подпись)

«___»________ 2013 год

 

 

 

 

 

 

 

 

Добрянка, 2013

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

Глава 1. СИСТЕМА НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА 5

1.1.   Классификация научно-справочного аппарата 5

1.2.   Виды справочников 6

Глава 2. СОЗДАНИЕ И ВЕДЕНИЕ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА  К ДОКУМЕНТАМ АРХИВА                12

2.1. Этапы создания архивных справочников 12

2.2. Ведение и использование научно-справочного аппарата 13

ЗАКЛЮЧЕНИЕ  17

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Проблема классификации архивной документной информации - это стержневая проблема современной организации архивного информационного пространства. Поэтому в настоящее время ведётся работа по созданию отраслевого классификатора архивной документной информации. Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организации и лиц необходимой документной информацией.

Система научно-справочного аппарата к документам архива - комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования.

Архивный справочник - справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и/или архивных документах. Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные справочники существуют во всех государственных архивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.

Дополнительные справочники создаются с учётом специфики документов архива, а также складываются исторически. К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги.

Все хранящиеся в архиве документы (в том числе  непрофильные и не включенные в описи) подлежат учету. Научно-справочный аппарат  взаимосвязан с учетными документами архива и предназначен также для более оперативного поиска и эффективного использования документов. Описи дел – это основная группа справочников, на которой базируется разработка остальных (кроме регистрационно-контрольных картотек, составленных на стадии делопроизводства). Все виды научно-справочного  аппарата связаны между собой  поисковыми данными документов. Эти  данные закреплены описями дел. К  ним относятся номера фонда, описи, дела, листов дела.  

Цель моей работы создать описание системы научно-справочного аппарата, его развития. Исходя, из этой цели формируются следующие задачи:

1. Рассмотреть научно-справочный аппарат;
2. Изучить  его развитие.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. СИСТЕМА НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА

 

 

 

1. Классификация научно-справочного аппарата

 

Система научно-справочного  аппарата - комплекс взаимосвязанных  и взаимодополняемых учетных документов, архивных справочников, механизированных и автоматизированных информационно-поисковых систем, информационных документов, создаваемых на единых методологических и научно-методических основах для обеспечения сохранности и эффективного поиска архивных документов и документной информации в пределах архивного фонда, архива, в целях всестороннего использования.   

Система НСА, основываясь  на принципах историзма, всесторонности и комплексности, должна строиться с учетом системного подхода, и целостный сложноорганизованный объект, включающий необходимые подсистемы учета и описания документов на едином нормативно-методическом обеспечении. 

Систему научно-справочного  аппарата можно разделить по функциям, которые она выполняет:

1. справочники  по учету документов;

2. справочники  по содержанию документов.  

В каждой их этих групп выделяются основные справочники, обязательные для каждого архива и вспомогательные, создаваемые  по мере необходимости. К основным справочникам по учету относятся книга  поступлений, список фондов, листы фондов, описи, реестры описей, к вспомогательным – лицевой счет архива, карточки и книги учета движения фондов и др.  

К основным справочникам по содержанию относятся описи, путеводители и каталоги, к вспомогательным  – обзоры, указатели, тематические перечни.  

Таким образом, в системе НСА каждый справочник имеет свое назначение, специфику, дополняет  другие справочники и является необходимой  составной частью СНСА. Однако при  этом необходимо заметить, что весь комплекс СНСА не всегда является обязательным для каждого архива. Количество и  состав справочников является различным. Важно, чтобы архив располагал такой совокупностью ИПС, которая позволяла бы рационально выполнять все виды работ с документами.

 

 

1.2. Виды справочников

 

Архивная опись - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учёта дел. Описи составляются в делопроизводстве учреждений и в ведомственных архивах. В государственных архивах описи составляются на поступившие неописанные документы и в процессе переработки некачественных описей.

Государственный архив должен иметь три экземпляра описей: один контрольный и два рабочих. Контрольный экземпляр находится в подразделении архива, осуществляющем централизованный учёт документов, а рабочие - в соответствующих хранилищах, в читальном зале. Описи хранятся по порядку номеров фондов, а в пределах фонда - по номерам описей.

Процесс составления описи складывается из:

• описания дел (каждой единицы хранения) на карточках;
• систематизации карточек в соответствии со схемой (см. п. 1.3.4), их редактирования;
• оформления описи.

Описание дел включает составление заголовка дела, установление названия структурной части, делопроизводственного номера (индекса), крайних дат документов дела, количество листов в деле и архивного шифра дела. Все эти сведения заносятся на карточку.

Каждая карточка получает порядковый номер, который выносится карандашом на обложку дела и является его временным рабочим номером до окончательной систематизации дел в описи и фонде. После завершения систематизации все сведения с карточек переносятся в описи и на обложки дел.

Каталог - межфондовый архивный справочник (как правило, карточный), в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для него схемой классификации документной информации.

Каталогизация архивных документов - это совокупность работ по созданию каталогов: составление схемы классификации, выявление и отбор документов, описание их содержания на каталожных карточках, систематизация карточек, оформление и ведение каталогов.

Система каталогов. Совокупность различных взаимосвязанных и взаимодополняющих каталогов представляет собой систему каталогов архива. В зависимости от схемы построения каталога, в соответствии с которой организуются их общая структура и основные подразделения, каталоги могут быть систематическими, предметно-тематическими или предметными. Основой системы является систематический каталог.

Основные требования к системе каталогов госархива следующие:

• соответствие принципов построения каталогов их целевому назначению;
• рациональная структура каталогов, обеспечивающая оптимальное разнообразие аспектов информационного поиска;
• исключение параллелизма в группировке информации в различных каталогах системы;
• исключение неоправданного дублирования и широкое применение отсылочных карточек и указателей.

Систематический каталог. В систематическом каталоге документная информация классифицирована по отраслям знаний и практической деятельности общества. Систематический каталог отражает связи между событиями и явлениями, содержит сведения по конкретным вопросам. Систематические каталоги строятся по схемам единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов.

Методические указания по применению схем содержат методику организации и проведения работ по созданию и ведению систематических каталогов. Архивы, хранящие документы досоветского и советского периодов, ведут два самостоятельных систематических каталога. Разграничительной датой для них является дата установления Советской власти на соответствующей территории.

Предметно-тематический каталог. В предметно-тематическом каталоге документная информация классифицируется внутри темы по предметному признаку.

Предметный каталог. В предметном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических наименований) и лиц. Дальнейшая систематизация осуществляется в логической или хронологической последовательности.

Именной каталог. В именном каталоге (разновидность предметного) документная информация классифицирована по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация - в хронологической или иной, удобной для поиска информации последовательности.

При значительном объёме карточек они могут быть расположены по специальной схеме классификации. Круг лиц, сведения о которых подлежат включению в именной каталог, определяется каждым госархивом самостоятельно. Для архивов, хранящих документы советского и досоветского периодов, возможно создание общего именного каталога.

Географический каталог. В географическом каталоге (разновидность предметного) документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических наименований (названий стран, республик, краёв и областей, экономических районов, населенных пунктов, морей, рек и др.). В основу классификации может быть положено административно-территориальное деление. Систематизация внутри рубрик может быть хронологической или тематической.

Каталог по истории учреждений. Каталог по истории учреждений (разновидность предметно-тематического) - каталог сведений из архивных документов и опубликованных источников, в котором документная информация по истории развития учреждений классифицирована по отраслям, затем по конкретным учреждениям. Возможна непосредственная классификация учреждений по алфавиту их видовых названий независимо от отраслевой принадлежности. Состав учреждений, сведения о которых отражаются в каталоге, определяется соответствующим государственным архивом.

Каталог документов по личному составу. Каталог создаётся для выявления документов социально-правового характера (трудовой стаж, зарплата, образование и т.д.).

В каталоге информация классифицируется по строгому алфавиту фамилий. Карточки в каталоге документов по личному составу содержат: фамилию, имя, отчество и ссылку на дела, в которых имеются сведения об этом работнике.

Путеводитель - архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах архива. В него включаются сведения об основных фондах архива.

Видами путеводителя являются: путеводитель по архивам, путеводители по фондам архива, краткий справочник по фондам архива и тематический путеводитель по фондам архива.

Путеводитель по архивам - систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов.

Путеводитель по фондам архива - систематизированный перечень наименований архивных фондов с их характеристиками.

Краткий справочник - систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них.

Тематический путеводитель - систематизированный перечень характеристик документов, расположенных по тематической схеме.

Путеводитель, краткий справочник и тематический путеводитель могут создаваться по фондам всех государственных архивов СССР в целом, по фондам всех или нескольких архивов республики, края, области, по фондам отдельного государственного архива, по отдельному комплексу фондов государственного архива.

Указатель. В системе научно-справочного аппарата указатели, в том числе указатели к описям и документам фонда, могут быть самостоятельными архивными справочниками или элементом справочного аппарата к ним. Указатели, являющиеся самостоятельными архивными справочниками, составляются к описям (документам) одного фонда или их совокупности и, как правило, без просмотра дел. Указатель как элемент справочного аппарата к архивному справочнику составляется для ускорения поиска информации по аспектам, не совпадающим с группировкой основного текста справочника.