Научно-справочный аппарат к документам Архивного Фонда РФ

 

Составление и издание (тиражирование) обзоров рекомендуется проводить в следующих случаях: когда объем фонда велик и в нем имеется много дел, однотипных по своему содержанию, или, наоборот, много дел со сложным, многопредметным содержанием, например: протоколы, переписка по нескольким не связанным между собой вопросам. При таком положении целесообразно выпускать обзоры архивных фондов, где содержание многопредметных дел может быть логически расчленено и классифицировано по однородным группам. Также обзоры можно составлять на документы, внесенные в описи без строгой системы или логической связи, или когда документы распылены по разным описям. Отмеченные недостатки проще устранить с помощью составления обзоров, а не пересоставления описей.

 

Опыт подготовки обзоров показывает, что они могут публиковаться как в виде самостоятельных изданий, так и отдельными статьями в периодических и продолжающихся изданиях, что актуально для подготовки обзоров по архивным документам в организациях.

Указатели

 

Указатели могут быть самостоятельными архивными справочниками в архиве или элементом справочного аппарата других архивных справочников:

 

Фрагмент документа	ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
П. 136	Указатель (архивный): архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных

 

Методика составления указателя как элемента справочного аппарата была рассмотрена на примере описи документов и дел.

Тематические перечни документов

 

В качестве дополнительного архивного справочника могут составляться тематические перечни документов и дел:

 

Фрагмент документа	Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1982
П. 354	Тематический перечень документов - вид информационного документа архива, содержащий список заголовков дел или документов по определенной теме с указанием их дат и поисковых данных

 

Перечни документов составляются по наиболее актуальным, востребованным, а также малоизученным темам для информирования широкого круга исследователей, публикаторов документов, архивистов, журналистов и других специалистов.

 

Базы данных

Наряду с перечнем документов государственные, муниципальные и ведомственные архивы активно разрабатывают базы данных и размещают их на своих официальных сайтах, что обеспечивает возможность оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации в режиме удаленного доступа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.Научно-справочный  аппарат к документам Архивного  фонда Российской Федерации

В данной главе будет рассмотрен научно-справочный аппарат к документам архивного фонда Российской Федерации на примере федеральных архивных учреждений.

3.1. Описи дел

В данном разделе будет рассмотрена одна из описей дел Российского государственного исторического архива.

Ф. 13 Оп. 3. 1798-1811 гг., 53 eд.xр. Журналы входящих и исходящих бумаг.  
Фонд 13: Департамент министра коммерции

Опись начинается с титульного листа и переводной таблицы

 

 

 

 

 

 

Далее идет перечень дел, который включает в себя следующие графы: порядковый номер, делопроизводственный номер, заголовок дела, крайние даты, количество листов, примечание

 

Заверительная надпись (лист-заверитель) составляется на отдельном листе-заверителе и подшивается в конце описи

Данная опись составлена верно, однако с 1984, года ее составления, изменилась форма листа-заверителя (приведена в приложении 9 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.).

3.2. Каталоги

Архивные каталоги являются неотъемлемой частью научно-справочного аппарата любого современного архива. В классическом понимании представляют собой картотеку с необходимыми поисковыми данными.

Развитие информационных технологий не прошло мимо архивных учреждений, и научно-справочный аппарат постепенно начинает дублироваться в электронном виде. Это позволяет быстро и, что важно, удаленно, находить необходимые архивные документы.

В декабре 2011 года был создан программный комплекс «Центральный фондовый каталог», доступный по адресу: http://cfc.rusarchives.ru/CFC-search/. Основное его предназначение - представление пользователям информации об архивных фондах. На настоящий момент содержит информацию о части фондов всех федеральных архивов и архивов 27 субъектов Российской Федерации.

Программная оболочка Центрального фондового каталога представлена в следующем виде:

Попробуем найти архивные фонды о конструкторских бюро машиностроения с помощью данной системы. На странице результатов поиска отобразилась информация о найденных фондах и о принадлежности каждого фонда к определенному архиву.  Откроем первый по списку результат поиска.

В окне информации о фонде можно получить следующие данные: номер фонда, название фонда, крайние даты, аннотация и историческая справка.

На данный момент система показывает себя как эффективная, постоянно комплектуется и совершенствуется.

В рамках данной работы также рассмотрим электронную систему каталогов в Российском государственном историческом архиве. Ее особенность заключается в разделении каталога на именной, георграфичекий и предметный.

В именном каталоге информация классифицируется по фамилиям лиц, которые являются авторами документов.

Особенность электронного именного каталога в Российскос государственном историческом архиве заключается в том, что документ, на который ссылается указатель, не содержит биографические материалы, а лицо, которое служило основой поиска, лишь упоминается в тексте документа.

В георграфическом каталоге информация классифицируется по алфавиту географических и топографических объектов.

В предметном каталоге информация классифицируется по теме документа, по его заголовку.

Запущенный в тестовом режиме электронный каталог Российского государственного исторического архива представляется удобным поисковым средством. Однако, нужно понимать, что в данном каталоге представлена информация лишь о 2,5% архивных материалов, хранящихся в РГИА. Представленная система – первые шаги к созданию полноценного электронного каталога.

 

 

3.3. Путеводители

В данном разделе будут рассмотрены путеводители к архивам, содержащим документы Архивного фонда Российской Федерации.

Архивный путеводитель представляет собой издание, содержащее информацию о составе документов отдельного архива.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Дополнительные справочно-поисковые средства

В данном разделе будут рассмотрены дополнительные справочно-поисковые средства, а именно: обзоры документов, указатели, тематические перечни и базы данных.

1. Обзоры документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Указатели

Указатели могут быть самостоятельными архивными справочниками в архиве или элементом справочного аппарата других архивных справочников.

Указатели чаще всего входят в состав путеводителей. Однако с развитием информационных технологий указатели становятся популярным средством поиска на сайтах российских архивов.

Например, на сайте rusarchives.ru представлен указатель фондообразователей по архивам России.

При переходе по ссылке к искомому фондообразователю осуществляется переход на окно результата поиска, в котором предоставлена информация о фондообразователе, его справочных данных, разделе и справочнике, в котором содержится информация об искомом фондообразователе.

Таким образом, в данном случае архивный указатель неразрывно связан с архивным справочником (путеводителем).

3. Тематические перечни

Тематические перечни являются дополнительным справочно-поисковым средством. Представляет собой список заголовков дел или документов.

Тематические перечни часто путают с предметными каталогами.

Главное отличие заключается в том, тематические перечни составляются только к наиболее актуальным, востребованным, а также малоизученным темам.

С развитием информационных технологий тематические перечни часто принимают электронный вид, и размещаются на сайтах соответствующих архивов. Например, тематические перечни Российского государственного исторического архива (РГАИ):

 

4. Базы данных

В рамках данной работы базы данных, размещаемые на сайтах государственных архивов Российской Федерации были не раз рассмотрены в виде архивных каталогов, указателей и тематических перечней. Тем не менее, базы данных можно выделить как отдельный вид справочно-поискового средства, позволяющий осуществлять многоаспектный поиск по архивным фондам.

Ярким примером базы данных и системой поиска к нему является сервис, размещенный на официальном сайте Российского государственного архива литературы и искусства (РГАЛИ).