Свою контрольную работу я бы
хотела начать с небольшого вступления.
Когда я подавала документы в университет,
у меня был стереотип о профессии
документоведа и секретаря-референта
- это человек, который постоянно сидит
на месте, печатает документы, рассылает
их по организациям и, по сути, ничем сложным
он не занимается. Поэтому для меня направление
подготовки «документоведение и архивоведение»
было не самым лучшим вариантом, но после
4 месяцев обучения здесь я ни капли не
жалею, что поступила именно сюда. Стереотипы,
сложившиеся у меня в голове исчезли, и
я четко начала представлять, что наша
будущая профессия востребована и связана
прежде всего с информацией.
В наши дни информация стала
одним из важнейших стратегических управленческих
ресурсов наряду с человеческими, финансовыми
и материальными ресурсами. Её производство
и потребление составляют необходимую
основу эффективного функционирования
различных сфер жизни. Развитие мирового
бизнеса изменило не только экономическое
положение стран мира, но и активно повлияло
на изменение в профессиональной сфере,
создав спрос на ранее непопулярные профессии.
Одной из них оказалась профессия документоведа,
то есть специалиста по работе с различной
документацией в сфере делопроизводства.
Социальная значимость профессии документоведа
состоит в фиксировании, систематизации
и хранении важных документов различного
уровня важности. Наибольшая ответственность
лежит на документоведах, работающих непосредственно
в министерствах и ведомствах в должности
руководителя федерального архивного
агентства или директора государственного
научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела.
Человек, работающий в сфере
документационного обеспечения управления,
должен выполнять следующие функции:
- Организовывать и вести архивные
дела в организациях (принимать, регистрировать,
систематизировать, вести учёт документов)
на базе новейших технологий
-Создавать новые документы
и обрабатывать старые
-Составлять справочно-поисковые
системы документов
-Подготавливать документацию
для передачи на архивное хранение
-Обеспечивать сохранность
документов на разных носителях
-Проводить работы по экспертизе
научной и практической ценности документов
-Распознавать и защищать от
подделки и искажения буквенно-цифровую,
графическую и полутоновую документальную
информацию
-Участвовать в работе по восстановлению,
консервации и реставрации документов
-Руководить структурными подразделениями
федеральных архивов, муниципальными
и ведомственными архивами, рукописными
отделами музеев и библиотек
-Руководить аутсорсинговыми
организациями, которые оказывают услуги
по хранению архивных документов и архивной
обработке документов
-Создавать нормативные акты
(правила) документирования, работы с документами,
их хранения, комплектования и использования
-Участвовать в проектировании
бланков документов
Профессия документоведа относится к
типу: "Человек-человек" "Человек-знак"
"Человек-техника", потому что связана
с работой со знаковыми системами (тексты,
числа, формулы и т.п.), а также с работой
с людьми и техническими средствами управления
и документирования. Для успешного выполнения
такой работы требуется умение устанавливать
и поддерживать контакты с людьми, проявлять
активность, общительность, обладать развитой
речью и вербальным мышлением, обладать
эмоциональной устойчивостью, умение
обрабатывать документы и информацию
путем проведения исследовательских работ
и изысканий, работать с архивными материалами.
Профессия документоведа предполагает
профессиональную деятельность, которая
связана с анализом, исследованиями, планированием
контролем, управлением другими людьми.
Она требует высокой эрудиции, оригинальности
мышления, стремления к развитию и постоянному
обучению.
Документовед должен иметь
ряд знаний и навыков в:
- правовой сфере (административное,
трудовое и хозяйственное право, законодательно-нормативные
акты, определяющие порядок работы организации
того типа, где он работает)
-сфере управления (систему
органов власти и управления в стране
и в своем регионе; принципы организации
государственных, общественных, кооперативных
и частных организаций; отрасль, в которой
он работает, ее взаимосвязи; функции,
задачи, структуру организации, в которой
он работает, ее связи по вертикали и горизонтали)
-делопроизводство (методы
создания и оформления документов;
организацию работы с документами)
Также он должен уметь эффективно
работать на компьютере, знать основы
психологии, менеджмента и этики.
Итак, из вышеперечисленного
следует, что документовед- это специалист
в области документоведения, делопроизводства
и управления на предприятии или в организации,
контролирующий весь документооборот.
Документовед и есть то лицо, которое помогает
мобильной работе предприятия и его руководителю.
Без них невозможно представить работу
вообще, потому, что без стройной системы
документооборота и налаженной передачи
информации возникнут хаос и неразбериха.
Необходимость создания
документов возникла одновременно с появлением
письменности. Более того, считают, что
именно потребность в создании различных
документов (соглашений, договоров и т.п.)
и повлекла за собой появление письменности
как способа изложения информации не только
личного, но и государственного значения.
Уже в V в. до нашей эры древнеримский плебс
требовал введения четких «писанных»
законов. Создание зафиксированных на
бумаге законов и правил было также главным
требованием средневековых восстаний.
Когда же появились законы, от делопроизводителя
требовалось абсолютная точность формулировок
и безукоризненное знание формы изложения,
иначе документ терял свою силу.
С развитием письменности
документы стали способом общения и передачи
информации.
«Создание министерств
привело к возникновению огромного бумажного
делопроизводства. Отчеты, доклады, циркуляры
и распоряжения стали теперь одним из
главных средств управления. В результате
этого выросли штаты чиновников. Возникла
незримая, но достаточно могущественная
власть канцелярии и бюрократии, свойственная
истории XIX века».
Актуальность этих
слов из монографии «Русская история.
От Екатерины Великой до Александра II»
очевидна и свойственна истории делопроизводства
XIX и XX веков.
Новые формы, организация
и задачи центральных органов государственного
управления были закреплены манифестом
8 сентября 1802 года, которым коллегии были
преобразованы в министерства.
В.Ключевский писал
в «Курсе русской истории»: «Прежние коллегии
подчинены министерствам как их департаменты;
главным отличием новых органов центрального
управления была их единоличная власть:
каждое ведомство управлялось министром
вместо прежнего коллегиального присутствия».
XIX в. характеризуется
обилием новых видов государственных
документов. Многие из старых документов
получили новые названия.
Так, законодательные
и распорядительные акты органов государственной
власти стали оформляться указами, инструкциями,
регламентами, протоколами и др.»
Возросло количество
форм «переписки»: письма, доношения, известия,
требования, рапорты, прошения и др. Большое
внимание уделялось унификации документов,
то есть были подготовлены инструктивные
указания с изложением по пунктам о составлении
документов по определенной форме. Для
ряда документов, таких, как дипломы, патенты
и прочее, были созданы генеральные формуляры-образцы,
по которым они должны были составляться.
В конце XIX века из-за
границы в Россию стали поступать, как
мы сейчас их называем, «технические средства»:
пишущие машины, множительные аппараты
(гектографы, стеклографы, шапирографы),
получила развитие стенография.
Российское делопроизводство
как система начинает складываться с середины
XV в. по мере превращения Московского княжества
в Великорусское государство. В период
с XV по XVII вв. делопроизводство получило
название «приказного». Следующий этап становления
российского делопроизводства XVIII века
связан с именем Петра I и его коренными
реформами в управлении государством.
Этот этап получил название «коллежское
делопроизводство». В начале XIX в. (1801-1811
гг.) вследствие ослабления высшего и центрального
аппаратов управления государством Александр
I проводит реформы, существенным моментом
которых была замена коллегий на министерства.
Система делопроизводства этого периода
(вплоть до Февральской революции 1917 г.)
получила название «министерской». Каждый
из этих периодов развития делопроизводства
внес свои традиции и нормативы в области
создания и оформления документов.
Сейчас же в эру информационных
технологий возрастает потребность в
высококвалифицированных специалистах-
документоведах . Сейчас
Правительство внедряет новую систему
электронного документооборота и работать
с ней смогут именно дипломированные документоведы,
а не секретари.
Помимо
этого, получившие образование по этой
специальности могут работать не только
в службе ДОУ, но и в кадровых отделах и
службах, преподавать дисциплину в средних
образовательных учреждениях профессионального
образования. Документовед или секретарь-референт-
«правая рука» руководителя. Он должен
отличаться высоким уровнем самоорганизованности,
потому что именно на него падает организационное
обслуживание руководителя, фирмы. Он
обязан обеспечить своевременность подготовки
совещания, приема, оформления документа
и т.д.
Не менее важно такое качество
документоведа, как ответственность
за качественное и своевременное выполнение
поставленных задач. Руководитель должен
быть уверен, что данное ему поручение
будет обязательно выполнено наилучшим
образом и в срок, должен отличаться инициативностью,
умением принимать самостоятельные решения
в пределах своей компетенции, не дожидаясь
указаний руководителя по каждому поводу.
Особенно большое значение
имеет своевременность представления
документов и информации для принятия
решения, организации встреч, совещаний.
Секретарь никогда ничего не забудет и
своевременно проинформирует, напомнит,
организует. Секретарь-референт или документовед
должен обладать умением предвидеть напряженные
ситуации и уметь детально спланировать
работу в этот момент.
Для выработки деловых качеств,
необходимых в работе секретаря, требуется
ряд личных качеств, без которых нельзя
стать профессионалом. Из них на первое
место следует поставить умение адаптироваться,
то есть быстро переключаться с одного
вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько
поручений. Медлительному работнику сложно
справиться с многообразными обязанностями
секретаря.
Не менее важная черта характера-
коммуникабельность, то есть способность
легко устанавливать контакты, связи.
Замкнутому, малообщительному человеку
трудно работать секретарем, учитывая
необходимость общения с большой группой
людей.
К личным качествам, необходимым
секретарю, относится любезность, вежливость,
доброжелательность. Они всегда проявляются
не только при личных контактах, но и при
ведении телефонных переговоров. Именно
эти качества создают атмосферу в приемной
руководителя, в офисе и помогают в получении
поддержки. И самое главное- это уровень
образования. Документовед должен иметь
высшее или среднее специальное образование.
И сейчас в нашей стране возрастает популярность
этой профессии. Например, подготовку
специалистов высшей квалификации в области
документоведения и документационного
обеспечения управления начал Российский
государственный гуманитарный институт
(ранее Историко-архивный институт)
в 1964 году. Сейчас же в России насчитывается
около 114 высших учебных заведений,
где можно освоить эту специальность.
Из них 10 университетов в Москве, 3 университета
в Санкт-Петербурге, в республике Башкоркостан
5 учебных заведений и в Омске 4 учебных
заведения из них 2 университета: Омский
государственный университет им. Ф.М. Достоевского
и Омский государственный технический
университет, а также Омский библиотечный
техникум и Омский университетский колледж
при Омском государственном университете
им.Ф.М. Достоевского. К сожалению, на это
направление квалификации по всей России
насчитывается около 130 бюджетных мест.
Документоведение
– наука сравнительно молодая. Со второй
половины 1990-х годов в России развернулось
обучение студентов по специальности
«Документоведение и документационное
обеспечение управления». Одной из базовых
дисциплин этой специальности является
курс документоведения. Недостаточно
изучены все вопросы в этой сфере.
И поэтому возникает
ряд актуальных проблем документоведения
на современном этапе:
-отставание в разработке
теоретических вопросов документоведения;
-изучение теории документа
и документной деятельности в
России сковано узкими рамками
управленческого, административного
документоведения, сторонники которого
ограничивают свои исследования преимущественно
управленческой документацией;
-в стране достаточно
узок круг исследователей занимающихся
изучением вопросов документоведения;
-нерешенность вопроса
о предмете и объекте документоведения;
-утвержденная министерством
образования РФ примерная программа
курса по специальности «Документоведение
и ДОУ» далека от совершенства;
-нет ни одного отечественного
учебника по документоведению, если
не считать нескольких разношерстных
и небольших по объему учебных
пособий;
-не вполне разработанный
методологический инструментарий,
не устоявшийся понятийный аппарат;
-нет единства мнений
о понятии «документ»;
-отечественные документоведы
ставят знак равенства между понятиями
«система документирования» и «документационная
система»;
-проблема трансформации
документа в исторический источник;
-теория экспертизы ценности
документов;
-общая классификация
документов;
-недостаточность материальной
базы;
-документная коммуникация;
-вопросы подлинности
и подложности документов;
-определение места дисциплины
в системе наук;
-проблема высшего документоведческого
образования;
-проблемы взаимосвязи
документоведения и архивоведения;
-вопрос о доступе к
документам;
-использование документов,
содержащих персональные данные;
-проблемы сохранности электронных
документов;
-проблемы регистрации
документов;
-проблемы автоматизации
делопроизводственных процессов.
И это еще не все проблемы
документоведения на современном этапе
развития этой науки. Я выделила лишь самые
главные и наиболее большие, а существует
и ряд различных мелких проблем.
На сегодняшний день мы ощущаем
тенденцию перехода ведения документооборота
на электронный уровень, то есть с помощью
организационной и вычислительной техники,
что немаловажно, потому что открывает
большие горизонты в развитии рынка, в
том числе и за рубежом. Документовед принимает
участие в постановке задач, проектировании,
эксплуатации и совершенствовании (в части
информационного обеспечения) автоматизированных
информационных систем и систем управления,
а также в разработке новейших информационных
технологий, базирующихся на применении
вычислительной и микропроцессорной техники,
проектировании и актуализации баз
и банков данных. Это позволяет изучать
и обобщать передовой отечественный и
зарубежный опыт в области документационного
обеспечения управления, разрабатывать
нормативно-методические документы
по вопросам документационного обеспечения.
Для студентов, изучающих документооборот
и делопроизводство, новизна данной специальности
может расцениваться лишь как положительная
характеристика, поскольку это даёт большие
возможности трудоустройства. Анализ
рынка вакансий свидетельствует также
о том, что данная специальность является
не только востребованной, но и хорошо
оплачиваемой. Документовед – это специалист
широкого профиля. Он может быть как помощником,
секретарем, ассистентом, так и специалистом
кадровой службы, структурным управляющим.
В работу документоведа входят разработка
и внедрение технологических процессов
работы с документами и документной информацией
(учет, контроль исполнения, оперативное
хранение, справочная работа). Он принимает
участие в планировании, организации и
совершенствовании деятельности службы
документационного обеспечения управления,
осуществляет контроль за состоянием
делопроизводства, подготавливает предложения
по обеспечению эргономических условий
труда, рационализации рабочих мест работников.
Так же документовед работает непосредственно
с документами: составлением, унификацией,
упорядочению состава документов, оптимизацией
документопотоков. Важной частью процесса
документооборота является область архивоведения,
поэтому именно специалист в области документоведения
участвует в отборе документов, передаваемых
на государственное хранение, организации
хранения и экспертизе ценности документов.
Документоведу необходимо проявлять не
только профессионализм, дисциплинированность
и аккуратность, но и умение четко и быстро
реагировать на изменение ситуации. Важны
и человеческие качества: коммуникабельность,
вежливость, доброта, ответственность,
милосердие. Человек, наделенный этими
качествами, не рискует потерять себя
в потоке ежедневных деловых обязанностей,
утратить свою индивидуальность, неповторимость.