Министерское делопроизводство

Утверждается документ, имеющий нормативный или правовой характер.

Документы утверждаются руководителем организации. Документы, подлежащие утверждению, приобретают  юридическую силу с момента их утверждения.

Слово УТВЕРЖДАЮ печатается на лицевой стороне документа, справа, выше наименования вида документа, прописными буквами (без кавычек и двоеточия), на одном уровне со словом СОГЛАСОВАНО.

Ниже слова УТВЕРЖДАЮ  печатается наименование должности  лица, утверждающего документ, приводятся его подпись, инициалы и фамилия, дата утверждения. 

Подпись

При подписи указывают должность лица, подписавшего документ (на должностном бланке наименование должности дважды не указывается), инициалы и фамилию.

В документах, оформленных  не на бланке организации, следует указывать  наименование должности, включающее наименование организации и структурного подразделения.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на документе, отсутствует, то документ подписывает  его заместитель или лицо, исполняющее  его обязанности. При этом указывается  фактическая должность и фамилия лица, подписавшего документ. Поправки можно внести от руки, например: зам. или и.о.

 

3. Состав управленческих  документов.

 

Под содержанием управленческого  документа следует понимать всю  включенную в него информацию. При  этом основным информационным компонентом управленческого документа является текст.[5, с.115]

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями  и закрепляется в табеле документов.

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях  управления обеспечивается применением  ГСДОУ, унифицированных систем документации (УСД) и Общесоюзных классификаторов  технико-экономической информации (ОКТЭИ).

УСД - комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как в условиях применения средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации. 

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям  ГСДОУ, положениям (уставам) об организации  и другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

В соответствии с действующим  законодательством и компетенцией органы управления издают следующие  распорядительные документы: 
 
- Советы Министров СССР, союзных и автономных республик: постановления, распоряжения и дают поручения;

- Министерства СССР, союзных и автономных республик: приказы, инструкции, указания;

- Государственные комитеты, комитеты и комиссии: постановления,  приказы, инструкции, указания;

- Главные управления  и управления при Советах Министров  СССР, союзных и автономных республик: приказы, инструкции, указания;

- Исполкомы Советов  народных депутатов, их управления  и отделы: решения, распоряжения (исполкомы): приказы, инструкции, указания (правления и отделы);

- Администрация предприятий (объединений), учреждений, организаций: приказы, инструкции, указания;

- Кооперативные организации  - решения;

- Общественные организации  - постановления, распоряжения.

Решения, постановления  и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный  или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

В пределах своей компетенции  организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и др.

Проект управленческого  документа должен быть согласован с  исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений  или организаций. 
 
Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности: с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами, и, при необходимости, общественными организациями; работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главные, старшие специалисты и т.д.); с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером); с юридической службой; службой документационного обеспечения; с заместителем председателя коллегиального органа или с заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа. 

Внешнее согласование в  зависимости от содержания документа  должно осуществляться в следующей  очередности:

 

- с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;

- с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;

- с общественными организациями - в случаях необходимости или предусмотренных документами этих органов;

- с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т. д.);

-   с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий, только с разрешения этих органов. 
 
Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами (устав или положение об организации, структурном подразделении, должностная инструкция, приказ о распределении обязанностей и др.). 
 
Две или более подписи проставляются в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и гл. бухгалтер (бухгалтер); совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций. 
 
Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем.

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1. Кудряев В.А. ОРГАНИЗАЦИЯ  РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ: Учебник/  В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 1999, 575 с.

2. Замыцкова О.И. Делопроизводство: Учебное пособие. Ростов н/Д:  Феникс, 2001.-416с.

3. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 
"Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" 
(утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)

4. Басаков М.И. Делопроизводство. Учебное пособие для студентов   образовательных учреждений среднего  и профессионального образования.  Изд. 5-е, переработано и доп.- М.: Издательство- торг. корпорация «Дашков и Ко»

5. Рогожин М.Ю. Документационное  обеспечение управления: учеб.- практ.  пособие М.: ТК Велби, Изд-во  Проспект, 2006. 384с