Автор работы: Пользователь скрыл имя, 22 Мая 2013 в 23:36, курсовая работа
Целью написания данной курсовой работы является разработка предложений по совершенствованию документирования управленческой деятельности организации с учётом проведения анализа методических основ и современного состояния технологии ДОУ.
Задачи курсовой работы:
анализ проблем совершенствования документирования в организации;
исследование методов совершенствования документирования в организации;
рассмотрение аспектов совершенствования содержания, оформления и работы с документами, их способов, принципов, этапов, результатов.
- уменьшение различных
преамбул, не несущих полезной
информации (особенно это положение
можно отнести к
- исключение из служебной
переписки персональных
Качество документа включает в себя требования к изложению содержания: применение унифицированных текстов, четкая структура, ясность формулировок, реальность сроков исполнения. Так например, установлены стандарты на структуру текстов некоторых документов. Особенно характерен в этом отношении "акт" как документная форма. Независимо от разновидности акты составляются по одной схеме. Известна, например, шаблонная формула акта: "мы, нижеподписавшиеся… комиссия в составе… в присутствии… составили настоящий акт о том, что мы действительно…" и т.д. Такой текст неграмотен и тяжело читается. Стандарт эту часть акта упростил, она состоит из трех частей: основание для составления, как составлен и кто присутствовал. Текст легко составляется, читается и воспринимается. Применение таких форм документов, как таблицы и анкеты, позволяет исключить излишние данные, упорядочить информацию, сопоставить сведения, сократить их объем 5.
Можно выделить еще одно
направление сокращения документооборота
– уменьшение физического размера
документа. При переписке необходимо
применить стандартные бланки, которые
экономят примерно 1/5 часть площади
листа, желательно использовать также
бланки формата А5. Внедрение этого
требования связано с преодолением
сложившегося представления о престижности
продольного бланка, широких полей,
увеличенных интервалов и т.п. Размер
бланка должен соответствовать объему
текста. Сокращать объем текста необходимо
за счет применения стандартных правил
машинописи, делить текст на четкие
структурные части, что экономит
бумагу примерно на 5% за счет исключения
словесных переходов между
Еще один способ сокращения
объемов документации – построение
эффективных информационно-
Принципиальным решением
является компьютерная сеть, связывающая
компьютеры на рабочих местах в различных
подразделениях организации. В этом
случае сведения о работе с документами,
вводимые с рабочих мест в подразделениях,
могут автоматически собираться
и накапливаться на сервере сети,
формируя базу данных о состоянии
и истории документооборота организации.
Для организации такой работы
с использованием сети организации
разрабатываются специальные
Резервы сокращения объемов
документооборота имеется и при
размножении и копировании
В целях сокращения объема документооборота рекомендуется составление плана по следующим направлениям:
- в положениях о структурных
подразделениях и должностных
инструкциях предусмотреть
- ввести предварительное рассмотрение всей поступающей корреспонденции
- в номенклатурах дел сократить количество дел за счет ликвидации дублирования;
- унифицировать
- разработать трафаретные
тексты наиболее часто
- повысить качество подготовки
и оформления документов, унифицировать
бланки в соответствии с
- расширить практику
- для экономии бумаги усилить контроль за тиражированием документов;
- разработать табель
Задача сокращения объема документооборота имеет два основных аспекта – сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов.
2.2 Переход к безбумажной технологии управления
На современном этапе
развития экономике отмечается стремление
руководства организаций к
Переход к безбумажной технологии управления предполагает выбор и применение методов организации безбумажной технологии управления, основывающейся на четырех основных концепциях: автоматизация рабочих мест службы ДОУ, электронный документ, система электронного документооборота, система корпоративного электронного архива.
Автоматизация рабочих мест службы ДОУ в России прошла к концу XXI в. два этапа: первый характеризуется локальной автоматизацией делопроизводственных функций и процедур, второй – зарождением и становлением комплексного решения проблем автоматизации ДОУ в организациях и переходом к безбумажному обмену информацией 6.
Под АРМ (автоматизированным
рабочим местом) на стадии их зарождения
понимали совокупность технических
и программных средств, информационного
обеспечения, ориентированных на выполнение
регламентированных организационно –
управленческих задач. С появлением
ПК (персональных компьютеров) разработка
АРМ стала необходимым
Цели создания АРМ:
- Повышение оперативности управленческого труда;
- сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу документированной информации;
- Усилие контроля сроков исполнения документов;
- Упорядочение документооборота.
АРМ можно разделить на
локальные и сетевые это
Концепция электронного документа возникла в 80-х гг. с появлением на рынке микрокомпьютеров и первого графического интерфейса.
Электронный документ (ЭД) является всякое "электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи" 7. Переход к цифровым ЭД имеет свое преимущество перед документами на бумажных носителях это – создание, совместное использование, распространение, хранение, а также защита информации. Они могут увеличить производительность используемых приложений, уменьшить требования к размерам накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь и неправильного размещения документов. ЭД могут одновременно использованы сотрудниками одной группы, отдела или весей организации. Доступ к ним занимает меньше времени в отличие от документов на традиционных, бумажных, носителях.
Ускоренный доступ к стратегической
информации наряду со значительной экономией
средств может обеспечить конкурентные
преимущества. Защиту от несанкционированного
доступа к ЭД обеспечивает электронно-цифровая
подпись (ЭЦП) – реквизит ЭД, предназначенный
для его защиты от подделки, полученный
в результате криптографического преобразования
информации с использованием закрытого
ключа ЭЦП и позволяющий
Вторая концепция – это разработка системы электронного документооборота (СЭД), с целью интеграции всех приложений в единую информационную среду, обеспечивающую оперативное взаимодействие всех пользователей при выполнении ими деловых процедур и функций управления необходимой информацией.
Основные функции СЭД:
- Планирование и составление маршрутов движения документов;
- Контроль движения документов;
- Управление документооборотом и его регулирование.
Главное назначение всех функций в СЭД – организация хранения ЭД и работа с ними. Система автоматически отслеживает изменения, сроки исполнения, движения документов, контролирует их версии. Комплексная СЭД охватывает весь цикл делопроизводства организации – от постановки задачи на создание документа до его списания в архив. СЭД настраиваема на существующую организационно – штатную структуру и систему делопроизводства организации, а также интегрируема с существующими корпоративными системами.
Основные пользователи СЭД являются крупные организации и иные структуры, чья деятельность сопровождается большим объемом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.
Несмотря на все достоинства, внедрение СЭД не всегда приводит к получению ожидаемого эффекта. Главная причина – огромное количество оперативной и справочной информации по-прежнему остается на бумажных носителях. Ручная обработка таких бумажных хранилищ становится узким звеном функционирования многих крупных организаций. Решением может стать применение технологии построения корпоративного электронного архива (КЭА). Это интегрированная система глобального масштаба, обеспечивающая эффективный доступ и хранение огромных объемов ЭД. При этом технология должна включать как средства создания или наполнения банка данных, так и обеспечения его должного функционирования и развития.
Техническая возможность реализации КЭА появилась относительно недавно. Это связано с появлением недорогих носителей, повышение эффективности высокоскоростных вычислительных систем и сетей, технологий индексирования сверхбольших массивов данных; внедрением средств искусственного интеллекта, позволяющих моделировать и анализировать большие объемы информации.
Для реализации КЭА организуют сеть, включающие рабочие станции и серверы ввода и обработки информации. Для ввода документов с бумажных носителей низкого качества используют промышленные сканеры потокового ввода. Альтернативное направление базируется на принципе полнотекстового индексирования неструктурированных данных и включает контекстное, не зависящее от естественного языка, и контекстно-зависимое индексирование, позволяющее оптимизировать индексацию и поиск с учетом специфики морфологии и семантики естественного языка.
Ввиду высоких требований к скорости доступа к поисковому образу документа и его ценности, данные должны храниться в надежных высоко-скоростных системах архивирования, а графические образы документов – на носителях, характеризуемых длительностью использования.
Можно сделать выводы, что носителем информации выступает документ на различных основах. Рост объемов информации и соответственно документов потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров – и самой информации.
Можно с уверенностью сказать,
что на сегодняшний день электронные
системы являются самым эффективным
способом оптимизации и рационализации
документооборота организаций, а, следовательно,
и документирования их управленческой
деятельности. Но нужно отметить, что
применение СЭД не дает желаемого
результата без использования
Информация о работе Методы совершенствования управленческой деятельности