Автор работы: Пользователь скрыл имя, 01 Марта 2015 в 18:13, курсовая работа
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточным вниманием многих организаций к вопросам документационного обеспечения работы с персоналом. Это иногда выражается в такой степени, что накладывает отпечаток на всю последующую трудовую жизнь человека, - ведь в управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Отсюда повышенное требование к точности, предъявляемое при ведении документов.
Введение…………………………………………………………………………...2
Глава 1 Глава 1. Оформление и ведение личных дел…………………………..3
1.1. Оформление личного дела……………………………………………………3
1.2. Ведение личных дел……………………………………………………….......9
1.3. Сдача личных дел в архив……………………………………………………13
Глава 2. Типичные ошибки в оформлении и ведении личных дел…………….17
2.1. Возможные ошибки и варианты их исправления………..............................17
2.2. Ответственность за ненадлежащее ведение личных дел……………………19
Заключение………………………………………………………………………….21
Список литературы…………..…………………………
В личное дело не могут быть включены:
1) копии документов о предоставлении
отпусков, наложении дисциплинарных
взысканий (за исключением случаев
увольнения работника в
2) справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы.
3) обходные листы, справки о состоянии здоровья, с места жительства и другое. Они формируются самостоятельно и хранятся в течение трех лет.
Внутренняя опись
составляется на документы личного
дела, которое уже оформлено. Во
внутренней описи указываются
сведения о названиях
Если в личное дело включаются новые документы, это должно быть отражено во внутренней описи. В графе «Примечание» также должны быть отражены следующие факты: изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями.
Личный листок по учету кадров должен быть заполнен поступающим на работу собственноручно. Личный листок составляется в одном экземпляре. В нем не должно быть исправлений и помарок. Сведения вносятся в личный листок по учету кадров на основании следующих документов:
1) паспорт;
2) трудовая книжка;
3) военный билет;
4) документы об образовании;
5) иные личные документы.
Заполняя личный
листок по учету кадров, необходимо
соблюдать следующие
1) все ответы на вопросы личного листка по учету кадров должны быть исчерпывающими. Они не должны быть односложными («да», «нет»);
2) в графах не должно быть прочерков (если ответ отрицательный – указывается: «не имею», «не участвовал» и т.п.);
3) фамилия, имя, отчество должны быть написаны полностью в именительном падеже, например;
4) число, месяц и год рождения в графе «Дата рождения» должны быть указаны арабскими цифрами;
5) место рождения должно быть
указано в соответствии с
6) в графе «Гражданство» должно указываться название страны, например.;
7) в графе «Образование» должно указываться: «общее среднее», «профессионально-техническое», «среднее специальное», «высшее»;
8) в случае если учебное заведение
не окончено, должна быть указана
следующая информация: сколько курсов
окончил или с какого курса
ушел; в случае если окончена
неполная средняя школа –
9) наименования высшего и среднего специального заведения должны быть написаны полностью;
10) в графе «Какие имеете труды и изобретения» должны быть перечислены опубликованные научные труды, в которых указываются выходные данные, запатентованные изобретения либо делается запись: «Список научных трудов (изобретений) прилагается»;
11) в графе «Выполняемая работа
с начала трудовой деятельности»
должны быть отражены
12) в графе «Семейное положение» должны быть указаны данные на момент заполнения личного листка: «холост (не замужем)», «женат (замужем)», «разведен (разведена)», «вдовец (вдова)», после этого должны быть перечислены все члены семьи с указанием степени родства (фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи также должны быть указаны).
13) в графе «Место жительства» должен быть указан адрес по прописке, фактический адрес проживания и контактный телефон.
На личный листок по учету кадров должна быть наклеена фотография работника, принимаемого на работу. Личный листок по учету кадров должен быть подписан составителем. В нем также должна быть указана дата заполнения. Когда листок заполнен, в него уже нельзя вносить изменения и дополнения.
Автобиография –
документ, содержащий основные этапы
жизни и деятельности его
В автобиографии отражаются следующие сведения:
1) фамилия, имя, отчество;
2) дата и место рождения;
3) полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);
4) трудовая деятельность;
5) профессия;
6) общественная работа, участие в выборных органах;
7) отношение к воинской службе и воинское звание;
8) наличие правительственных и других наград и поощрений;
9) сведения о семейном положении,
совместно проживающих
Автобиография подписывается составителем с указанием даты.
1.2. Ведение личных дел
Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в компании (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами конкретной компании). Ведение личного дела предусматривает:
ведение записей в соответствующих разделах личного дела;
помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;
изъятие документов, надобность в которых миновала;
периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.
Внесение записей
в документы личного дела осуществляется
на основании документов (заверенных
копий документов). Необходимые
детали могут уточняться
Для ускорения процесса
оформления записей в
Листы документов, подшитых
в личное дело, подлежат нумерации.
Сведения об этих документах,
включая нумерацию страниц, в
пределах которых они
Работники обязаны
своевременно представлять в
кадровую службу сведения об
изменении в персональных
Хранение и учет
личных дел организуются с
целью быстрого и
Личные дела включаются
в номенклатуру дел кадрового
органа под общим заголовком
«Личные дела» с указанием
сроков хранения. В соответствии
с Перечнем типовых
Личные дела хранятся
в кадровой службе (в приспособленном
для этой цели помещении) отдельно
от других дел. Как правило, в
кадровой службе хранятся
Условия хранения
должны обеспечивать надежную
сохранность личных дел и
по порядку номеров;
в прямом алфавитном порядке;
по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений согласно штатному расписанию предприятия, а внутри разделов — по порядку номеров либо в прямом алфавитном порядке.
В целях сокращения
общего количества учетных
Выдача личных дел
работникам организации во
Ознакомление сотрудников
с личными делами производится
не реже одного раза в год,
а также по просьбе указанных
лиц во всех иных случаях, предусмотренных
законодательством РФ. В процессе
ознакомления с личным делом
сотрудникам организации
производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях личного дела;
вносить в личное дело новые записи;
извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые;
задерживать у себя личное дело сверх предоставленного для ознакомления времени.
При выявлении неточностей
в записях, обнаружении устаревших
документов в составе личного
дела сотрудник вправе заявить
об этом в кадровую службу
организации. К заявлению целесообразно
приложить документы, на основании
которых можно внести
Выдача во временное
пользование для включения в
личные дела новых документов,
внесения записей и т.п. производится
только на время, которое фактически
необходимо для выполнения
Работа (ознакомление) с
личными делами производится
в специально отведенном для
этих целей помещении, а время
работы (ознакомления) должно ограничиваться
пределами одного рабочего дня.
В конце рабочего дня лицо,
ответственное за обращение с
личными делами, обязано убедиться
в том, что все личные дела,
выданные во временное
Выдача личных дел
(отдельных документов в
Изъятие отдельных
документов из личного дела
производится с разрешения
В целях обеспечения
контроля за сохранностью
С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:
объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);
располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника;
Информация о работе Личное дело: порядок ведения и оформления