Личное дело: порядок ведения и оформления

     В личное дело не  могут быть включены:

1) копии  документов о предоставлении  отпусков, наложении дисциплинарных  взысканий (за исключением случаев  увольнения работника в качестве  меры дисциплинарного взыскания);

2) справки  о месте жительства, составе семьи,  размере заработной  платы.

3) обходные листы, справки о состоянии  здоровья, с места жительства  и другое. Они формируются самостоятельно и хранятся в течение трех лет.

     Внутренняя  опись  составляется на документы  личного  дела, которое уже оформлено. Во  внутренней описи указываются  сведения о названиях документов, которые включены в дело, их  датах и индексах. Нумерация листов  внутренней описи производится  отдельно от листов личного  дела.

Если  в личное дело включаются новые документы, это должно быть отражено во внутренней описи. В графе «Примечание» также  должны быть отражены следующие факты: изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями.

     Личный  листок по учету кадров должен быть заполнен поступающим на работу собственноручно. Личный листок составляется в одном  экземпляре. В нем не должно быть исправлений и помарок. Сведения вносятся в личный листок по учету кадров на основании следующих документов:

1) паспорт;

2) трудовая  книжка;

3) военный  билет;

4) документы  об образовании;

5) иные  личные документы.

     Заполняя  личный  листок по учету кадров, необходимо  соблюдать следующие требования:

1) все  ответы на вопросы личного  листка по учету кадров должны  быть исчерпывающими. Они не должны  быть односложными («да», «нет»);

2) в  графах не должно быть  прочерков  (если ответ отрицательный  –  указывается: «не имею», «не  участвовал» и т.п.);

3) фамилия,  имя, отчество должны  быть написаны  полностью в  именительном падеже, например;

4) число,  месяц и год рождения  в графе  «Дата рождения» должны  быть  указаны арабскими цифрами;

5) место рождения должно быть  указано в соответствии с административно-территориальным  делением на момент рождения;

6) в  графе «Гражданство» должно  указываться  название страны, например.;

7) в  графе «Образование» должно  указываться:  «общее среднее», «профессионально-техническое», «среднее специальное», «высшее»;

8) в  случае если учебное заведение  не окончено, должна быть указана  следующая информация: сколько курсов  окончил или с какого курса  ушел; в случае если окончена  неполная средняя школа – сколько  классов окончил;

9) наименования  высшего и среднего  специального  заведения должны  быть написаны  полностью;

10) в  графе «Какие имеете труды  и изобретения» должны быть  перечислены опубликованные научные  труды, в которых указываются  выходные данные, запатентованные изобретения либо делается запись: «Список научных трудов (изобретений) прилагается»;

11) в  графе «Выполняемая работа  с  начала трудовой деятельности»  должны быть отражены предыдущая  трудовая деятельность и перерывы, связанные с учебой, болезнью  и т.п. Если работник занимал  в разные периоды времени различные  должности, но в одной и той  же организации, то должно быть  указано, с какого и по какое  время он работал в каждой  должности;

12) в  графе «Семейное положение»  должны  быть указаны данные  на момент  заполнения личного  листка: «холост (не замужем)», «женат (замужем)», «разведен (разведена)», «вдовец (вдова)», после этого должны быть  перечислены все члены семьи  с указанием степени родства (фамилия, имя, отчество и год рождения  каждого члена семьи также  должны быть указаны).

13) в  графе «Место жительства»  должен быть указан адрес по  прописке, фактический адрес проживания  и контактный телефон.

На личный листок по учету кадров должна быть наклеена фотография работника, принимаемого на работу. Личный листок по учету кадров должен быть подписан составителем. В нем также должна быть указана дата заполнения. Когда листок заполнен, в него уже нельзя вносить изменения и дополнения.

     Автобиография –  документ, содержащий основные этапы  жизни и деятельности его автора, изложенные в хронологическом  порядке. Автобиография должна быть  составлена работником самостоятельно  на листе бумаги формата А 4 в произвольной форме ( Приложение 6).

В автобиографии  отражаются следующие сведения:

1) фамилия,  имя, отчество;

2) дата  и место рождения;

3) полученное  образование (где, когда  и в каких учебных заведениях  обучался);

4) трудовая  деятельность;

5) профессия;

6) общественная  работа, участие  в выборных органах;

7) отношение  к воинской службе  и воинское  звание;

8) наличие  правительственных и  других наград  и поощрений;

9) сведения  о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).

Автобиография подписывается составителем с указанием  даты.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Ведение личных  дел

      Личное  дело ведется в течение всего  периода работы каждого сотрудника в компании (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами конкретной компании). Ведение личного дела предусматривает:

ведение записей в соответствующих разделах личного дела;

помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;

изъятие документов, надобность в которых миновала;

периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.

     Внесение  записей  в документы личного  дела осуществляется  на основании документов (заверенных  копий документов). Необходимые  детали могут уточняться уполномоченным  должностным лицом до внесения  соответствующих записей в личной  беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в  процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой  или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти  записи заверяются подписью уполномоченного  должностного лица службы управления  персоналом и печатью предприятия  или службы управления персоналом.

     Для ускорения процесса  оформления записей в документах  личного дела допускается использование  факсимиле (штампов) установленных  образцов. Документы, накапливающиеся  в процессе ведения, распределяются  в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности.

     Листы документов, подшитых  в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в  пределах которых они расположены  в личном деле, отражаются во  внутренней описи.

     Работники обязаны  своевременно представлять в  кадровую службу сведения об  изменении в персональных данных, включенных в состав личного  дела. Как правило, это делается  в письменной форме (в форме  заявления) с приложением подтверждающих  изменения документов. После внесения  записей в личное дело подлинники  документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих  документов предварительно делаются  и заверяются копии, приобщаемые  к личному делу.

     Хранение  и учет  личных дел организуются с  целью быстрого и безошибочного  поиска личных дел, обеспечения  их сохранности, а также обеспечения  конфиденциальности сведений, содержащихся  в документах личных дел, от  несанкционированного доступа.

     Личные  дела включаются  в номенклатуру дел  кадрового  органа под общим заголовком  «Личные дела» с указанием  сроков хранения. В соответствии  с Перечнем типовых управленческих  документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника.

     Личные  дела хранятся  в кадровой службе (в  приспособленном  для этой цели помещении) отдельно  от других дел. Как правило, в  кадровой службе хранятся только  личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных  сотрудников передаются установленным  порядком на хранение в архив  организации или в территориальный  архив.

     Условия хранения  должны обеспечивать надежную  сохранность личных дел и помещенных  в них документов (сведений) от  хищения (разглашения). С этой целью  личные дела следует хранить  в сейфах (шкафах), располагая их  на полках в вертикальном положении, корешками наружу. На внутренней  стороне дверцы сейфа (шкафа) могут  помещаться сводные описи хранящихся  в них личных дел. Доступ к  личным делам должны иметь  только уполномоченные должностные  лица и их непосредственные  руководители. При значительном  количестве личных дел они  учитываются в специальном журнале  или реестре. Систематизация личных  дел производится одним из  следующих способов:

по порядку номеров;

в прямом алфавитном порядке;

по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений согласно  штатному расписанию предприятия, а внутри разделов — по порядку номеров либо в прямом алфавитном порядке.

     В целях сокращения  общего количества учетных единиц  допускается хранение личных  дел в составе так называемых  нарядов — алфавитных групп  хранения. Каждому личному делу, включенному в наряд, предшествует  чистый лист с фамилией, именем, отчеством сотрудника. Личные дела  в составе наряда также группируются  в алфавитном порядке. В начало  наряда помещается сводная опись  включенных в него личных дел.

     Выдача  личных дел  работникам организации во временное  пользование для ознакомления  с внесенными в него сведениями  может производиться с разрешения  руководителя кадровой службы. Ознакомление  работника под расписку с личным  делом, как правило, производится  в присутствии уполномоченного  должностного лица (лица, ответственного  за обращение с личными делами).

     Ознакомление  сотрудников  с личными делами производится  не реже одного раза в  год, а также по просьбе указанных  лиц во всех иных случаях, предусмотренных  законодательством РФ. В процессе  ознакомления с личным делом  сотрудникам организации запрещается:

производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях личного дела;

вносить в личное дело новые записи;

извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые;

задерживать у себя личное дело сверх предоставленного для ознакомления времени.

     При выявлении неточностей  в записях, обнаружении устаревших  документов в составе личного  дела сотрудник  вправе заявить  об этом в кадровую службу  организации. К заявлению целесообразно  приложить документы, на основании  которых можно внести соответствующие  изменения в ранее произведенные  записи, либо копии документов (для  замены устаревших).

     Выдача  во временное  пользование для  включения в  личные дела новых  документов, внесения записей и т.п. производится  только на время, которое фактически  необходимо для выполнения соответствующих  действий, согласно списку лиц, имеющих  право на получение личных  дел, утвержденным руководителем  организации. Факт выдачи личного  дела фиксируется в контрольном  журнале (карточке).

     Работа (ознакомление) с  личными делами  производится  в специально отведенном для  этих целей помещении, а время  работы (ознакомления) должно ограничиваться  пределами одного рабочего дня. В  конце рабочего дня лицо, ответственное за обращение с  личными делами, обязано убедиться  в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на места хранения, и, если необходимо, принять меры  к их возвращению или розыску.

     Выдача  личных дел (отдельных документов в составе  личного дела) во временное пользование  другим организациям (предприятиям, учреждениям) производится с разрешения  руководителя организации на  основании надлежащим образом  оформленного запроса. О выдаче  дела составляется акт, один из  экземпляров которого передается  вместе с делом (документом) представителю  запрашивающей стороны, а второй  экземпляр хранится в делах  предприятия до возвращения дела (документа) в место хранения.

     Изъятие отдельных  документов из личного  дела  производится с разрешения руководителя  организации с оформлением соответствующей  записи в графе «Примечание»  внутренней описи. При временном  изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель (карта-заместитель) с указанием  даты и причин изъятия с  росписью лица, выдавшего документ, и росписью лица, получившего  его во временное пользование.

     В целях обеспечения  контроля за сохранностью личных  дел в организации ежегодно (не  позднее I квартала года, следующего  за отчетным) производится проверка их наличия и состояния. Выявленные в ходе проверки недостатки фиксируются в акте, который после утверждения председателем проверочной комиссии представляется руководителю организации.

     С целью обеспечения  сохранности  личных дел рекомендуется:

объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);

располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника;