Лингвистические особенности текстов служебных документов

           4. Тематическая ограниченность. Существенным фактором документного общения, влияющим на характер управленческой информации, является повторяемость и тематическая ограниченность управленческих ситуаций, которая приводит к использованию одних и тех же видов документов, одних и тех же языковых средств для принятия конкретного решения. Всего существует около 60 видов управленческих документов, которые соответствуют основным деловым ситуациям, возникающим и существующим на государственной службе.

 У каждого вида  документов есть подвиды, позволяющие  разрешать более частные ситуации административно-управленческой деятельности. Например, у письма как вида организационно-распорядительного документа известно до 20 подвидов различных по тематике и предназначенных для использования в различных управленческих ситуациях.

          5. Своевременность и актуальность. Эффективность управленческой деятельности в системе государственной власти только тогда высока, когда для принятия решения используется своевременная и актуальная информация. Поэтому документ должен заключать в своем содержании самую новую, важную и актуальную для организации информацию. При его подготовке должны использоваться последние достижения науки и техники, соответствующие мировым стандартам и требованиям. Составитель документа должен отразить сведения, имеющие правовую силу в настоящий момент.

            Документ должен опираться на действующие правовые акты, а не на устаревшие, потерявшие свою правовую силу. Только при соблюдении всех этих условий организацией или учреждением будет принято оптимальное управленческое решение.

          6. Достоверность и объективность. Это требование означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

  Искажение представленной информации или проникновение в подготовительные материалы и затем в сам документ ложной информации влечет за собой принятие руководителем или организацией неправильных, порой катастрофических решений.

 Если в представленном документе  составитель хотя бы раз допустит  неточность или фактическую ошибку, в дальнейшем весь материал, подготовленный им, не будет вызывать доверия у адресата, а репутация учреждения, готовившего документ, будет подорвана.

          7. Убедительность. Аргументированность и убедительность информации связаны с задачей побудить адресата к совершению или не совершению определенных действий. Результативность документа зависит от того, насколько он обоснован. Не обязательно использовать большое количество аргументов, важно, чтобы они были убедительными, не требующими перепроверки.

          8. Полнота. Это требование предполагает, что документ должен содержать всю необходимую для принятия обоснованного решения информацию. Ее недостаточность может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, что приведет к потере времени и отразится на своевременности принятия решения.

         9. Сжатость и лаконичность. Казалось бы, данное требование противоречит предшествующему. На самом деле это взаимосвязанные экстралингвистические требования. Лаконичность, сжатость изложения текста документа предусматривает краткость изложения содержания, без лишних слов и повторов. Но в угоду краткости недопустимо исключать из документа важные факты, цифры, сведения, позволяющие принять адекватное решение.

         Итак, текст документа должен быть полным и одновременно сжатым - как по содержанию, так и по форме.

         10. Нейтральность. Нейтральный тон изложения документа - это норма официального делового общения. Управленческая информация - официальная по своему характеру, что свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между адресантом и адресатом, подчеркивает их неличный характер, наличие определенной дистанции между ними.

        Кроме того, участники делового общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, т.е. от имени юридических, а не физических лиц. В силу этого личный, субъективный момент в текстах документов должен быть сведен к минимуму.

       Именно это предусматривает формально-логический стиль изложения материала, без эмоционально-экспрессивной или политической оценки ситуаций и фактов. Нейтральный тон документа и формально-логический стиль изложения материала полностью соответствуют принципу внепартийности и внеконфессиональности самой государственной службы.

 

 

        1.3. Лингвистические особенности документа

 

       В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективным образом фиксировать управленческую информацию.  Язык служебных документов существенным образом отличается от языка художественной литературы, публицистики, разговорной речи; от языка науки. Он имеет ряд лингвистических особенностей. Основной и определяющей особенностью языка документа является языковой стандарт.

        Необходимость языкового стандарта в документе обусловлена рассмотренным ранее экстралингвистическим фактором точности и однозначности толкования содержания документа.  Языковой стандарт в документе проявляется: в оформлении и структуре текста, в использовании одних и тех же слов и языковых формул, в повторяющихся ситуациях, в построении предложений.

         Деловая речь накопила огромное число проверенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов речи. Использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет пишущему не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации.

        Языковая стандартизация документа существенно повышает его - информативность, заметно облегчает его восприятие и оценку адресатом, что способствует большей оперативности документооборота. Количество используемых в официальных документах словесных формул, трафаретов, штампов столь велико, что некоторые специалисты вообще не относят к творческой работе написание деловых бумаг, а обучение официально-деловому стилю связывают с созданием навыка автоматического пользования формулами готового письма.

        Можно привести множество примеров хорошо всем известных канцелярских штампов. Приказ издается; контроль возлагается или осуществляется; должностные оклады устанавливаются, а не даются; выговор объявляется; порицание выносится; служебное письмо составляется или направляется, а не пишется или посылается; отчет заслушивается, а не выслушивается и многие другие.

        Что же такое штамп? В переводе с латинского языка слово «штамп» stampa – печать, оттиск, иными словами, то, что постоянно и без изменения воспроизводится в различных условиях. Говорить о наличии штампов можно по отношению к любому стилю речи. Штамп существует в устной речи - это прежде всего формулы речевого этикета: приветствия, прощания, благодарности, соболезнования, поздравления и другие стандартные этикетные штампы, используемые в стандартных ситуациях. Штамп встречается в языке художественной литературы. Как часто в разных произведениях встречаются такие словосочетания: белоствольная березка, извилистая тропинка, ясный сокол, красна девица.

          В публицистике употребляются такие, например, словесные клише: важные события, международная жизнь, печатный орган, прибыть с официальным визитом и др.

 

 

      РАЗДЕЛ 2 ЯЗЫКОВЫЙ СТАНДАРТ

 

      2.1. Стандартизация лексики.

       Точность, однозначность и необходимость машинной обработки официального документа предполагают использование в нем слов только в одном из значений, принятых в официально-деловой письменной речи. Необходимо также, чтобы каждому понятию соответствовал только один термин. И здесь очень важное значение имеет использование специальной лексики, или терминологии. Термины, используемые в управленческой документации, можно разделить на несколько групп.

1. Специальная лексика, свойственная  только канцелярской речи. Это  слова, сложившиеся в сфере  административного управления за многие столетия существования официально-делового стиля русского языка, например, надлежащий, нижеподписавшийся, вышеуказанный, должный, препровождается, настоящий (этот), заслушать, завизировать и т.п. Некоторые из этих слов устаревают и заменяются современными эквивалентами.

2. Отглагольные существительные.

 Большое количество специальных  слов-терминов официально-деловой  речи выражается существительными, образованными от глаголов: исполнение, нахождение, подписание, решение, установление и др. Среди группы специальных слов, образованных от глаголов, особое место занимают существительные с префиксом не: невыполнение, несоблюдение, непризнание и др. Эта группа терминов постоянно дополняется неологизмами.

3. Специальная отраслевая терминологическая лексика.

 В языке документов существует  большое количество терминов, пришедших  в этот язык из определенной  предметной области, той предметной  области, которой посвящен документ. Эта терминологическая лексика  точна и однозначна, поэтому  она удобна в употреблении как в науке, так и в языке документов. Имеются в виду, прежде всего юридические, финансовые и дипломатические термины, употребляемые в документах. Например, для заключения договора используется юридическая терминология: договор, лицензия, кодекс, правонарушение, попечительство, дееспособность, обжаловать и др., а для составления, например, финансового документа - терминология из этой предметной области : финансы, штраф, неустойка, кредит, бартер, дистрибьютер, крилинг, лизинг и др. Эти термины удобны в употреблении, поскольку не предполагают различных толкований и способствуют точному выражению содержания служебного документа.

4. Специальные обозначения людей  по признаку, обусловленному каким-либо  действием, отношением, должностью, званием: свидетель, наниматель, истец, сотрудник, доцент, ответчик, арендатор, заказчик, посетитель, опекун и др. Один и тот же человек в разных жизненных и деловых ситуациях может быть: истцом и ответчиком; госслужащим и посетителем; заказчиком и исполнителем.

 

 

2.2. Стандартизация словосочетаний и предложений

 

       Кроме отдельных слов, в деловой речи стандартизированы и целостные словосочетания (языковые формулы). Широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде, - одна из особенностей деловой речи. Наличие стандартных словосочетаний в деловой речи - следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи. По конкретному словосочетанию мы можем судить, о какой управленческой ситуации идет речь: принимая во внимание, что в соответствии с договоренностью; выражаем глубокую признательность за проверкой установлено, что…

       Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Таким образом, одной из функций языковой формулы в тексте документа является выражение типового содержания.

        Кроме того, языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой.

        Языковые формулы также являются элементами, определяющими видовую принадлежность документа. Только по одному словосочетанию "контроль за выполнением возлагается на..." становится ясно, о каком виде документа говорится, - это, безусловно, какой-то из распорядительных документов: приказ или распоряжение.

 

           Еще одна функция устойчивых стандартных словосочетаний, используемых в языке документа, связана с процессом восприятия фразы. Если одно и то же словосочетание повторяется многократно, то это позволяет адресату очень быстро воспринимать нформацию, выбирая новое и наиболее существенное.

         Используя готовые клише, оперативно может действовать и составитель текста документа. Это языковые конструкции типа: вступать в законную силу; обжалованию не подлежит; без уважительной причины; в установленном порядке; по истечении срока; единовременное пособие; по достижении восемнадцатилетнего возраста; предварительное рассмотрение и др.

        Правильный выбор устойчивого словосочетания из числа возможных определяется, во-первых, степенью его употребительности (частотности), во-вторых, степенью точности и лаконичности в описании управленческой ситуации, а также его грамматической правильностью с учетом особенностей официально-делового стиля. В языке документов к наиболее употребительным устойчивым словосочетаниям относятся следующие виды языковых клише:

1. Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля: единовременное пособие, выше стоящие органы, установленный порядок предварительное рассмотрение, оправдательный приговор, установленный срок, юридическое лицо, неправосудные действия, вынужденные обстоятельства и др.

2. Устойчивые глагольно-именные  словосочетания, например: составить  акт, разрешить спор, подать апелляцию,  выдать справку, провести мероприятие,  играть роль, иметь значение.

             В официально-деловом языке, как и в научном стиле речи, наблюдается одна тенденция - происходит сужение возможностей глагола (десемантизация глагола) и расширение возможностей имени существительного. Этому языковому явлению есть определенное объяснение. По законам зрительного восприятия при чтении всегда вторая часть смыслового целого воспринимается как более значимая. Поэтому в словосочетаниях «существительное плюс глагол» существительное становится более весомым элементом, обращающим на себя внимание читающего