Лекция по "Делопроизвоству"

В разработанных в 1960-70-х гг. методических материалах были достаточно подробно и с учетом современных для этого периода требований разработаны основные вопросы организации делопроизводства, и в частности организации делопроизводственной службы, проектирования структуры и численности делопроизводственного персонала, регистрации документов, контроля их исполнения, организации документооборота и справочной службы, организации архива. Эти методические материалы используются и сегодня при проведении оргпроектных работ.

Тема 13. Система делопроизводства в постсоветской России.

На современном  этапе единство правил документирования управленческих действий обеспечивается применением Государственной системы  документационного обеспечения  управления (ГСДОУ) и унифицированных  систем документации (УСД).

Документирование  управленческого труда позволяет  контролировать работу учреждения, осуществлять рациональное разделение труда, устанавливать  ответственного за принятие и осуществление  того или иного решения. В последнее  время наряду с термином делопроизводство широко употребляется и понятие  документационного обеспечения  управления (ДОУ).

Правильно организованное ДОУ предполагает:

1. Организацию сбора информации и предоставление ее руководству для принятия оптимальных решений.
2. Систематический контроль за исполнением принятых решений и поручений руководства.
3. Обеспечение предоставления отчетности в сроки, оговоренные положениями и инструкциями.
4. Организацию системы сбора и регистрации входящей и исходящей корреспонденции, ее обработки, доведения до исполнителей, хранение.
5. Получение, использование и хранение бланков, печатей, штампов.
6. Ознакомление всех работников руководящего состава с должностными обязанностями и порядком дня.
7. Подготовка раздаточных материалов к собраниям, совещаниям, документирование этих собраний в виде протоколов и стенограмм.

Четкость и эффективность всей работы по ДОУ зависит от правильной организации прохождения документов. Движение документов от момента их создания или получения до исполнения решения по ним или отправки называется документооборотом. В документообороте обычно выделяется три потока: входящие документы, исходящие документы  и внутренние документы.

К входящим относятся:

• Документы вышестоящих организаций (письма, приказы, инструкции, предписания и т.д.).
• Документы подведомственных организаций (отчеты, доклады, служебные записки, рапорты, письма и т.д.).
• Документы неподотчетных организаций, представленные с целью согласования совместных действий, консультирования, получения информации (информационные письма, запросы, договоры).
• Обращения частных лиц (предложения, заявления, жалобы).

 Исходящие состоят из документов, создаваемых в данной организации и отправленных за ее пределы. Они либо создаются как ответ на поступившую информацию, либо носят инициативный характер. В потоке исходящих можно выделить распорядительную корреспонденцию (направляемую нижестоящим организациям), отчетную корреспонденцию, адресованную вышестоящим органам, и информационные послания, адресованные частным лицам и независимым организациям.

Внутренний документопоток – документы, создаваемые и используемые в аппарате управления для нужд собственной организации и не выходящие за ее пределы. К внутренним документам относятся:

Организационные документы (уставы, положения, учредительные договоры, должностные  инструкции, правила, штатные расписания).

Распорядительные документы, издаваемые руководителем организации (приказы, распоряжения, указания).

Информационно-справочные документы (акты, справки,  докладные записки)

Планово-учетная  документация (сводки, отчеты).

Каждый документопоток обычно имеет свой стабильный маршрут  движения, зависящий от состава и  содержания документов. Маршрут движения входящих зависит от их адресата, содержания и технологии работы с документами  в организации. Маршрут движения исходящих  зависит от количества инстанций согласования, визирования  и подписания  документов, а также  от принятой технологии размножения  текста и регистрации отправляемых документов.

Существует три делопроизводственных формы работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная заключается в том, что все технологические операции по работе с документами сосредоточены в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или же одного сотрудника (секретаря). Такая форма организации делопроизводства обычно применяется в организациях с небольшим объемом документооборота (до 10 тыс. единиц в год).

  Децентрализованная форма заключается в том, что каждое структурное подразделение создает свою собственную службу для работы с документами, которая самостоятельно обрабатывает все документы подразделения. Такая форма работы характерна для организаций, у которой имеются территориально разобщенные филиалы или же там, где децентрализация необходима для сохранения конфиденциальности информации.

Смешанная форма самая распространенная. При такой форме работе с документами часть операций (прием и регистрация документов, архивное хранение) поручается центральной службе, а в структурных подразделения выполняется работа по созданию (печати) документов, хранение дел до сдачи в архив. При смешанной форме возможен и такой вариант, когда одна и та же операция (например, регистрация) для одних документов проводится централизованно, а для других – децентрализовано (в структурных подразделениях). Обычно централизованную обработку проходят документы, адресованные руководству учреждения, а в подразделениях готовятся внутренние документы.

Унификация документов заключается  в установлении единообразия состава  и форм управленческих документов. Стандартизация документов – это  форма юридического закрепления  проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие  категории стандартов: государственные, отраслевые, республиканские.