Контроль исполнения документов

Матрица ответственности представляет собой графо-аналитический инструмент, с помощью которого устанавливается ответственность исполнителей за совокупность работ по проекту. Первые упоминания об этом инструменте встречаются уже в 60-х гг. XX века. Матрица ответственности используется не только в проектном, но и в функциональном и процессном управлении. Однако в управлении проектом матрица ответственности является обязательным инструментом и четко согласована с другими инструментами.

Матрица ответственности может  называться также:

•           матрицей распределения ответственности;

•           матрицей назначения ответственности;

•           таблицей ответственности;

. • схемой распределения ответственности.

Среди англоязычных наименований наиболее распространенными являются:

•           Responsibility Assignment Matrix (матрица назначения ответственности);

Прежде всего, за все происходящее в проекте отвечает один человек - руководитель проекта. Но, поскольку  задач в проекте много, а руководитель - один, ему приходится делегировать ответственность за отдельные задачи и группы задач другим членам команды.    Матрица ответственности определяет степень ответственности каждого  члена команды за ту или иную задачу, если он имеет к ней некоторое  отношение. Степеней ответственности может  быть много. Например, РМВОК определяет 4 вида ответственности: 1. Ответственный (О)- полностью отвечает за выполнение задачи и вправе принимать решения по способу ее реализации 2. Исполнитель (И) - исполняет задачу, но в обшем случае, не несет ответственности за способ ее решения. 3. Консультант (К) - смотрит за ходом исполнения задачи и высказывает свои соображения по спосбу и качеству реализации. Несет ответственность, если не заметит явного ляпа. 4. Наблюдатель (Н) - то же самое что и консультант, но ответственности не несет. Матрица ответственности выглядит таким образом: Обратите внимание, что для каждой задачи роль "Ответственный" существует обязательно и в единственном экземпляре, в соответствии с поговоркой "Если за что-то отвечает более одного человека - виноватых не найти". Остальных  ролей может не быть (за исключением "Исполнителя", конечно), или они  могут дублироваться. Матрица ответственности явным  образом устанавливает степень  ответственность каждого участника  проекта за отдельные виды работ, поэтому очень полезно ее составить  и ознакомить с ней всех участников проекта перед этапом исполнения. Если кто-то будет не согласен с отведенной ему ролью в начале исполнения работ - это, конечно, не очень хорошо, но выяснить это в момент старта - гораздо лучше, чем перед финишем. Еще одно хорошее свойство матрицы  ответственности - она позволяет  сбалансировать ответственность по проекту между его участниками. Если вся ответственность в проекте  сконцентрирована в руках одного-двух человек, то в случае их отсутствия работа по проекту застопорится - остальные  ведь не имеют права принимать  решения.

 

 Процессы  завершения проекта

В самом общем виде методология  проектного менеджмента определяет и формализует процедуры, методы и инструменты реализации пяти групп  управленческих процессов (согласно стандарту PMBOK Guide):

• Инициации проекта
• Планирования
• Организации исполнения;
• Контроля исполнения;
• Завершения проекта.

Группы процессов управления проектами  
(согласно стандарту PMBOK Guide 3-d Edition)

В своей работе я остановлюсь  на одном из пяти процессов, а именно, на процессе завершения проекта.

Завершение проекта – процесс формального окончания работ и закрытия всего проекта..

В рамках данных процессов производится архивация основных управленческих и содержательных проектных документов для последующего использования  при реализации других проектов.Проект заканчивается, когда достигнуты поставленные перед ним цели. Иногда окончание проекта бывает внезапным и преждевременным, как в тех случаях, когда принимается решение прекратить проект до его завершения по графику. Когда проект заканчивается, его руководитель должен выполнить ряд мероприятий, завершающих проект. Конкретный характер этих обязанностей зависит от характера самого проекта. 
Сдача проекта

1.  
   Проект сдается не позднее срока, указанного в письме-задании. Сдача проекта с опережением сроков приветствуется. В случае если выполняемый проект не может быть сдан в установленный срок, переводчик обязан незамедлительно поставить об этом в известность менеджера проектов (по любым доступным, указанным в письме средствам связи с менеджером: электронная почта, телефон, ICQ, Skype и пр.) для решения вопроса о возможности продления сроков сдачи проекта или изменения хода проекта. Подобные уведомления допускаются не позднее истечения половины времени, выделенного на проект. В случае сдачи проекта с грубым нарушением сроков и отсутствии своевременного предупреждения об этом менеджера проектов, к переводчику применяются штрафные санкции*.

Не допускается изменение формата  и имен файлов, содержащих перевод.

1. 

При окончательной сдаче не допускается  разбиение исходного файла на части.

2. 

Сдаваемый файл должен быть полностью  переведен. Для каждого сегмента допускается только один вариант  перевода. Одновременное наличие  в тексте нескольких вариантов, выбор  из которых оставлен на усмотрение редактора, равно как и отсутствие перевода, категорически запрещено. Не допускается также оставлять  в тексте области, выделенные заливкой, а также любые иные пометки  для редактора. В целях комментирования  необходимо использовать файл QueryLog.xls (см. пункт 5 раздела 2).

3. 

Текст должен предоставляться переводчиком в виде, готовом к отправке заказчику.

4. 

При непредставлении заказчиком своевременных  ответов на вопросы, означенных в  формеQueryLog.xls (при наличии), данная форма прилагается к письму в своем окончательном варианте. Отсутствие ответов не является основанием для оставления проблемных локаций без перевода (в данном случае переводчик обязан предоставить наиболее адекватный в имеющихся условиях перевод).

Порядок проведения расчетов

Расчет за выполненный проект происходит 10 числа месяца, следующего за месяцем  сдачи проекта. Изменение сроков проведения расчетов может быть произведено  только по взаимному согласию сторон.

Способ и форма расчета определяется до начала сотрудничества.

 Работа над отзывами заказчика

При получении отзыва, анализ которого свидетельствует о пренебрежении  переводчиком требованиями к его  выполнению, нормами русской лингвистики  и техническими требованиями, обязанность  по оперативному внесению исправлений  возлагается на исполнителя.

При получении отзыва, содержащего  изменения в тексте оригинала  на стороне заказчика, работа по редактированию текста перевода расценивается как  новый проект и оговаривается  соответственно.

Штрафные санкции

 Отказ от выполнения проекта  после подтвержденияОтказ переводчика от выполнения подтвержденного проекта негативно влияет на перспективы работы с бюро. При отказе переводчика от подтвержденного проекта бюро имеет право удержать часть невыплаченного переводчику гонорара для покрытия своих издержек.

 

При принятии решения о наложении  штрафа учитывается объем сданного переводчиком материала (если применимо).

 Срыв срока сдачи (промежуточной  сдачи) проекта

В случае срыва сдачи проекта  менеджер проектов вправе наложить следующий  штраф (от стоимости проекта) на переводчика:

• 

15% при задержке до 1 час;

• 

25% при задержке до 3 часа;

• 

50% при задержке до 6 часов.

 

При задержке более чем на 6 часов  сумма гонорара остается на усмотрение менеджера.

Невыход на связь во время сдачи/промежуточной  сдачи проекта

В случае непредоставления проекта/части проекта и невыхода на связь в установленный менеджером интервал времени менеджер вправе снять переводчика с проекта. При этом менеджер может определенное время ожидать сдачи от переводчика до отстранения его от проекта и передачи проекта другому исполнителю. Если после этого переводчик дает о себе знать и сдает проект частично или полностью, данная работа может быть оплачена с учетом штрафов.

Если выясняется, что к моменту  срока сдачи проекта работа не была выполнена вообще, бюро также  имеет право удержать часть невыплаченного переводчику гонорара для покрытия своих издержек. При своевременном  обращении с проблемой к менеджеру  штрафные санкции могут быть не наложены, однако злоупотреблять этим не следует.

Некачественно выполненная работа

Переводчик отвечает за качество предоставляемого им перевода. В своей работе он должен руководствоваться:

• 

указаниями менеджера проекта, присылаемыми в задании на перевод;

• 

требованиями заказчика в соответствии с принципом “Клиент всегда прав” (т.е. не зависимо от личного отношения  переводчика к этим требованиям);

• 

положениями документа «Требования  к переводу», разработанного нашим  бюро.

 

Бюро оставляет за собой право  отдать перевод на доработку или  полную переработку переводчику  при несоблюдении перечисленных  выше требований; также бюро оставляет  за собой право сократить гонорар  переводчика соразмерно количеству обнаруженных в тексте смысловых, орфографических, пунктуационных и прочих ошибок.

 

При отказе переводчика от доработки  проекта, в котором редактором были обнаружены ошибки, гонорар переводчика  может быть уменьшен пропорционально  количеству обнаруженных ошибок.

 

Завершение проекта может включать следующие процедуры:

• Сдача результатов проекта Заказчику;

• Заключительная оценка финансовой ситуации (постпроектный отчет);

• Заключительный отчет по проекту и проектная документация;

• Список открытых вопросов и заключительных работ;

• Разрешение всех спорных вопросов

• Роспуск команды проекта

Документирование и анализ опыта  выполнения данного проекта