Контрольная работа по дисциплине "Делопроизводство"

Функции Департамента государственного протокола МИД РФ

Международная протокольная практика показывает, что служба дипломатического протокола хотя и может называться по-разному и иметь разную подчиненность, однако обеспечивает исполнение примерно одинакового объема обязанностей.

В соответствии с указом Президента Российской Федерации Департамент государственного протокола обеспечивает единую протокольную практику в России.

Исходя из перечисленных выше основных задач, Департамент государственного протокола:

1. Готовит по согласованию с другими подразделениями МИД документы по приему в Российской Федерации зарубежных делегаций на высшем и высоком уровне, разрабатывает проекты программ их пребывания и после соответствующего утверждения организует проведение протокольных мероприятий (встречи, проводы делегаций, возложение венков, завтраки, обеды, посещение театра и др.).
2. Организует аккредитацию глав иностранных дипломатических представительств.
3. Занимается вопросами дипломатических привилегий и иммунитетов иностранных дипломатических и административно-технических работников, а также их таможенными привилегиями.
4. Готовит верительные и отзывные грамоты послов Российской Федерации, направляемых за рубеж.
5. Осуществляет регистрацию персонала дипломатического корпуса и выдачу им соответствующих документов.
6. Участвует в рамках своей компетенции в урегулировании материальных претензий российских граждан и организаций к дипломатическим представительствам и их сотрудникам.
7. Организует представление дипломатического корпуса Президенту Российской Федерации, а также главам государств, прибывшим в Россию с официальными визитами (по их желанию).
8. Организует приглашение глав дипломатических представительств на мероприятия и церемонии государственного характера, а также на проводимые в России международные мероприятия (фестивали, выставки, ярмарки и т. п.).
9. Издает сборник «Дипломатический корпус в Москве».

Здесь перечислены лишь основные, наиболее важные функции. Практически ежедневно Департамент решает массу других больших и малых проблем.

4. Опишите разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями

 

Делопроизводство подразумевает чёткое, глубокое разделения функций между подразделениями и каждым сотрудником в частности. Оно отражается в документации, повествующей о положениях в различных делопроизводственных подразделениях компании и должностных инструкциях каждого работника, входящего в то или иное подразделение. Документацию данного вида разрабатывает руководитель отдела, а руководитель компании, под сектор влияния которого подает и система документооборота, утверждает.

Положения структурного подразделения включают следующие разделы. 
1. Общие положения.

2. Организация  работы, в том числе путём использование  современных технологий, к которым  относится в первую очередь  создание интранет-порталов.

3. Основные  задачи и функции.

4. Разработка  должностных инструкций руководителя.

5. Управление  подразделением.

Все пункты положения должны быть чётко сформулированы, не должны приводить к разногласиям при выяснении полномочий каждого сотрудника. Также должно быть прописано взаимоотношение сотрудников отдела производства с другими подразделениями компании.

При создании положения отдела делопроизводства используется типовая форма. При необходимости ее всячески видоизменяют: дополняют, корректируют, в редких случаях сокращают, соблюдая при этом условия данного аппарата управления и его службы делопроизводства.

Должностная инструкция разрабатывается для каждого сотрудника отдела делопроизводства. В ней находится информация, по которой определяется организационно-правовое положение сотрудника в подразделении.

Должностная инструкция формируется из следующих разделов. 
1. Основной раздел. Устанавливаются основные задачи работника, к примеру, основная задача айтишника - обеспечить электронныйдокументооборот, требования к сотруднику (стаж работы, уровень образования и т.д.), порядок подчинения, документы, которыми должен руководствоваться сотрудник при выполнении своих обязанностей, порядок замещения должности.

2. Функции  сотрудника. Устанавливается участок  работы или предмет ведения, закрепленный  за каждым работником, перечень  типов работ. 
3. Обязанности сотрудника. В этом же разделе описывается технология выполнения работ.

Перечисляются обязанности работника, связанные с обработкой и получением информации, обработкой и подготовкой документов, а также перечисляются определённые формы и методы работы обязательные к использованию. В этом же разделе описывается технология выполнения работ. 
4. Права сотрудника.

5. Взаимоотношения  между сотрудниками различных  подразделений. Указываются работники  и подразделения, между которыми  происходит обмен информацией, сроки  передачи, с кем согласовываются, кто привлекается при различных  видах работы с теми или  иными документами. Для должностной  связи между сотрудниками используется  корпоративный портал. 
6. Оценка работы. Устанавливаются критерии, с помощью которых совершается оценка выполнения сотрудником своих прямых обязанностей и функций. К основным критериям относится своевременность и качество выполняемой работы.

Должностную инструкцию утверждает руководитель или заместитель, управляющий отделом делопроизводства, после она в электронном виде рассылается по подразделениям отдела через интранет.

 

5. Как писать гарантийное  письмо. Напишите пример

 

Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию.

Как написать гарантийное письмо

Бланк гарантийного письма содержит следующие реквизиты:

• номер и дата исходящего документа;
• получатель письма (адресат) - название организации и ФИО должностного лица, которому оно адресовано. Обычно гарантийное письмо составляется на имя руководителя компании;
• наименование документа - заголовок «Гарантийное письмо» писать необязательно, можно просто указать тему письма;
• текст письма – здесь указывают, какие обязательства, в каком объеме и в какие сроки организация обязуется исполнить. Текст гарантийного письма может содержать следующие формулировки: 

- Гарантируем... 

- Настоящим  письмом гарантируем... 

- Компания "Х" гарантирует... 

- Своевременную  и полную оплату гарантируем... 

- Настоящим  гарантируем... 

Также в тексте письма адресант указывает свои банковские реквизиты, может разместить ссылку на договор, в гарантийном письме на оплату - прописать размер штрафа при нарушении обязательств;

• подпись – должность, подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) составителя гарантийного письма.

Образец гарантийного письма

Исх. № 190913-1     от «19» сентября 2013 г.

Директору   ООО «Транстрой»   А.В. Куйбышеву

 

ООО "Экспедиция", ОГРН 1116511111121, как исполнитель работ на объекте, расположенному по адресу: г. Москва, ул. Петрозаводская, 25, на основании Договора исполнения работ № 35/2013 от 22 августа 2013 года (далее - Договор), заключенного с ООО "Транстрой", настоящим письмом гарантирует завершение строительных работ, в соответствии со Спецификацией к Договору в срок до 30 декабря 2013 г.

Директор ООО «Экспедиция»

Ермаков

О.И. Ермаков

Оформлять гарантийное письмо желательно на фирменном бланке организации с печатью и подписью руководителя, иногда и бухгалтера.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

 

1. Борунков А.Ф. Дипломатический протокол в России:учебник/ Борунков А.Ф.-М.: Международные отношения, 2008.-264 c.
2. Ботавина,Р.Н.Этика деловых отношений: учеб.пособие/Ботавина Р.Н. - М.: Финансы и статистика,2001. - 208 с.
3. Этика и психология менеджмента: учеб.пособие/под ред. проф. Неймера Ю.Л.-Ростов н/Д:Феникс,2002. - 384 с.
4. Кирсанова,М.В.Современное делопроизводство: учеб.пособие/ Кирсанова М.В.- — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. — 304 с.