Контрольная работа по "Документоведение и делопроизводство"

Справочная картотека  строится из регистрационных карточек. Разделителями в справочной картотеке  являются названия структурных подразделений или направления деятельности организации. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). В момент регистрации документа составляется две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая в справочную. После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки уничтожается либо используется при создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку. 

 

      20. В процессе исполнения документа Сергеев П. А. (ответственный исполнитель) несколько раз передал его работникам других подразделений. Когда потребовалось выяснить, где находится документ и кто в это время с ним работает, секретарь Комова С. Т. не смогла ответить на этот вопрос, так как не была поставлена в известность о порядке исполнения документа.

Какие нарушения  в ходе исполнения документа были допущены службой ДОУ ?

 

Контроль местонахождения  документа осуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения.

В традиционно сложившейся у нас системе ДОУ применяются оба вида контроля. В процессе исполнения документа особое значение имеет контроль за исполнением документа, относящийся, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения, или, иначе говоря, действий, ограниченных временными параметрами.

Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное  и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.

   21. Документ поступил в организацию 20 марта, что было зафиксировано в отметке о поступлении. Через 2 дня (22 марта) в конце рабочего дня служба делопроизводства предала документ с резолюцией руководителя специалисту структурного подразделения Кирееву В. П. для исполнения. В резолюции был указан срок исполнения 5 дней.

К 28 марта Киреев В. П. подготовил ответный документ, однако, служба ДОУ посчитала, что исполнение документа просрочено. Специалист с этим не согласился, так как был уверен, что исполнил документ вовремя.

Чьи действия в данном случае можно оценить  как правильные?

 

          В данном случае правильными действиями, можно оценивать действия службы ДОУ, так как зафиксирована отметка о поступлении документа 20 марта, независимо от того, когда он попал в руки к специалисту.

  

   22, 23 Все поступающие в организацию по почте документы регистрируются централизованно инспектором службы ДОУ. Документы переданные по электронной почте, поступают сразу в структурные подразделения, каждое из которых имеет свой электронный адрес. Эти документы не регистрируются, а сразу передаются исполнителям. В юридической службе организации находится факсимильный аппарат, по которому также пересылается часть документов. В юридической службе регистрируются только коммерческие договоры, остальные документы сразу передают в соответствующие подразделения. При составлении инструкции по делопроизводству в ней была закреплена сложившаяся ситуация.

Какие положения  следует внести в инструкцию по делопроизводству, чтобы она регламентировала технологию регистрации электронных документов и факсограмм в соответствии с  современными требованиями?

            Электронный документ - информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве, с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования, а также форма представления информации в целях ее подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе. Документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи.

           Юридическую значимость электронному документу придаёт электронная цифровая подпись, которая на территории Российской Федерации равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий: сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу на момент проверки или на момент подписания электронного документа;

1. при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
2. подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
3. электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

 

24. Для удобства работы каждый специалист, работающий в ООО «Сфера», заводит себе папки, куда в течение определенного периода вкладывает соответствующие документы. На обложке записываются фамилия и инициалы исполнителя, а также те или иные направления его деятельности. Таким образом, в папке накапливаются различные виды документов, касающиеся решения данного вопроса: письма, акты, решения, договоры и пр.  В конце года папки с документами передают секретарю, который без какой-либо дополнительной обработки помещает их в общий шкаф для хранения.

Как можно охарактеризовать систему формирования дел и оперативного хранения документов в организации? Каким образом она должна быть организована, чтобы можно было легко  находить нужные документы и исключить  возможность потери?

 

В данном случае нарушена система формирования дел и оперативное хранение документов. Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам.

          Система хранения информации  стала формироваться одновременно  с системой делового письма. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение. Потому в документационном обеспечении управления существуют два понятия - документальный фонд и архивный фонд.

 

 

25. Архив организации разослал по структурным подразделениям инструкцию о порядке формирования и оформления дел при их оперативном хранении. В инструкции в частности было сказано, что в отдельные дела формируются входящие и исходящие (инициативные и ответные) письма. В делах эти документы располагаются по предметно-вопросному признаку, а внутри группы писем, посвященных одному вопросу, - по хронологии.

В инструкции содержались следующие указания по оформлению дел: «На обложку дела выносятся сведения о структурном подразделении, заголовок дела и период, за который данное дело формируется. Заголовок дела должен точно отражать состав документов и вопросы, содержащиеся в них. Поэтому в заголовки дел с перепиской должны быть включены слова «Входящая переписка» или «Исходящая переписка» и далее должны перечисляться вопросы, по которым велась переписка».

Определите, что  в данной инструкции не соответствует  правилам формирования дел с перепиской и какие сведения должны выноситься на обложку такого дела при его частичном оформлении?

 

После исполнения документы  определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Государственный  стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».

Обложки дел должны содержать  следующие реквизиты:

- наименование организации  и ее непосредственная подчиненность;

- наименование структурного  подразделения;

- индекс дела;

- номер дела (тома, части)  по годовому разделу сводной  описи дел;

- заголовок дела;

- аннотация к документам  дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

- дата дела (тома, части);

- количество листов  в деле;

- срок хранения дела;

- архивный шифр дела.

Заголовок дела должен в  обобщенной форме кратко, четко и  однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д.

 

26. В течение года у предприятия появились новые направления его деятельности и новые партнеры. Как следствие этого, появилось значительное количество новых документов, которые не были предусмотрены действующей номенклатурой дел.

Руководитель организации обязал приказом службу ДОУ внести изменения в номенклатуру дел. В итоге это свелось к составлению в середине года новой номенклатуры дел, которую заново утвердил руководитель предприятия.

Насколько правомерны действия, предпринятые руководством и службой ДОУ предприятия?

 

Поскольку в течение  года в деятельности организации  могут произойти различного рода изменения, как структурного, так  и функционального характера (могут  быть созданы новые подразделения  или ликвидированы ранее существовавшие, может произойти объединение нескольких подразделений или, наоборот, разделение одного подразделения на два, могут возникнуть новые направления деятельности и т.д.), в конце года службой делопроизводства проводится работа по корректировке номенклатуры дел.

Корректировка номенклатуры дел означает уточнение заголовков дел, включение новых заголовков дел, отражающих новые направления  деятельности, исключение заголовков дел, которые в новом году формироваться  не будут. Если в организации было создано новое подразделение, следует разработать новый раздел и включить его в номенклатуру дел предстоящего года.

Работа по корректировке  номенклатуры дел проводится в последнем  квартале текущего года всеми организациями. Исключение оставляют организации, деятельность которых носит сезонный характер (экспедиции, театры и др.) и которые проводят работу по корректировке номенклатуры дел в конце текущего сезона. В любом случае работа по корректировке номенклатуры дел должна быть завершена к наступлению нового года (сезона). В большинстве организаций к 1 января наступающего года номенклатура дел должна быть перепечатана, в копиях или в электронном виде разослана по подразделениям, чтобы в первый рабочий день нового года сотрудники могли начать формирование дел по обновленной номенклатуре дел.

 

 

 

  27. Генеральный директор ЗАО «Корвет» рассмотрел представленную номенклатуру дел и отказался ее утверждать, так как не согласился со сроками хранения ряда документов. Кроме того, он предложил изменить порядок расположения заголовков дел и поставить на первое место документы федеральных органов управления, затем расположить устав общества, и протоколы общих собраний акционеров.

На какие  нормативные документы должны сослаться  составители номенклатуры дел ЗАО  «Корвет», чтобы доказать, что в ней правильно определены сроки хранения дел и порядок их расположения?

 

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

- уставом или положением об организации,

- положениями о структурных подразделениях,

- штатным расписанием,

- номенклатурой дел организации за прошлый год,

- описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,

- регистрационными формами,

- ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения,

- типовыми и примерными номенклатурами дел.

 

 

 

  28. В положении об экспертной комиссии учреждения сформулированы ее задачи, в числе которых:

а) проверка соблюдения правил оформления документов;

б) учет документов;

в) определение  условий хранения документов;

г) проверка качества формирования дел;

д) учет дел  с длительными сроками хранения;

е) отбор дел  на хранение;

ж) определение  сроков хранения документов;

з) определение  полноты сохранности документов учреждения.

Какие задачи, на ваш взгляд, не соответствуют  назначению экспертной комиссии и не входят в понятии «экспертиза ценности документов»?

 

- проверка соблюдения правил оформления документов;

- учет документов;

- определение условий хранения документов;

- проверка качества формирования дел;

- учет дел с длительными сроками хранения;

Данные задачи не соответствуют  назначению экспертной комиссии и не входят в понятие «экспертиза ценности документов».

 

 

 

  29. Председатель экспертной комиссии предприятия Кошлаков Н. М. обратился к руководству организации с просьбой увеличить ее количественный состав. Кошлаков Н. М. мотивировал свое обращение значительным объемом работы, т. к. членам комиссии приходится полистно просматривать каждое дело, включенное в номенклатуру, уделяя особое внимание делам с постоянным сроком хранения и переходящим на следующий год.