Классификация документов. Документооборот и его организация. Хранение документов

9)Классификация документов. Документооборот и его организация. Хранение документов.

По видам деятельности документы организации подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, управленческие

 поличному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, по бухгалтерскому учету, торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению и др.

По наименованию : научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, /казания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и др.

По способу документирования информации документы бывают: ( письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные)

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени ограничения доступа различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом.

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные.

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы).

По степени полноты информации документы подразделяются на выписки из документа и полные варианты изложения текста.

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях,

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения.

По степени обязательности документы бывают информационные, и директивные —

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцы), в виде анкет и таблиц,.

Документооборот - это движение документов от момента их составления (или получение от других предприятий, организаций), обработки и использования по назначению в определенный период времени и до передачи в архив 
Главная задача документооборота - ускорение движения документов, и чем короче и быстрее будет организован этот процесс, тем он будет эффективнее.

устанавливается главным бухгалтером и является обязательным для всех работников предприятия

Стадии документооборота:

1) поступления документов  из стороны и оформление их  на предприятии;

2) подготовка и определенная  обработка первичных документов  на предприятии до поступления  их в бухгалтерию;

3) поступления первичных  документов в бухгалтерию;

4) обработки документов  в бухгалтерии:

5) передача документов  в архив бухгалтерии и обеспечение  текущего хранения документов;

6) передача документов  на хранение в архив предприятия, а затем в государственный архи

Для хранения документов предназначены архивы Различают текущие и постоянные архивы

Текущий архив организуют непосредственно в бухгалтерию для хранения документов отчетного года, поскольку в текущем году часто есть потребность обращаться к нему за справками и информацией Текущий архив содержится в с специальных закрытых шкафах.

Постоянный архив размещается в специально оборудованном помещении и предназначен для хранения не только бухгалтерских документов и отчетов, но и дел других подразделений и служб предприятия Все принятые на хранение дела регистрирует в архивной книге, что облегчает поиск документов.

18)Единый план  счетов бухгалтерского учета ,его значение принципы и построения .

План счетов бухучета дает возможность установить, какой конкретно объект надо учитывать на том или ином счете. 
 
В основе организации бухгалтерского учета на любом предприятии лежит план счетов. Более правильно его следует называть единый план счетов, поскольку им обязаны руководствоваться предприятия и организации различных отраслей народного хозяйства: промышленности, сельского хозяйства, транспорта и т. п. Специфические особенности некоторых из них учитываются на отдельных счетах, которые вправе вводить организации по согласованию с Министерством финансов РФ.

В плане счетов бухгалтерского учета счета группируются по разделам в соответствии с их экономическим содержанием. В основе данной группировки лежит, экономическая классификация объектов учета. Новый план счетов, введенный в действие с 1 января 2001 г., в настоящее время включает 8 разделов, объединяющих 62 синтетических счета. Обособленную группу составляют забалансовые счета, состоящие из 11 счетов:

Раздел I. Внеоборотные активы.

Раздел II. Производственные запасы.

Раздел III. Затраты на производством

Раздел IV. Готовая продукция и товары.

Раздел V. Денежные средства.

Раздел VI. Расчеты.

Раздел VII. Капитал

VIII. Финансовые результаты.

Каждый счет, представленный в соответствующем разделе, помимо наименования обозначен шифром (кодом). Сделано это с целью сокращения учетных записей, так как указание шифра позволяет отказаться от наименования счета. Предусмотрен серийный способ шифровки. Определенный набор шифров счетов формирует содержание соответствующего раздела. Шифры счетов обозначаются двузначными числами от 01 до 99. 
 
Забалансовые счета, в силу своей специфики в плане счетов, выделены обособленно и раскрывают информацию о наличии и движении имущества, не принадлежащего предприятию. Однако исходя из содержания фактов хозяйственной деятельности временно находятся в его пользовании или распоряжении. Здесь находятся также счета, на которых ведется учет и контроль за отдельными хозяйственными операциями экономического субъекта, его условных прав и обязательств. 

27)Учет процесса  производства 

Для организации бухгалтерского учета процесса производства наибольшее значение имеет

· раздельный учет затрат по видам производств;

· классификация затрат на прямые и косвенные.

Различают основное и вспомогательные производства. К основному производству относят цехи, выпускающие продукцию по профилю предприятия. Под вспомогательными производствами понимают цехи, занятые обслуживанием основных цехов, с целью создания благоприятных условий для их работы. Поэтому для учета затрат на производство используют счет В аналитическом учете затраты, собираемые на этих счетах подразделяются по цехам, стадиям обработки, заказам.

В основе классификации затрат на прямые и косвенные лежит способ включения затрат в себестоимость конкретного вида продукции.

Прямые затраты – это затраты, которые в момент их совершения могут быть прямо и непосредственно включены в себестоимость конкретного вида продукции. Основными видами прямых затрат являются затраты на материалы и на оплату труда основных производственных рабочих.

Косвенные затраты – это затраты, которые в момент их совершения не могут быть прямо и непосредственно включены в себестоимость определенного вида продукции. Косвенные затраты включаются в себестоимость конкретных видов продукции пропорционально определенному базису (стоимости материалов, заработной плате основных производственных рабочих и др.).

Следовательно, встает вопрос: какая часть произведенных затрат относится к себестоимости выпущенной продукции, а какая остается в запасах незавершенного производства? Такое распределение производится следующим образом.

 

Во-первых, определяется объем незавершенного производства и производится его оценка одним из следующих способов: по фактической себестоимости; по нормативной себестоимости; по прямым статьям затрат; по статьям прямых материальных затрат.

Во-вторых, рассчитывается фактическая себестоимость готовой продукции (или кредитовый оборот по счету 20 «Основное производство»:

Сф = НПн + 3 – НПк – О,

где Сф – фактическая себестоимость готовой продукции;

НПн, НПк – остатки незавершенного производства на начало и конец отчетного периода (сальдо входящее и исходящее по счету 20 «Основное производство»);

З – валовые затраты на производство за определенный отчетный период (дебетовый оборот по счету 20 «Основное производство»);

О – стоимость отходов производства.

Выпущенная из производства продукция сдается на склад

В течение отчетного периода запись осуществляется в твердой оценке, поскольку фактическая себестоимость готовой продукции исчисляется в конце отчетного периода. Учетная оценка может отличаться от фактической себестоимости. Поэтому в конце отчетного периода ее следует довести до уровня фактической. Здесь возможны следующие записи.

Если фактическая производственная себестоимость выше учетной стоимости, то на сумму разницы (перерасхода) делается дополнительная запись: Дт сч. 43 - Кт сч. 20.

Если фактическая производственная себестоимость ниже учетной стоимости, то на сумму разницы (экономии) выполняется такая же запись, но сумма отражается «Красным сторно».