Источники по делопроизводству в России в 19 веке

Делая вывод, можно сказать, что источниковедческая критика – решающая стадия исследовательской работы над документами. Ее цель определить степень полноты и достоверности фактического содержания источника и создать предпосылки для извлечения из него достоверной информации.

Методика источниковедческого  анализа включает в себя следующие  процедуры и операции:

1) Определение  внешних особенностей источника;

2) Установление  происхождение источника:

3) Интерпретация  или истолкование текста: выяснение  смыслов текста, правильное его  понимание;

4) Изучение фактического  содержания письменного источника  и выяснение его соответствия  исторической действительности;

5) Источниковедческий  синтез памятника.

Причем первые три процедуры составляют внешнюю  критику источника. Заключительная фаза – критика внутренняя.

1.3. Документоведческие  источники

Источниками в документоведческих исследованиях могут выступать практически любые документы, системы документации и комплексы документов. На их основе можно получить определённое представление об уровне работы с документами, способах документирования, о делопроизводственной культуре той или иной эпохи. Однако главную роль играют всё же те документы, в которых зафиксированы правила, нормы, рекомендации, нормативы и т.п., регламентирующие и регулирующие различные направления, способы и формы работы с документами. Это прежде всего законодательные и правовые акты, стандарты, классификаторы, инструкции, методические указания. Источники являются необходимой базой для проведения теоретических исследований, для совершенствования практики документационного обеспечения управления и определения основных тенденций развития документационных процессов.

Документоведческие  источники можно классифицировать по нескольким основаниям¹⁵:

- по хронологии (источники  дореволюционного, советского, постсоветского  периодов);

- по отношению к  определённой информационной среде  (ретроспективной, оперативной или перспективной);

- источники “в обычае”  и источники “в законе” (Н.В.  Варадинов) и т.д.

Поскольку документоведение, как уже отмечалось, вырастало  из практических потребностей работы с документами, постольку важную роль в его развитии, особенно на первых порах, играли традиции и обычаи.  
Затем, по мере осмысления и обобщения, эти обычаи и традиции стали закрепляться в различных законах, нормативных актах.

Соответственно и источники, позволяющие проследить, прежде всего, историю становления документоведения, можно разделить на две большие группы: это, во-первых, документы, которые вышли непосредственно из делопроизводственной практики и содержат стихийно сложившиеся нормы и правила, отражающие традиции делопроизводства; во-вторых, разного рода правовые акты, на протяжении нескольких столетий законодательно регламентировавшие работу с документами.

К первой группе источников, в которых аккумулирован богатейший опыт, традиции, обычаи российского делопроизводства, относятся, в частности, издававшиеся до 1917 г. многочисленные сборники образцов документов (так называемые “письмовники”). Широкое распространение в нашей стране они получили в 18-19 веках. Их предшественниками были “формулярники”, известные на Западе уже в 7 веке, а в России - в первой трети 16 столетия (в частности, формулярники московской митрополичьей кафедры). К настоящему времени известно более 100 таких сборников.

В “письмовниках” регламентировались состав, форма и содержание документов. Весьма примечательны уже сами их названия. Так, одним из первых ещё в 1765 г. появилось “Наставление как сочинять и писать всякие письма к разным особам”. Два десятилетия спустя был издан “Письмовник, содержащий разные письма, прошения, записки по делу, контракты, аттестаты, одобрения, расписки, пропуски и письменный вид крепостным людям, приказ старосте, форму купеческих ассигнаций, квитанции, расписки, письма посылочные и кредитные” (СПб, 1788). “Письмовники” нередко достигали значительных объёмов. К примеру, имеющееся в фондах Научной библиотеки Томского госуниверситета “Руководство для составления деловых бумаг. Образцы и формы; справочные сведения” В.Максимова (М., 1913) содержит более 2000 тыс. страниц.

Ко второй группе относятся источники, представляющие собой законодательно закреплённые правила и нормы работы с документами.  
Их появление отмечено уже с середины 17 столетия, но решающий шаг был сделан Петром I, утвердившим в 1720 г. “Генеральный регламент”.  
В этом документе подробно были расписаны структура и делопроизводственная деятельность канцелярий, вопросы регистрации документов, обязанности сотрудников и т.д.

К числу важных источников, наряду с “Генеральным регламентом”, относятся также разработанные  в петровские времена “генеральные формуляры” - образцы документов; “Учреждение  для управления губерний”, изданное в 1775 г. Екатериной Второй; “Общее учреждение министерств”, появившееся в 1811 г., и многие другие законодательные акты, регламентировавшие отечественное делопроизводство на разных уровнях государственного управления.

Делая вывод по первой главе, можно сказать, что Исторические источники — весь комплекс документов и предметов материальной культуры, непосредственно отразивших исторический процесс и запечатлевших отдельные факты и свершившиеся события, на основании которых воссоздается представление о той или иной исторической эпохе, выдвигаются гипотезы о причинах или последствиях, повлекших за собой те или иные исторические события. Документоведческие источники являются необходимой базой для проведения теоретических исследований, для совершенствования практики документационного обеспечения управления и определения основных тенденций развития документационных процессов.

2. Делопроизводственные источники в XIX веке

2.1 Система делопроизводства в XIX веке

Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления - высшие и центральные учреждения, и вместе с реформами Екатерины II в последней четверти XVIII в. завершила формирование системы центральных и местных учреждений.

Новая система управления - министерская, основанная на принципе единоначалия, зародилась в недрах старой коллежской системы: в коллегиях  конца XVIII в. президенты имели более  широкие права, чем ранее. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен вовсе из новой системы: сначала коллегии ввели в состав вновь созданных министерств; позже при министрах создали советы, имевшие статус коллегиального совещательного органа.  
Тем не менее, отношение к министрам как к единоличным исполнителям воли царя и определило делопроизводство министерств как "исполнительное".

Первыми министерствами, созданными манифестом от 8 сентября 1802 г., были: военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции и на правах министерства - Государственное казначейство. Каждому министру предписывалось создать канцелярию и иметь товарища (помощника). Одновременно с министерствами в 1802 г. учрежден Комитет министров - высшее административное учреждение, действовавшее на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, выходящие за рамки компетенции отдельного министра и требующие совместного согласованного решения. Несколько позже - 1 января 1810 г. создан Государственный совет - высшее законосовещательное учреждение. Одновременно с этим проведена реформа Сената, который становится высшей судебной инстанцией, выполняя также функцию надзора за правительственным аппаратом.

Окончательно единоличное  министерское начало победило лишь с  изданием 28 января 1811 г. "Общего учреждения министерств" -законодательного акта, определившего всю систему министерского  устройства, включая их делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждениями и лицами. В соответствии с этим актом увеличилось число министерств и произошли некоторые изменения в перераспределении дел между ними.

Структура министерств имела следующий  вид отображенный на рис.1.

Рисунок 1. Структура министерств 19 - начала 20 вв.

Министры назначались  самим императором и были ответственны только перед ним. Принцип единоначалия положен в основу всей организации министерств: директора, возглавлявшие департаменты, подчинялись непосредственно министру, начальники отделений - директорам департаментов, столоначальники - начальникам отделений. Канцелярия министра по своей структуре была аналогична и действовала на правах департамента; канцелярии департаментов имели более простое внутреннее устройство: они возглавлялись правителем канцелярии и имели штат чиновников - журналиста, экзекутора, казначея, писцов и др., их должностной и количественный состав зависел от объема и содержания дел.

"Общим учреждением  министерств" вводилось единообразие  в систему делопроизводства министерств:  от создания документов и до  их архивного хранения. Особое  место уделено порядку "сношений" (переписке) министерств с другими учреждениями.

Следует отметить, что  само понятие делопроизводства (этот термин появился во второй половине XVIII в.) обозначало деятельность, которой  занималась не только и не столько  канцелярия, сколько весь аппарат  учреждения в целом. Термин "делопроизводство" происходит от сочетания слов "производство дела", а под "делом" в то время понималась не папка с документами, как в современном делопроизводственном значении этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос: производство дела - это не что иное, как решение дела¹⁶. Поскольку всякое решение предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, то, естественно, делопроизводство понималось и как "правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг".

На протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательная  регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Благодаря принятой в то время  системе кодификации законодательства в Сводах законов Российской империи достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня. Своды законов начинают издаваться с 1832 г. Затем, пополняясь новыми узаконениями, переиздаются в 1842, 1857 и последующие годы. Первые два тома Сводов содержат узаконения, касающиеся верховной власти, деятельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство.

2.2 Характеристика «Общего учреждения министерств»

Манифест 25 июня 1811 года об «Общем учреждении министерств» явился завершением и главным законодательным актом министерской реформы¹⁷. Структурно оно состояло из двух частей:

• «Образование министерств»;
• «Общий наказ министерствам».

"Общим учреждением министерств" вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документов и до их архивного хранения. Особое место уделено порядку "сношений" (переписке) министерств с другими учреждениями.

Текст Манифеста «Об  учреждении министерств» отличается отсутствием терминологического единства. Так, если во Введении провозглашается учреждение министерства в единственном числе, то в ст. 1 говорится уже о разделении государственного управления на 8 отделений, каждое из которых составляет особое министерство, и в последующих статьях говорится уже о 8 министерствах.

Данный факт, с одной  стороны, был отголоском обсуждения в Негласном комитете вопроса  об «объединенном министерстве», с  другой, -- свидетельствовал об отсутствии законодательного опыта у членов Негласного комитета. Поэтому термин «министерство» первое время употреблялся по отношению ко всей системе министерств.

Следует отметить, что  само понятие делопроизводства (этот термин появился во второй половине XVIII в.) обозначало деятельность, которой занималась не только и не столько канцелярия, сколько весь аппарат учреждения в целом. Термин "делопроизводство" происходит от сочетания слов "производство дела", а под "делом" в то время понималась не папка с документами, как в современном делопроизводственном значении этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос: производство дела - это не что иное, как решение дела. Поскольку всякое решение предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, то, естественно, делопроизводство понималось и как "правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг".

Содержание "Общего учреждения министерств" свидетельствует о  том, что его авторы достаточно четко  различали два аспекта делопроизводственной деятельности: формы документов, по которым совершается делопроизводство (для обозначения этой деятельности в XIX в. широко употреблялся самостоятельный термин - письмоводство), и движение документов и дел (порядок течения дел), понимая вместе с тем, что в практической деятельности канцелярии они тесно взаимодействуют¹⁸.