Источники комплектования и списки источников комплектования

 

Комплектование государственного архива документами личного происхождения. Государственные архивы собирают документы писателей, художников, актёров и режиссеров, учёных, краеведов, коллекционеров и так далее. В составе личного фонда на государственное хранение принимаются следующие документы:

-   авторские  рукописи, автобиографии, дневники, записные  книжки, воспоминания, биографические  материалы, а также материалы  имущественно-хозяйственного характера;

-   служебная  и личная переписка;

-   фотографии  и другие изобразительные документы;

-   материалы  о фондообразователе и об увековечении его памяти (воспоминания, статьи и рецензии о фондообразователе и его произведениях, вырезки из газет и журналов);

-   материалы, подобранные фондообразователем и отложившиеся в его личном архиве и др.

 

Документы личного происхождения поступают в государственные архивы:

-    от  фондообразователей, передающих архивы лично или по завещанию;

-    от  лиц, владеющих архивом по праву  наследования;

-    от  собирателей и коллекционеров;

-    из  общественных организаций (творческих  союзов и так далее);

-    из  нотариальных контор как выборочное  имущество;

-    от  граждан, проживающих за границей, из зарубежных учреждений и  организаций (в порядке дара или  обмена копиями).

 

Комплектование архивными документами из-за рубежа.

 

Архив может комплектоваться архивными документами российского происхождения, находящимися по различным причинам за пределами Российской Федерации, и/или архивными документами зарубежного происхождения, имеющими значение для России.

Прием полученных из-за рубежа архивных документов в архив осуществляется в соответствии с договором между собственником или владельцем указанных документов и архивом о продаже, дарении подлинных документов или их копий, обмене копиями документов. Заключение договора осуществляется с учетом законодательства соответствующей страны. В договоре могут оговариваться особые условия использования передаваемых архивных документов. Прием оформляется актом приема-передачи документов.

Архивные документы, поступившие из-за рубежа в виде подлинников или копий на правах подлинников, принятые на постоянное хранение в архив, независимо от их происхождения включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат государственному учету.

 

Взаимодействие архива с источниками комплектования.

 

Архив совместно с источниками комплектования архива рассматривает и готовит к согласованию соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела или согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями инструкции по делопроизводству, примерные и индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования архива.

Кроме того, Архив принимает участие в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования архива, организуемых специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела.

Архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников его комплектования. В этих целях архив оказывает указанным службам методическую и практическую помощь, в том числе на договорной основе:

-   в  организации документов в делопроизводстве  и формировании дел;

-   по  отбору документов в состав  Архивного фонда Российской Федерации  и подготовке их к передаче  на постоянное хранение;

-   по  упорядочению документов по личному  составу;

-   по  ведению учета документов Архивного  фонда Российской Федерации, находящихся  на временном хранении;

-   по  подготовке нормативных и методических  документов (пособий) по вопросам  делопроизводства и архивного  дела;

-   по  совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб  источников комплектования;

-   в  повышении профессиональной квалификации  работников указанных служб.

Списки источников комплектования архива составляются на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации.

Список граждан (собственников или владельцев архивных документов) - источников комплектования ведется с обязательным указанием фамилий, имен, отчеств, адресов места жительства, юридического обоснования возможности передачи их архивных документов в архив.

Архив вправе вести список возможных источников комплектования. В архиве составляются и ведутся самостоятельные списки организаций - источников комплектования научно-технической документацией, списки организаций - источников комплектования аудиовизуальными документами. Уточнение и переутверждение списков источников комплектования архивов проводится по мере необходимости.

Архив ведет наблюдательное дело на каждый источник комплектования архива, в которое включаются документы, характеризующие его правовой статус и деятельность, а также работу архива и организацию документов в делопроизводстве. Наблюдательное дело может быть заведено и на гражданина-источник комплектования архива, в которое включаются сведения о составе и содержании его архивных документов.

 

 

 

Список использованной литературы

 

 

1.    Федеральный  закон «Об архивном деле в  Российской Федерации» от 22.10.04. №125-ФЗ (с изменениями от 4 декабря 2006 г. № 202-ФЗ).

 

2.    Приказ  Министерства культуры и массовых  коммуникаций РФ «Правила организации  хранения, комплектования, учета и  использования документов Архивного  фонда Российской Федерации и  других архивных документов в  государственных и муниципальных  архивах, музеях и библиотеках, организациях  Российской академии наук» от 18.01.07. - №19.

 

3.    Архивоведение: Учебное пособие для сред. проф. образования / Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова. Под общей ред. В.П.Козлова. - М.: Изд-во Профобразование, 2002. - 272 с.

 

4.    Бахтеев, Ю.Д. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов. Учебное пособие / Ю.Д.Бахтеев, В.Ф.Захаров, И.Н.Наумов. - Пенза: ПГУ, 2003. - 124 с.

 

5.    Булюлина, Е.В. Архивоведение: Учебно-методическое пособие / Е.В.Булюлина. - Волгоград, Издательство ВолГУ, 2003. - 96 с.

 

6.    C:Documents and SettingsАдминистраторРабочий столАрхивистикаimage.aspТельчаров, А.Д. Архивоведение. Конспект лекций / А.Д.Тельчаров. - Издательство: Приор-издат, 2004. - 160 с.

 

7.    Чмыхало, А.Ю. Архивное дело: Учебное пособие / А.Ю.Чмыхало. - Томск: изд-во ТПУ, 2005. - 135 с.