История унификации документов

Содержание анкеты, как правило, оказывается более  подробным, чем в трафарете. Текст  анкеты располагается по вертикали.

Фамилия__________________

Имя_________________________

Отчество_____________________

Год и место рождения__________

и.т.д.

4. Текст-таблица. Таблица- это совокупность данных, представленных цифровой или словесной форме и заключенных в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованны с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

В одном документе допускается сочетание текстов разных типов. Линейная запись связного текста может быть иллюстрирована таблицей или она может предварять анкету и т.д. Форма, в которой представляются тексты документов, определяется характером содержащейся в них информации.

ГОСТы и другие инструктивные  материалы закрепляют и стандартизируют  требования к тексту документа: его  содержанию, объему, внутренней структуре  и внешней форме, составу и  расположению реквизитов. Кроме того, в донных нормативных документах выдвигаются определённые требования к языку конкретного документа и языковому оформлению его реквизитов.

Таким образом, процесс стандартизации деловой речи охватывает все уровни языка - и лексику, и морфологию, и  синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящим как особый, функционально ориентированный стиль языка. Неправы те, кто видит в стандартизации деловой речи «обеднение» или даже «порчу» литературного языка. Плох не канцелярский язык, а злоупотребление им в публицистике, в литературе и обиходном общении.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Отечественный опыт унификации и стандартизации документов показывает, что всякое рассмотрение документа изолированно сводит на нет  самые лучшие идеи унификации, что  и случилось со стандартами 1930-х  годов.

В ЕГСД намечается тенденция к дальнейшему развитию стандартизированной системы в направлении комплексной стандартизации. Поэтому по плану научно- исследовательских работ ВНИИДАД намечено подготовить стандарты на формы регистрационной карточки и номенклатуры дел, а также на применяемые в тексте документов сокращения слов. Эти стандарты значительно обогатят систему и позволят в дальнейшем перейти к стандартизации других документных систем в сфере управления, а затем к стандартизации процессов или технологии документирования.

Разработка теоретических  вопросов стандартизации управленческой документации только начинается. Ещё  не нашли окончательного решения  вопросы критериев выбора, методики, недостаточно исследована также  проблема эффективности стандартизации, хотя она имеет в настоящее время первостепенное практическое значение.

Внедрение стандартов в управленческую деятельность будет проходить по двум основным направлениям. Ведущее  направление- популяризация стандартов средствами печати, радио и телевидения, проведение лекций и семинаров, издание альбомов форм, а также широкое разъяснение преимуществ стандартных форм документов. Учреждениям и организациям со своей стороны необходимо осуществить ряд организационных мероприятий, способствующих выполнению требований стандартов. К ним относятся, например, издание приказа о внедрении ГОСТов, проведение семинара ответственных исполнителей, специалистов, работников юридической службы и отделов кадров по разъяснению сущности внедряемых стандартов, обеспечение проектирования и изготовлению новых форм бланков.

Стандартизация повышает качество документа как носителя информации в сфере управления. Можно  предположить, что она окажет определённое влияние и на качество документа  как исторического источника. В  документе будет достигнуто значительное уплотнение информации, что непременно отразится на путях и методах его использования исследователями.

В результате применения стандартизированных  документов в управленческой деятельности появляется возможность дальнейшего  проникновения нормирования в сферу документирования в направлении все более широкой трафаретизации текстов и стандартизации процедурных вопросов документообразования.