Использование новых информационных технологий в документировании управленческой деятельности

Введение

Основой управленческой деятельности в России, как и во всем мире, является документ и одновременно он служит инструментом этой деятельности. Чтобы на сегодняшний день организация или предприятие могли правильно и грамотно функционировать, необходимо правильное и безопасное использование информационных ресурсов. Ошибочное использование накопленной информации за частую может привести, к неправильной работе бизнеса. Вследствие чего на сегодняшний день видеться развитие в систематизации, быстрой и корректной обработки и хранении информации. Важную роль в этом направлении на сегодняшний день играет внедрение различных систем электронного документирования.   С развитием научных технологий современные системы электронного документирования охватывают все большие стороны человеческой деятельности. Но даже с большими темпами развития и продвижения электронных систем в документировании переход от бумажного ведения документации к электронному ведению и хранению идет малыми темпами. Это создает ряд проблем, таких как: отсутствие структуры, вследствие чего работа и поиск нужной документации затруднены; хранение информации в бумажном виде зачастую служит причиной ее потери. Но, несмотря на эти проблемы, даже в работе с электронными системами и электронной документацией возникает проблема не эффективности использования информации, что напрямую связанно с неправильностью структурирования данных и некомпетентности персонала. Выше приведенные особенности и проблемы, делают данную тему актуальной на сегодняшний день.

Различают три класса информационных систем по степени их автоматизации:

• ручные информационные системы (характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком;
• автоматизированные информационные системы (наиболее популярный класс информационных систем; предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру;
• автоматические информационные системы выполняют все операции по переработке информации без участия человека.

С появлением компьютеров, объединенных в сети, на смену трудоемким операциям  с бумажными документами приходят несравненно более эффективные  электронные технологии работы с  документами. Это приводит не только к изменению содержания и распределения  функций по работе с документами  в организации, но и, что еще более  важно, стало основой для перехода к созданию принципиально новых  и эффективных схем управления.

Основные проблемы документооборота  возникающие обычно в организациях различного масштаба:

• путаница и проблема поиска документов;
• невыполнение документов в срок;
• дублирование и противоречие документов друг другу;
• неподдающаяся контролю текущая работа исполнителей с документами;
• невозможность проследить историю работы с документами.

Один из самых эффективных  путей решения проблемы управления документами - переход организаций  на максимальное использование электронных  документов, которые перемещаются и  обрабатываются с помощью компьютерной сети.

Принципиальное решение - компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных  подразделениях организации. При этом любые действия, осуществляемые на данном компьютере, могут автоматически  собираться и накапливаться на центральном  компьютере (сервере) сети. В результате на сервере накапливается полная база данных о состоянии и истории  документооборота организации.

Более того, компьютерная сеть может использоваться и для организации  коллективной работы с электронными документами - для их перемещения, согласования. С этой целью используется специальное программное обеспечение управления документационной деятельностью, обычно называемое системой автоматизации делопроизводства и документооборота или системой электронного документооборота.

Целью данной работы является изучение степени использования  новых информационных технологий в  современной системе управленческой деятельности, а так же рассмотрение проблем возникших на современном  этапе развития электронных систем документирования.

Исходя из цели работы, можно выделить следующие задачи:

• Рассмотреть понятие документирование и выделить основные критерии документирования в управленческой деятельности.
• Изучить вопрос внедрения и использования новых информационных технологий в документировании.
• Выявить и рассмотреть основные проблемы в становлении и использовании новых электронных систем в документировании управленческой деятельности.
• Проанализировать выявленные проблемы, возникшие на сегодняшний день и предложить пути их решения.

Предметом исследования в  данной работе выступает использование  новых информационных технологий в  документировании управленческой деятельности.

Объектом исследования являются электронные системы документирования и их использования на современном  этапе.

В ходе изучения данной темы применялись различные методы и  материалы, такие как метод системного анализа теоретических и практических материалов, общенаучные методы и  приемы.

Практическая значимость работы состоит в разработке предложений  и рекомендаций, использование которых  позволит повысить эффективность работы организации в области использования и хранения важной документации.