Информационно - справочные документы: акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, справка, письма, телеграмма

Самым значительным видом информационно - справочных документов являются деловые письма. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами. Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо. Виды служебных писем:

1. письмо - просьба;
2. письмо - предложение;
3. письмо - претензия;
4. письмо - запрос;
5. письмо - извещение;
6. информационное письмо;
7. письмо - отказ;
8. письмо - напоминание;
9. сопроводительное письмо и т.д.

Формуляр письма состоит из реквизитов:

1. наименование министерства или ведомства;
2. название организации;
3. наименование структурного подразделения (если есть);
4. адрес организации (почтовый, телеграфный);
5. номер телефона, факса, телетайпа;
6. номер счета в банке;
7. дата, номер;
8. ссылка на индекс и дату входящего документа;
9. адресат;
10. заголовок;
11. текст;
12. приложения;
13. подпись;
14. печать;
15. фамилия и телефон исполнителя;
16. гриф ограничения доступа.

Требования к  тексту письма следующие: краткость; лаконичность; последовательность; убедительность; корректность; одноаспектность; объективность; ясность. Текст письма состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания. В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т.д.

А теперь рассмотрим отдельные виды писем. Сопроводительное письмо - документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, отправленных материальных ценностей. Оно составляется лишь в том случае, когда содержит пояснения о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Текст начинается словами: НАПРАВЛЯЕМ, ВОЗВРАЩАЕМ. Например:

НАПРАВЛЯЕМ НА УТВЕРЖДЕНИЕ ПРОГРАММУ.

Письмо - приглашение - документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференцию и т.д. Письмо - приглашение может содержать:

полную повестку дня мероприятия;

фамилии докладчиков  по вопросам повестки дня;

фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия;

способ проезда  и другую информацию.

Например:

ПРИГЛАШАЕМ ВАС  НА ЗАСЕДАНИЕ ...

Информационное  письмо - документ, в котором сообщается о каких-либо фактах или мероприятиях, пропагандируются деятельность организаций, продукция. Рекламное письмо - документ, содержащий описание рекламируемых услуг, товаров. Цель письма - побудить воспользоваться предложенными услугами, заказать товар. Текст рекламного письма должен содержать полную, четкую, конкретную информацию. Письмо - извещение - документ, являющийся ответом на запрос. Письмо - извещение составляется для конкретного адресата, начинается словами: "Ставим Вас в известность...".

Письмо - подтверждение - документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия. Направление письма - подтверждения относится к обязательной части деловых отношений. Письмо - подтверждение начинается словами: ПОДТВЕРЖДАЕМ УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ ...

Письмо - напоминание - документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия. Письмо - напоминание направляется адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров. Например:

НАПОМИНАЕМ, ЧТО  СРОК АРЕНДЫ ЗАЛА ИСТЕКАЕТ 16.02.99.

Гарантийное письмо - документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.). В гарантийном письме организация - адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку. Например:

ПРОСИМ ИЗГОТОВИТЬ И ВЫСЛАТЬ КОМПЛЕКТ МЕБЕЛИ. ОПЛАТУ ГАРАНТИРУЕМ.

Такие письма подписывает  директор и главный бухгалтер  предприятия.

Письмо - претензия - документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований. Письмо - претензия подписывается руководителем организации и визируется главным бухгалтером.

Письмо - ответ - документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа. Ответа требуют письма - запросы, просьбы, обращения, требования, предложения, претензии. Письмо - ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного письма. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу:

принятие предложения;

отказ от предложения;

выполнение просьбы;

ответ на запрос.

Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Отказ должен быть убедительно аргументирован. Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру. Структура  письма иностранному партнеру:

1. эмблема и наименование фирмы (возможно указание рода деятельности);
2. адрес фирмы (почтовый, телеграфный, номера телефона(ов), факса, название банка, адреса представительств и филиалов);
3. номер документа в цифровой или буквенной форме;
4. дата в буквенно - цифровой форме;
5. адрес получателя;
6. вступительное обращение;
7. заголовок;
8. текст;
9. заключительная формула вежливости;
10. личная подпись автора письма;
11. ниже подписи - её расшифровка;
12. на следующей строке - должность лица, подписавшего документ.

Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс всегда будет являться копией переданного документа. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма. Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются:

указание (код) отправителя;

дата и время  передачи;

длительность  передачи;

номер телефакса, с которого передана информация;

количество страниц.

Если полученные факсы имеют важную информацию и  предназначены для длительного  пользования, их необходимо скопировать, так как факсовая бумага недолговечна. В дорогих факсимильных аппаратах при использовании обычной бумаги копирование не обязательно.

Модем - средство передачи информации с помощью электронной почты между двумя адресатами - пользователями ПК. Документы, полученные с помощью модема, всегда будут являться копией переданного документа.

 

Виды  документов. Распорядительные документы: постановление, приказ, указание, решение, распоряжение

Распорядительные  документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями. В настоящее время основными видами распорядительных документов являются: постановление, приказ, указание, решение, распоряжение. Обязательно издание распорядительных документов по следующим вопросам:

1. организационным;
2. планирования производства;
3. строительства, материально - технического снабжения;
4. сбыта;
5. финансов и кредита;
6. труда и заработной платы.

Это, конечно, не все вопросы, по которым необходимо создавать распорядительные документы, но они являются наиболее характерными и стабильными основаниями для обязательного их издания. Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Схема подготовки распорядительных документов следующая:

1. всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;
2. согласование текста и его подписание;
3. обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).

Проект распорядительных документов может быть подготовлен отдельными специалистами или структурными подразделениями. Основным распорядительным документом является приказ. Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия. Приказами оформляются:

1. порядок деятельности предприятия;
2. решения и поручения по организации работы;
3. организационные мероприятия;
4. итоги работы;
5. результаты ревизии.

Приказы издаются только при необходимости. Изменения, дополнения, отмена приказов производятся только приказами. Подготовка проектов приказов включает следующие стадии:

1. изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопросу, проработка информационно - справочных документов предприятия;
2. подготовку текста документа;
3. согласование текста документа;
4. подписание приказа;
5. доведение до сведения исполнителей.

Подготовка приказа  поручается структурному подразделению, группе специалистов, отдельному должностному лицу. Текст приказа состоит из двух частей:

1. констатирующей, в которой излагаются факты, раскрываются причины, цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа был взят документ государственных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер и заглавие;
2. распорядительной.

Распорядительная  часть текста приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ и пишется от нулевого положения табулятора. Текст делится  на пункты. Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, или организация) - действие - срок. Последний пункт приказа формулируется таким образом: контроль за исполнением приказа возложить на: наименование должности, инициалы и фамилия. Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле опускается. Дата приказа - это дата его подписания, начала его действия. Подписывает приказ руководитель организации. Внесение изменений и дополнений в подписанный приказ не допускается без разрешения подписавшего документ. К проекту приказа составляется список рассылки подразделениям, должностным лицам, которых касается приказ. Проект приказа до подписания визируется руководителями структурных подразделений, должностными лицами, которые отвечают за его исполнение, юристом.

Может осуществляться и внешнее согласование с другими  организациями, если приказ затрагивает  их интересы. Согласование оформляется  грифом "Согласование". Реквизиты  приказа:

1. наименование министерства или ведомства;
2. название организации;
3. наименование вида документа - ПРИКАЗ;
4. дата, номер;
5. место составления;
6. заголовок;
7. текст;
8. подпись;
9. визы согласования.

С приказов для  удобства пользования внутри организации  делаются копии и выписки. Выписка из приказа - копия основной части текста документа, которая необходима для работы. Констатирующая часть текста пишется полностью. Реквизиты выписки из приказа: