Информационно-справочная документация

4) размер заработной  платы;

5) размер начисленных  и фактически уплаченных страховых  взносов на обязательное пенсионное  страхование.

Справки с места  работы могут быть затребованы заинтересованными  органами государственной власти (например, суд, орган внутренних дел), органами местного самоуправления (например, орган  опеки и попечительства), сторонними организациями (например, банковская организация) для подтверждения разнообразных  фактов.

Как правило, справка  с места работы оформляется на бланке - шаблоне (трафаретном бланке для справок) и они могут составляться на общем бланке формата А4 или  А5. В подавляющем большинстве  требования органов государственной  власти, местного самоуправления сводятся к тому, чтобы справка с места  работы составлялась на фирменном бланке организации, в этом случае объем  информации об организации будет  максимально индивидуализирован.

 

На практике для указания адресата в справке используются два подхода:

• ·   адресат указывается в конце текста и выражается в формулировке «Выдана для представления в ______»;
• ·   адресат выносится в правый верхний угол бланка.

Сведения о работодателе, выдавшем справку, должны указываться  полностью, в соответствии с учредительными документами: наименование организации, место нахождения (адрес) организации  и структурного подразделения, в  котором работает работник, номера телефонов и факса и так  далее.

В справке о размере  заработной платы указываются банковские реквизиты, ИНН работодателя. В отдельных  случаях рекомендуется указывать  номер свидетельства о государственной  регистрации юридического лица, индивидуального  предпринимателя. В справках, содержащих финансовую информацию, кроме подписи  работодателя или руководителя организации, обязательным реквизитом является проставление подписи главного бухгалтера и печати.

По общему правилу справка  с места работы подписывается  работодателем или руководителем  организации и заверяется печатью.

Обязательными реквизитами  справки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный  номер, место составления (для внешней  справки), адресат, подпись, оттиск печати.

Учет выданных справок  с места работы ведется с помощью  специального журнала (книги). В данном журнале (книге) фиксируют: номер выданной справки (ему соответствует порядковый номер записи в журнале (книге)), краткое  содержание справки («о заработной плате», «о стаже» и так далее), адресат.

 

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

По содержанию различают следующие виды актов:

·   приема-сдачи (материальных ценностей, документов);

·   обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий  труда);

·   испытаний (образцов, систем, технологий);

·   выделения  к уничтожению документов;

·   о списании материальных ценностей;

·   о нарушении  установленных правил;

·   ревизии, инвентаризации;

·   расследования  аварий, несчастных случаев;

·   о нарушении  дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка;

·   об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;

·   об отказе от дачи объяснений по факту нарушения  трудовой дисциплины.

Таким образом, акты можно разделить на три подгруппы: по производственным, хозяйственно-финансовым вопросам и вопросам, связанным с  документированием трудовых отношений.

 

Некоторые акты должна издавать специально созданная комиссия. Это  акты приема-сдачи материальных ценностей, документов, дел, расследования несчастных случаев на производстве. Иные акты составляются в произвольной форме.

Акты о нарушении трудовой дисциплины.

Наиболее распространенными  дисциплинарными проступками являются:

- несвоевременное или  некачественное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором,  должностной инструкцией;

- несвоевременное или  некачественное выполнение заданий,  приказов руководства;

- прогулы;

- появление на работе  в состоянии опьянения.

Акты о нарушении трудовой дисциплины, как правило, содержат следующие  сведения:

•    дата, место составления;
•    составитель акта (указать должность, фамилию и инициалы составителя акта);
•    фамилии, инициалы и должности свидетелей (не менее двух человек), в присутствии которых составлен акт;
•    дисциплинарный проступок, который совершил работник;
•    предварительные объяснения работника по поводу нарушения трудовой дисциплины (необходимо записать дословно), которые в дальнейшем работник должен подтвердить документально;
•    подписи свидетелей, присутствовавших при составлении акта;
•    подпись составителя акта;
•    подпись работника, свидетельствующая о том, что он ознакомлен с актом (если работник отказывается подписать акт, об этом в акте необходимо сделать соответствующую отметку, под которой составитель и свидетели еще раз ставят свои подписи).

Акт вступает в силу после  его подписания всеми членами  комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.

 

Спасибо за внимание!!!