Информационно-документационное обеспечение деятельности организации

В соответствии с Федеральным  законом «О техническом регулировании» основными источниками обязательных требований к продукции и процессам производства стали технические регламенты. Под стандартизацией в Законе понимается деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Одной из целей стандартизации является достижение технической и информационной совместимости.

С принятием Федерального закона «О техническом регулировании» изменилась сама трактовка понятия  «стандарт». Если раньше под стандартом понимался нормативный документ (ГОСТ Р 1.12-99), то теперь Закон закрепил принцип добровольного применения стандартов. Стандарт - документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения.

Федеральный закон «О техническом регулировании» внес изменения в состав комплекса документов по стандартизации, а также названия этих документов. На смену государственным стандартам Российской Федерации пришли национальные стандарты

В Федеральном законе «О техническом регулировании» (ст. 14) определены полномочия национального органа Российской Федерации по стандартизации (далее — национальный орган по стандартизации), который:

• утверждает национальные стандарты;
• принимает программу разработки национальных стандартов;
• организует экспертизу проектов национальных стандартов;
• обеспечивает соответствие национальной системы стандартизации интересам национальной экономики, состоянию материально-технической базы и научно-техническому прогрессу;
• осуществляет учет национальных стандартов, правил стандартизации, норм и рекомендаций в этой области и обеспечивает их доступность заинтересованным лицам;
• создает технические комитеты по стандартизации и координирует их деятельность;
• организует опубликование национальных стандартов и их распространение;
• участвует в соответствии с уставами международных организаций в разработке международных стандартов и обеспечивает учет интересов Российской Федерации при их принятии;
• утверждает изображение знака соответствия национальным стандартам; 
• представляет Российскую Федерацию в международных организациях, осуществляющих деятельность в области стандартизации.

В Законе сказано, что Правительство Российской Федерации  определяет орган, уполномоченный на исполнение функций национального органа 
по стандартизации. Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2003 г. № 316 «О мерах по реализации Федерального закона   «О техническом регулировании» органом, уполномоченным исполнять  
функции национального органа Российской Федерации по стандартизации, был определен Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии. После изменения структуры федеральных  
органов исполнительной власти (Указ Президента Российской Федерации 
от 20 мая 2004 г. № 649) функции национального органа по стандартизации  
стало выполнять Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии. ^}

В Федеральном  законе «О техническом регулировании» описан порядок разработки национальных стандартов (статьи 15,16). Указанные стандарты утверждаются национальным органом по стандартизации, который принимает программу разработки национальных стандартов и обеспечивает ее доступность для заинтересованных лиц. Новым принципиальным положением является то, что разработчиком национального стандарта может быть любое лицо. Такая практика хорошо себя зарекомендовала в других странах.

Закон Российской Федерации от 10 июня 1993 г. № 5154-1 «О стандартизации», устанавливавший правовые основы стандартизации в Российской Федерации в последнее десятилетие, утратил силу, но продолжают действовать принятые в соответствии с ним многочисленные нормативные акты.

Продолжает  действовать «Государственная система  стандартизации Российской Федерации», включающая ГОСТ Р 1.0-92, ГОСТ Р 1.2-92, ГОСТ Р 1.4 и др. Терминология в области стандартизации и смежных видов деятельности установлена ГОСТ Р 1.12-99. Механизм реализации планов стандартизации обладает определенной инерцией. Это объясняет тот факт, что одновременно с вступлением в силу Федерального закона «О техническом регулировании» введен в действие ГОСТ Р 1.5-2002 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению».

После вступления в силу Федерального закона от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» Правительством Российской Федерации проводится работа по внесению изменений в нормативные акты по стандартизации.

Определен порядок  опубликования уведомлений о  разработке проекта национального стандарта и о завершении публичного обсуждения проекта национального стандарта (постановление от 31 июля 2003 г. № 458). Принято Положение о создании и деятельности экспертных комиссий по техническому регулированию (постановление от 21 августа 2003 г. № 513).

Утверждено  Положение о федеральном информационном фонде технических регламентов и стандартов и единой информационной системе но техническому регулированию (постановление от 15 августа 2003 г. № 500). В состав указанного фонда входят;

• технические регламенты, а также правила и методы исследований (испытаний) и измерений, необходимые для применения технических регламентов;
• документы национальной системы стандартизации, в том числе национальные стандарты, правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• международные (региональные) стандарты;
• национальные стандарты иностранных государств;
• информация о международных договорах в области стандартизации.

Правительством Российской Федерации утверждено (Постановление от 25 сентября 2003 г. № 594) Положение об опубликовании национальных стандартов и общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, в соответствии с которым официальному опубликованию подлежат:

• тексты национальных стандартов и общероссийских классификаторов — в печатных изданиях (книгах, брошюрах, сборниках) и информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет;
• уведомления об утверждении национальных стандартов, информация о внесении в них изменений, дополнений, поправок, отмене и замене, тексты изменений, дополнений и поправок, а также национальных стандартов, которые могут на добровольной основе применяться для соблюдения требований технических регламентов, — ежемесячно в печатном издании Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии — информационном указателе «Национальные стандарты» и на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет;
• перечень действующих национальных стандартов — ежегодно в информационном указателе «Национальные стандарты».

Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего, в таких видах деятельности, как статистика, финансовая деятельность, банковское дело, бухгалтерский учет, таможенное дело, транспорт, торговля, внешнеэкономическая деятельность, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, а также унифицированные формы документов. Методологические и организационные основы проведения работ по классификации и кодированию информации, унификации документации установлены в нормативах Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК) и унифицированных систем документации (УСД). Содержание работ по классификации и кодированию технико-экономической и социальной информации и унификации документации определены в правилах по стандартизации (ПР 50.1.019-2000,ПР 50.1.020-2000, ПР 50.1.021-2000 и др.). ЕСКК представляет собой систему, включающую:

• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• нормативные и методические документы, регламентирующие разработку, ведение и применение общероссийских классификаторов.

Федеральным законом  «О техническом регулировании» (ст. 15) установлено, что общероссийские классификаторы - нормативные документы, распределяющие технико-экономическую и социальную информацию в соответствии с ее классификацией (классами, группами, видами и др.) и являющиеся обязательными для применения при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов и межведомственном обмене информацией. Следует обратить внимание на то, что в Законе четко обозначен нормативный характер общероссийских классификаторов.

Классификаторы технико-экономической  и социальной информации – нормативные  документы, содержащие систематизированный  свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на: общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Все классификаторы с  точки зрения содержания подразделяются натри группы:

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

• Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);

• Общероссийский классификатор продукции (ОКП);
• Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
• Общероссийский классификатор валют (ОКВ);
• Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ);
• Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД) и др.

2. Классификаторы информации об организационных структурах;

• Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);
• Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
• Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);
• Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и выгрузки на железнодорожном,   речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ) и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах:

• Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения   (ОКИСЗН);
• Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);
• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);
• Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) и др.

Структура и содержание классификатора технико-экономической  и социальной информации на примере Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) выглядят следующим образом: ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Он предназначен для решения следующих задач: